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刘 旺1 黄璟2
(1．国网湖南省电力公司物本部,湖南长沙410000；2．中国能源建设集团湖南省电力设计院有限公司,湖南长沙410000)
摘 要：对于电力企业而言,电力物资管理工作的效率往往影响企业整体运作效率.现阶段电力企业内部强调电力物资信息化管理,希望借助信息化的管理手段同时节约管理成本并提高管理效率,为此,就电力物资信息化管理系统展开进一步研究.
关键词：电力；物资管理；信息化
中图分类号：F25
文献标识码：A
文章编号：1672-3198(2015)27-0037-02
0引言
在改革开放之前,电力企业的电力物资管理工作主要由社会物资局承担,由其统筹规划安排电力企业的物资供应.但是随着社会经济发展的不断经济,从改革开放之后,直至信息化技术不断普及的今日,电力企业内部对于电力物资管理的工作安排早已今非昔比.在新形势下,电力企业内的物资管理部门所涉及的事情较为繁杂,包括电力物资采购、物资库存以及物资管控等一系列工作,且就物资采购这一工作而言往往又会包括采购计划、采购申请、采购组织、采购协调等相关程序.因此如何借助信息化的技术手段,提高电力物资管理效率,满足现代化企业繁杂的日常工作所需就成为了一个极为紧迫的问题,而这也是国内电力物资信息化管理系统被研究开发的重要原因.具体的,目前所提及的电力物资信息化管理系统主要指通过对电力物资仓储、资金、网络信息技术等不同环节不同层面的有机协调,以期达成节约物力、财力资源、提高资源共享的组织目标的目的的系统平台.
1.我国电力物资信息化管理系统发展进程
就我国电力物资信息化管理系统的发展而言,主要可以分成以下四个发展阶段：
第一阶段是自1954年至1964年期间,我们称之为物资管理处理阶段.在这一发展阶段,由于人们开始接触电子产品,了解电子信息化记录方式,因此处于物资管理处理阶段的人们开始将电力物资信息由传统的纯手工记录方式转变成电子数据记录方式.
第二阶段是自1964年至1974年期间,我们称之为管理信息系统阶段.在此阶段,伴随着计算机的普及,以及人们对于计算机使用的熟悉度与接受度的提高,人们开始在计算机内开发物资管理系统,并通过这一基本的管理系统进行对于电力物资的预测、控制、辅助以及决策等工作内容.
第三阶段是1974年至1980年期间,我们称之为物资管理信息决策支持系统阶段.不同于前一阶段,在此期间信息化技术水平得到飞跃性的提高,计算机对于电力物资管理的应用也开始进入高层管理层面.人们借助物资管理系统不仅能够进行基本的信息记录与决策工作,还能够进行非结构化信息的处理工作,即在大量数据分析基础上实现物资决策自动化管控.
第四阶段是自1980年至今,我们成为致物资管理信息化智能管理系统阶段.在此阶段电力物资管理工作在信息化平台上实现了更加系统化、规范化和自动化的操作,使管理系统步人良性的自主转动阶段,不仅能够为管理者提供决策分析,还能够进一步实现人机协调智能化,充分满足使用者易学性、易操作性等要求.
2.电力物资信息化管理系统的主要功能分析
2.1物资计划管理
对于电力企业的电力物资管理工作而言,物资计划管理是其工作的大前提.具体的,物资计划管理所针对的是物资采购前的需求调查工作.由于采购工作本身是一种计划管理的实施,所以把控采购的审批流程将是物资计划管理的关键.因此在信息化管理系统中,其系统功能体现在物资计划管理上的具体内容,即为其所设计的计划申请和分级审核审批、计划汇总、生成采购单等模块.系统申请要明确登记申请计划名称、申请部门、需求物资材料型号和数量,申请模块是写入信息较多的模块,因为没有申请就无法领取物资.
2.2物资出入库管理
物资出入库管理功能应当是完整的电力物资信息化管理系统中不可或缺的一大功能.电力企业的物资在实际运作中首先是入库,而后才是出库.物资入库是物资计划采购单生成后进行采购入库的过程控制,从物流中心了解到采购物资必须先行签订合同,确定格式合同,并且嵌入程序样表中.信息格式一般在长时间内都不需要更改,这样在新合同生成的时候即可自动套用,但仍可进行相应修改.物流合同签订完毕转发后至供货录入,由仓库保管员录入实体物资数量,而后转发至审核入库,审核完毕后,转发至入库单打印,入库工作告一段落.因此,在物资管理系统中物资出库应当具体分为流程出库和自定义出库两种,其中流程出库是与项目管理相配套的一种出库形式.
2.3工程项目管理
此处所介绍的电力物资信息化系统内的工程项目管理,其实就是指代企业对于电力物资领取整个过程的管理工作.结合电力物资的特性以及领取工作的实际要求,目前电力物资信息化管理系统对于物资领取的物资申请、部门审核、主管审核、项目审批、材料发放、计划出库等几个步骤做出了具体的系统模块设计.特别地,在审核阶段,电力企业同时也可以嵌入年度资金计划管理,从而能够很好地完成物资与资金的数据关联.对于物资领取流程而言,审核阶段往往是整个管理工作的关键所在,因此系统内对于具体的审核流程、审批权限的规定都必须准确而贴合企业实际情况.另一方面,在整个流程操作下,系统也需要添加项目转发后人性化提示和办结流程查询的关键按钮,以便提高操作的简易性.
2.4财务报表管理
在这一部分中,电力物资信息化管理系统主要关注的是电力物资的正常出库情况,从而结合期初库存情况和出库情况转换为财务报表信息,自动生成针对电力物资管理的可供管理者使用的相关财务报表.具体的操作上,系统按照指定时间段、指定审批人、制定部门、指定资金项目实现关联查询,并提供数据输出.
3.目前电力物资信息化管理系统所存在的主要问题及努力方向
结合现阶段电力企业内部物资管理工作的现状而言,电力物资信息化管理系统在实际操作中主要存在以下几方面的不足：
首先,电力物资信息化缺乏统一的标准体系.虽然在1999年就颁发了物资编码标准,但这个编码也是不全面的.如果信息编码技术标准、规范不统一,必将造成系统不能集成,资源不能共享的局面,严重制约企业信息化建设和应用.其次,目前电力企业物资管理工作主要还是以物资企业管理模式为主,而这种模式同时又会阻碍信息化系统的自由发展与革新.结合我国电力体制而言,两大电网、五大发电集团以及四大辅业集团往往都有自己的物资管理模式,各不相同.而为了提升电力行业的经济发展水平与服务水平,各个子块机构之间其实应该协同进步,共同开发能够适应市场竞争化发展步骤的新系统.
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再者,目前电力物资信息化管理系统的开发与运作进程中,对于软件和硬件的投入上出现了“重硬轻软”的问题,而这都是由于企业对于信息化系统认识上的不足,甚至是误区.不少电力企业在开发电力物资信息化管理系统的时候,认为信息化的关键就是购买机器、搭建网络,因此投入了大量的资金在硬件设备的购买上,对于相应软件系统的开发与研究则远远不足.而这就直接导致了硬件设备原地不动,不仅缺少先进化系统的配合与催化,更容易被时代进步淘汰,导致企业整体信息化建设没有成效.
最后,目前电力物资信息化管理系统对于电力物资管理工作支持的广度和深度都有待加强.从广度上而言,目前多数电力物资信息化管理系统仍旧处理物资业务工作的核心业务模块,并没有彻底完成MIS、ERP系统的建设工作,其工作广度有待向企业的生产、营销、物资、财务、人事等各个方面拓展.从深度上而言,电力物资信息化管理系统不能仅局限于信息统计层面,而应当向管理决策支持的角度转变,为电力企业物资管理者,甚至是其他部门管理者提供相关的决策建议.而目前多数电力物资信息化管理系统仍旧没有涉及优化涉及、组织、协同商务等功能模块,在信息资源管理、数据管理方面还未能建立起商业智能分析进行信息增值利用,不能为企业综合管理与决策提供有效的支持.
4.结语
综上所述,电力物资企业应当认真总结电力物资管理经验,在借助现代化信息技术的前提下,同时也要推动信息化系统的革新优化工作,从而使电力物资信息化管理系统更好地为物资管理工作所服务、为企业决策工作所服务.
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