《新形势下如何做好档案规范化管理工作》
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摘 要：档案规范化是近年来各单位档案管理工作所追求的目标,其能够直接体现单位信息资料管理的效率和质量.新形势下,做好档案规范化管理工作,减轻档案管理压力和管理成本,实现高质量发展刻不容缓.本文探讨了档案规范化管理的必要性,分析当前档案管理中存在的突出问题,立足于规范化的视角提出相应的建议,希望能够帮助档案管理人员理清档案管理思路、理顺档案管理机制,实现信息高效利用.
关键词：规范化;档案;必要性;对策;问题
一、档案规范化管理的必要性
(一)保障档案真实性、完整性的必然要求
当前,无论是纸质类档案还是电子类档案,其种类和数量都较之以往有明显的增加,档案管理工作面临着新的挑战.在这种环境下,如果不能很好地对档案进行规范化管理,就会导致档案管理过程中存在漏洞,影响档案的真实性、完整性和准确性,不仅不利于单位相关决策的拟定,而且会影响档案本身的价值.因此,必须要重视档案规范化管理,进一步完善档案管理流程,细化档案管理内容,避免档案在记录、运输、交接、借阅过程中出现纰漏[1].除此之外,对档案进行规范化管理体现了源头控制的思想,能够为后期档案补充、档案更新工作打下扎实的基础,实现“一次处理,高效管理”的目标.
(二)确保检索效率和检索质量的内在要求
档案是单位各项工作的凭证,详细记录了单位某项具体的事务.推动档案规范化管理,避免档案管理“无序化”,能够确保检索效率和检索质量.一方面,立卷固定工作的规范化能够避免档案内容缺失,为后期检索工作提供帮助,确保档案资源随时可供使用.另一方面,利用规范化则能够减少档案管理成本,缩减不必要的中间环节,满足相关主体的档案需求,彰显档案管理的价值.
二、档案管理中存在的突出问题
(一)立卷归档工作不严谨
立卷归档是档案管理最为重要的步骤,该项工作能否做好,直接影响档案规范化管理目标的实现.当前,部分单位立卷归档工作不严谨,存在一定的漏洞.一是立卷归档规则不明确,难以为相关工作人员开展立卷归档工作提供指导[2].二是分类整理工作不科学,长期使用固化的分类标准,没有综合应用多种分类方法,影响归档质量.三是事前把控不严格.部分档案管理人员在相关部门移送档案资料过程中,既没有对相应的材料进行核实,也没有在相应的交接单上签字,导致后期材料丢失后产生争议.四是立卷归档不及时,档案资料在囤积、流转过程中出现丢失问题,影响档案的完整性和真实性.
(二)档案数据库建设滞后
档案数据库即一种以提升档案利用效益为目标,对档案进行专门化、规范化管理的数据库,能够提升档案管理水平.当前,部分单位档案数据库建设滞后,影响档案编研工作以及专题建设工作.一是尚未建立人事档案数据库、文书档案数据库、法律法规数据库、工作总结数据库以及大事记数据库,档案管理仍然处于一个零散化的状态,不利于后期集中使用.二是档案更新不及时,没有及时对失效的文件进行处理.
(三)大数据技术以及云共享技术的应用不足
未来,单位档案数量会进一步增多,如何盘活单位人力资源,提升管理实效,需要档案管理人员深思.一方面,部分单位尚未利用大数据技术对档案资源进行深度检索,难以进一步挖掘深层次的信息.同时,也不利于将重复的文件筛选出来,不利于走出“宁多勿缺”的工作误区[3].另一方面,上下级单位之间、单位内部之间处于信息孤岛的状态,缺乏共享机制,影响档案收集和利用效率.
三、新形势下做好档案规范化管理工作的对策
(一)推动立卷归档工作标准化
新形势下,单位要坚持按照“高标准,严要求”“效率与质量比重”“保管和利用并重”的原则开展立卷归档工作,夯实档案管理基础.一是要结合单位实际状况出台《归档文件整理规则》以及其他规范性文件,设置明确的立卷归档规则,增强立卷归档工作的指导性.二是要拓宽思路.档案管理人员要善于学习并借鉴国内优秀的分类经验,处理不同类型的档案资源.例如,可以参照文件保管期限对文件进行分卷整理;可以根据文件性质对行政文件、党务文件以及其他文件进行整理;可以按照年份、专题进行整理.三是要做好事前把控工作.对于其他部门移交的材料,应当对照标准仔细予以核实.确有遗失的,应当要求其他人员补送,并签署相应的交接单.四是要做好责任落实工作,明确立卷归档的期限,提升单位各个部门的立卷归档意识,减少档案资源丢失的可能性.
(二)加快档案数据库建设
单位要通过建设档案数据库来充实不同类型档案的内容,确保门类齐全和收集齐全,更好地服务于档案需求主体.一是要结合单位工作重点以及业务类型,建立人事档案数据库、文书档案数据库、法律法规数据库、工作总结数据库以及大事记数据库,做好条理分明,形成专业化的管理机制.二是要及時做好档案资源更新工作,及时剔除失效档案,减少档案所占用的空间,减轻保管工作不必要的负担.
(三)强化对大数据技术以及云共享技术的应用
信息化时代,档案数据挖掘以及档案共享是档案管理工作发展的必然趋势.为此,单位要充分应用大数据技术以及云共享技术,解决传统的管理难题.一方面,要进一步利用大数据技术建立相应的数据分析模型,实现对信息的深度挖掘,提升检索效率的同时,将系统中重复的文件筛选出来.另一方面,上下级单位之间以及单位内部要依托于云共享技术,进一步加快档案资源共享,实现一站式管理、备份与查询,便于后期使用.
四、结束语
新的历史起点下,实现档案规范化管理,让档案资源成为单位决策的重要参考,解决档案管理中存在的问题,是每一位档案管理人员努力的目标.为此,档案管理人员要增强自身责任意识和规范意识,善于对档案进行收集、整理和利用,满足相关主体的档案需求,凸显档案的作用和效能.尤其是在信息资料不断增多的时代背景之下,只有把握好规范化管理的规律和要求,才能减轻自身工作压力,推动档案管理工作转型.具体而言,一是要推动立卷归档工作标准化;二是要加快档案数据库建设;三是要强化对大数据技术以及云共享技术的应用.
参考文献
[1]李清华.事业单位档案工作规范化管理研究[J].城建档案,2020（01）：81-82.
[2]杨杰.事业单位档案管理规范化措施探讨[J].中外企业家,2020（02）：139.
[3]王浩宇.对于档案管理规范化的几点思考[J].才智,2020（01）：238.
（作者单位：1.高密市应急管理局;2.高密市人力资源和社会保障局）
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规范化管理和民生引用文献:
[1] 规范化管理和民生毕业论文模板范文 关于规范化管理和民生相关开题报告范文5000字
[2] 规范化管理和民生论文怎么撰写 规范化管理和民生相关本科论文开题报告范文5000字
[3] 规范化管理和民生在职开题报告范文 关于规范化管理和民生方面论文参考文献范文2000字
