《信息时代下档案管理工作的创新》
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摘 要：随着多媒体互联网技术的发展,互联网信息技术以其数据信息量大、传递速度快、结构复杂吸引了社会各界的关注.近几年信息技术飞速发展在各行各业带来个各种革命与创新,在这样的信息时代下,信息带来的便利影响比较大的还是信息管理尤其是档案管理工作.档案管理工作是每一个单位不可缺少的一个工作岗位,是每一个单位和行业运行的基础.本文,笔者将根据自身的工作经验浅析信息时代下档案管理工作的创新.
关键词：信息时代;档案管理;创新发展
引言
档案管理工作是一个历史悠久、不可或缺的工作岗位,在现代,档案管理工作不仅仅是整理和保存档案这么简单,社会、单位和企业的发展使得对于档案管理工作的要求越来越高,不仅仅要按照一定顺序整理保存档案,还能够对于档案的相关信息做出对于决策者有用的信息.传统的档案管理方法已经无法满足这样的需要,因此档案管理工作应该顺应信息时代互联网发展的洪流创新工作方式,优化档案管理工作模式.
一、目前档案管理工作中存在的问题
目前档案管理最大的问题就是方法传统陈旧,缺乏改革创新,由于档案管理工作往往不是各个单位的核心部门因此很少受到人们的关注,对于档案管理工作的创新也鲜有人提起,档案管理工作就数十年如一日的沿用传统方法.即仅仅起到保存整理档案的作用,而没有将档案数据化,使档案能够具有使用价值,档案管理工作于现代的信息化没有接轨,没有充分发挥出信息化的优势.
此外很多单位的档案管理机制也存在不健全的现象,在实际的工作当中各个单位档案管理部门规模大小不一,有的只有一个人,甚至有的都是由其他部门人眼该岗位.这就导致了档案管理工作人员专业水平和能力不一,并且档案管理工作没有任何考评机制和管理制度,工作人员大多自由散漫没有积极上进的工作态度.
而上述问题最根本的问题还是单位和企业对于档案管理工作的重视度不够,大多数管理者没有意识到档案管理工作的重要性,也没有能够充分利用档案管理获得相应的决策信息.单位和管理者的忽视直接影响了这一门行业的发展与创新,导致众多信息资源闲置,工作人员工作效率低,档案管理工作成本高效果低.档案管理工作也就不能规范有序的开展,甚至出现很多错误与虚假档案.
二、档案管理工作原则
现代的档案管理工作应当是网络化、、信息化的,互联网技术是档案管理工作开展的基石.目前我国信息化电子化的档案管理工作正在铺展当中,通过计算机和互联网创新的档案管理工作可以正确高效的进行档案资料的归纳整理,同时降低了档案保存的成本.然而在新时代的档案管理工作中,单位和单位工作者也应当注意档案管理工作的原则.
首先就是要建立规范的工作细则,不同单位应当结合自身情况建立适合自己的,高效有序的档案管理工作体系,对于档案管理部门日常工作进行规范和详细地要求.此外还要结合国家相应法律和政策,响应国家各项方针政策对档案管理工作者进行细则管理.
档案管理的基础设施是现代化档案管理工作的基础,是档案管理信息化,高效化的前提条件.各个单位和企业应当支持档案管理工作信息化改革,投入相应的资金支持档案管理的信息化建设.企事业单位可与政府相关部门形成有效联动,进而形成层级分明、反应迅速的信息化网络管理平台,进一步可以努力实现档案共享.
最后就是档案管理工作人员必须具有档案管理的相关专业素养,掌握信息化档案管理的基本能力,具有专业性、严谨性的工作态度,保证档案收录时准确无误,在档案的保管方面,认真负责,做好保密工作.在档案分析管理方面,能够充分利用互联网和大数据,进行数据归纳分析,实现档案资料的整合,提高档案查询的效率,也提高档案的可使用价值.档案管理工作原则是档案管理工作创新信息化发展的基础,只有好好落实原则,企业和单位的档案管理工作才能够有序高效地开展.
三、档案管理工作创新的方法
在大数据时代,数据就是财富,全面完整的数据被收集起来,不仅仅具有初次采集所做的调查分析的价值,数据会在后面的社会活动中被反复以不同的目的使用,其价值不断增加,在日后的各种研究中将不断产生新的价值.因此在新時代中档案管理工作的创新显得十分重要.
首先,档案管理工作者要创新管理理念.档案管理工作者必须认识到信息化地重要性,和将信息化引入到档案管理工作中地重要性,要具有创新思维和接受新事物地能力,紧紧跟随信息化和互联网发展地脚步,不断创新信息管理方法.从最初地对于档案管理工作就是收录和看管档案地认识转变为档案管理是对于信息地收集整理和分析.加强对于档案管理人员的技能培训,能够熟练地操作信息系统.
其次要转变档案管理工作的管理制度.由于过去传统纸质档案管理的影响,导致“人治”是档案管理的主要方式,从收录到保管都需要专门的人员来负责.而如今随着信息化创新的推进,这种管理制度必须被取代,企业和单位管理者应当意识到,档案管理的重点不再是档案的收录与保管,而是电子信息化的自动收录和自动储存,电子档案的客观性比较强,方便进行查询和进行相关的数据分析.但是这就要求必须有一套完整有序的管理制度,管理人员也必须是相关的专业人士,并且,管理制度应当严密且职责清晰,建立良好的保密机制,保证非工作人员不会篡改档案和相关数据,工作人员责任到人,便于发现错误时的追查.在保密方面最有效的方法还是在关键控制点设置双人或多人验证.再次,在数据库中安装监控系统,在出现异常时及时通知上级管理部门.最后,严格控制各档案工作人员的系统权限.
信息化的浪潮冲击着各行各业的发展,是挑战也是机遇,作为档案管理工作者或者研究者都应该正视并重视信息化时代的到来,转变自己的传统观念和思维定式,尤其是建立起在互联网时代十分重要的因果关系和相关关系思路.在科技发展的今天,档案管理的创新是必不可少的,档案管理工作的作用也将变得越来越重要,只有不断优化创新工作方式,才不会在信息化的洪流中被淘汰.
参考文献
[1]张泉玲.分析信息时代下档案管理工作的创新发展[J].学刊,2016（17）：150.
[2]杨彦杰.浅析信息时代下档案管理工作的创新[J].办公室务,2016（28）：126.
（作者单位：四川省疾病预防控制中心）
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档案管理和时政引用文献:
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[2] 档案管理和时政毕业论文的格式范文 档案管理和时政方面有关本科毕业论文范文2万字
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