《刍议事业单位档案管理的现代化路径》
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摘 要：伴随进入到信息化时代,大大增加了各类档案信息的数量,过去的纸质档案已然不能满足当前档案管理工作的相关需求.计算机等现代设备的运用,使传统的档案管理模式出现了很大变化,使档案管理的工作效率得以显著提升.故此,基层事业单位应紧跟时展脚步,实现档案的现代化管理.本文主要将目光聚焦到事业单位,重点论述了事业单位档案管理的现代化路径.
关键词：档案管理;事业单位;现代化
前言
我们知道,档案是非常重要的一种信息资源.完善的档案管理,能够为事业单位生产经营提供有效的数据支持.为了确保工作的顺利开展,就一定要有效管理大量的文件资料.事业单位档案管理实施现代化,能够有效提高事业单位的工作效率及质量,促进单位内部有序协调运行.伴随我国社会经济的持续发展,要想由现代化的档案管理替代传统的档案管理,是事业单位谋求长远发展的必由之路.
一、事业单位档案管理的现代化
所谓现代化,即开展档案管理工作的时候,以先进的科学技术与设备为媒介,以现代化的管理方法和模式为保障,对现代先进技术和现代管理的科学理论进行合理运用,以实现档案管理工作的信息化、系统化、高效化及自动化,从而让档案管理能够满足当前时代所提出的相关需求[1].具体来讲,档案管理现代化主要体现在两方面：
一方面,档案管理无纸化.在信息化时代下,涌现了许多的文字保存形式,而最为深入人心的莫过于信息存储无纸化的形式.通过运用无纸化档案存储技术,既能实现资源的节省,又有助于环境保护,更提高了档案管理的效率.另一方面,档案管理市场化.事业单位档案管理,能对社会发展和历史进程进行记录,是一项服务当代的长远大计.所以,事业单位档案管理的现代化,应对档案管理的市场化运作形成促进作用,如此一来,既有助于事业单位档案管理机制的完善,又能加强普通大众对档案管理的保护意识,更能实现档案材料价值的进一步挖掘,使档案的优势得以最大程度利用.
二、事业单位档案管理现代化进程中存在的问题
(一)档案管理制度不完善
从目前来看,建立了自身档案管理制度的事业单位有许多,但不少都存在缺乏执行力的情况,进而一些问题也随之出现,如组卷遗失、序号缺失、案卷标题不全等,给档案管理作用的发挥形成了影响[2].并且,从当前来看某些事业单位的档案管理制度针对性不强,和单位的具体情况有较大出入,致使档案管理人员日常工作很难根据制度开展,进而导致档案管理工作不够规范.
(二)档案管理系统不兼容
当前,借助计算机管理档案的事业单位中,很多都使用上级主管部门或是本单位设计的办公软件,少部分单位采用了专门的档案管理软件.但由于办公自动化系统与档案管理系统设计单位不一致,软件环境不同所形成的数据很难进行转换,进而不能归档电子文件.而不统一的软件来源,会给档案现代化管理工作的进程形成阻碍.
(三)档案信息查询效率不高
许多事业单位档案现代化管理方式滞后,各科室间未实现档案网络查询,如此,档案需求者唯有到档案室进行查阅,此种检索速度较慢,查全率和查准率都偏低.即便某些单位档案室内配备有现代化的管理设备,基本能做到信息化管理,但在计算机技术的实际使用过程中,仍存在一些问题.
(四)档案资源利用率低
作为事业单位不可或缺的资源,档案直接影响到事业单位的良性发展.但客观来讲,当前仍有一些事业单位未正确认识到档案管理的价值,仅是简单的保存档案资料.同时,利用档案信息管理平台,能够整合、分析、研究不同种类的档案资源,但一些管理人员能力有限,致使其不能利用档案信息管理平台来有效整理档案,不能从档案中提取出关键信息,从而导致档案无法为事业单位的未来发展起到科学指导.
三、事业单位档案管理现代化的实现路径
(一)积极更新档案管理理念
事业单位的档案分类复杂、数量大,故此,相关工作人员有着很大的工作量,在档案管理工作中运用现代化管理模式,则能够显著提高事业单位档案管理效率,优化工作人员的工作流程.所以,为了更好保障事业单位档案管理工作质量,就应重视转变传统的档案管理理念,从单位领导着手,对档案管理现代化建设的重要意义做深刻认识,进而由上至下形成工作体系,确保档案管理工作有序开展,使档案管理现代化水平得以提升[3].
与此同时,在开展档案管理的工作中要始终坚持以人为本的原则,首先,要围绕以人为本调动档案管理人员的工作热情,加强对员工的管理;其次,要在人民群众服务方面,也须坚持以人为本,把普通大众放到工作的第一位,将各项档案相关工作切实做好;再次,单位领导要对现有档案管理人员的培训、再教育高度重视,通过定期开展培训和考核,加强其在实际工作中的责任感,有效提升档案管理人员的综合素质与专业技能,从而稳步推进档案管理现代化的实现.
(二)注重档案管理制度的完善
任何事物的良好开展,都需要制度作为保障,事业单位档案管理工作也是如此,现阶段许多事业单位都建立了较为健全的档案管理制度.然而,伴随单位的不断发展,过去的制度很难满足当前事业单位的实际需求.故此,事业单位就应结合自身当前的档案信息情况和发展情况,不断创新、优化现行的档案管理制度,从而使事业单位档案管理工作的质量及效率得以保障.同时,想要将档案管理制度的作用充分发挥出来,就应对档案管理制度的执行情况做密切留意,实现对管理人员日常工作的有效约束.另外,在不断优化、改进档案管理制度的过程中,可将激励机制和管理制度进行结合,并对岗位责任制进行引入,明确划分每一个岗位的职责,对相关工作人员进行年度或季度的考核,其中,季度考核或年度考核结合比较差的档案管理人员,单位要对其工作效率低下的原因展开深入分析,并通过有着较高针对性的教育活动,使档案管理工作人员的工作水平得以提升,也可采用适当的惩罚措施;而针对考核结果较好的人员,则可适当给予精神奖励或物质奖励,进一步激发他们的工作热情,从而更顺利地实现档案管理现代化.
(三)加强建设内部软硬件基础设施
实现事业单位档案管理的现代化,离不开良好的基础设施作为保障,要实现档案计算机网络化管理.利用计算机进行存储,能让整个单位的党务方面、行政方面的档案,更易查询与阅读,如此则能实现时间的节省,同时也节省了财力、物力、人力,进而获得更为理想的工作效率.因此,事业单位应立足当前具体发展情况,注意条件的创造,以档案数字化为龙头,实施“现代化带动”战略,与档案资源体系和安全体系展开良好互动,促进档案服务体系和档案信息化的深度融合,从而推动档案现代化的有序建设[4].
(四)建立档案信息资源共享平台
事业单位档案管理的现代化建设,并非只是简单集中保管各门类档案,是一项实现档案管理工作规范化、制度化的系统工程.在建设过程中,需要标准化的管理方式、先进的设备作为支撑.并且,推进档案管理的现代化,各个项目要做到标准化,符合档案的各项标准化内容、案卷目录、编号及分类等.档案管理一定要做到有法可依、有章可循,从收集、整理到归档存入微机,都须做到条理清晰、目的明确,进而确保档案更为完整,保证正确记录和存档,防止档案记载内容的遗失、漏掉.逐步搭建起档案信息资源共享平台,向平台上传档案的目录和全文,使档案信息真正实现共享,从而使以服务为主导的档案管理现代化体系成功建立.
结语
总之,在信息化时代的大環境下,档案在事业单位稳定发展中起到愈加明显的作用,要想有效利用档案信息,就须推进档案管理工作的网络化、信息化发展,加强档案管理的现代化建设,认识并解决档案管理现代化建设中存在的问题,进而充分发挥出档案所具有的作用,推动单位的良性发展.
参考文献：
[1]孙艳华.新时期事业单位档案管理的创新思路与方法[J].现代国企研究,2018 （2）：181.
[2]李雪莹.推进机关事业单位档案管理工作规范化标准化研究[J].办公室业务,2019 （9）：97-98.
[3]袁亮.浅议事业单位档案管理中存在的问题及对策[J].农村实用科技信息,2018 （3）：17-18.
[4]谭明.新形势下事业单位档案管理改革途径分析[J].长江丛刊,2019 （1）：21-23.
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档案管理和事业单位引用文献:
[1] 档案管理和事业单位学术论文怎么写 档案管理和事业单位方面大学毕业论文范文2000字
[2] 档案管理和事业单位论文范文文献 档案管理和事业单位方面毕业论文模板范文5000字
[3] 档案管理和事业单位硕士学位毕业论文范文 档案管理和事业单位专科毕业论文范文2万字
