《事业单位档案管理信息化探析》
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摘 要：在信息化时代背景下,通过加快档案管理信息化建设,可以最大限度节省人力、物力的消耗.当前事业单位在档案管理中还有很多问题,不利于档案管理质量与效率的提升.本文将简述事业单位档案管理信息化建设中的问题,提出事业单位档案管理信息化建设的策略.
关键词：事业单位;档案管理;信息化
在新时代环境下,计算机技术与互联网技术高速发展,信息化技术在档案管理与档案信息的構建方面发挥着重要的作用.档案管理作为事业单位工作中的一项重要内容,信息化技术在档案信息的收集、整理、归纳、统计方面更加高效,促使档案管理更加完整与规范.
1 事业单位档案管理信息化问题分析
1.1 档案信息化建设不够重视
当前我国信息技术得到了快速发展,在事业单位档案管理工作中,档案信息化水平不高.部分事业单位管理理念陈旧,未意识到档案管理对于先进信息技术手段的需求,没有正确认识到档案信息化建设的重要性.部分事业单位对信息化建设工作的开展缺乏足够的重视与关注,档案管理仍然处于纸质档案的整理、装订、归档、保存等传统层面.部分档案管理工作开展机制没有结合信息化管理的需求进行相应的调整,信息化系统的应用还处于比较低的水平,仅满足简单的数据录入、查询和传输等功能,谈不上提升档案信息化应用与服务层次.在实际信息化管理工作开展的过程当中,档案管理信息化建设缺乏规划,相关的规范化管理需求的落实也存在一定的不足,导致了信息化管理的落实效果受到一定的影响.
1.2 档案管理系统投入不足
传统的档案信息多为纸质文件和音像资料,随着时间的推移,大量的文稿、档案原件堆积,这种以纸质化管理为主的方式明显是落伍的.传统的档案管理手段已经无法满足日益增长的档案需求,需要信息技术的加持来对管理工作进行改善,才能提升管理工作的水平与效果.事业单位档案管理工作需要信息存储量大、安全系数高的存储设备,以构建一整套完整的信息输入、存储、分析、编辑、输出一体化系统.由于经费有限,大量硬件、软件设备的购买受限,只能将传统的工作方式体现到信息化系统中来.部分档案信息化系统只是公司免费赠送的传统单机版档案信息化管理系统,功能模块设计没有考虑信息化、网络化技术的应用与发展.管理技术手段落后,档案信息化建设受到制约,这不利于档案资源的利用.
1.3 档案管理信息化人才缺失
在信息化高速发展的今天,信息技术广泛地在档案管理中应用,传统的档案管理方式需要进行改变.部分在岗数十年的老员工不具备现代化的信息素质,接受新知识的能力较差,无法熟练使用计算机进行办公.部分档案管理工作人员没有信息技术进行系统学习,对计算机的操作不熟练,只是知道最基础的信息录入,不能保证信息的精准性.有的档案管理人员对档案工作业务知识、工作流程不熟悉,在档案分类的时候不能很好进行细化,档案管理工作效率低下.事业单位对档案管理人员缺少考核和档案管理培训,工作起来任务完成效果低、质量不达标,严重影响事业单位档案管理工作.
2 事业单位档案管理信息化建设的策略
2.1 转变档案管理理念,重视事业单位档案信息化管理
目前事业单位档案管理工作还存在着很多需改进和提升的空间,我们应该转变传统的档案管理理念,重视对新型信息化技术的应用,培养技术型人才,提升档案管理中信息化技术应用的灵活性与有效性.面对新形势下事业单位档案管理方面的需求,我们应该积极构建科学的工作机制,分析档案信息化管理发展方向,对事业单位档案管理工作进行优化改进.在档案信息化工作实际推进上,围绕信息化建设的具体需求,重视和完善档案信息化建设,做好针对性的调整,更加全面地给予档案管理工作有效的保障和支持.
2.2 加大资金投入力度,加强事业单位档案信息化建设
如今我国信息技术得到了快速发展,计算机技术、网络技术、数据库技术等逐步渗入到事业单位管理工作中.事业单位要想提升市场竞争力,应该紧跟时代潮流,引进先进的管理理念,完善各项管理工作;引进现代化信息技术,完善技术设施配置.针对目前事业单位内开展的信息化建设总体水平低下的情况,应该从财力、人力等方面给予支持,设立档案管理信息化建设专项资金,引进现代化信息技术,完善相关软件、硬件设施配置,构建完善的档案信息化管理平台,实现事业单位在档案管理工作中的优化升级.
2.3 提升管理人员素质,培养事业单位档案信息化管理人才
事业单位在档案管理中存在很多问题,档案管理人员对信息技术操作不熟悉,不利于提升档案管理的质量与效率,需要提升档案管理人员的自身综合素质.首先要培养档案管理人员的思想政治觉悟,拥有良好的事业单位人员应该有的政治文化素养,提升日常档案管理工作中的服务意识,顺应当代信息化发展的要求让他们从心理上接受信息化档案管理.其次需要加强工作人员的职业素养与技能的培训,保证业务知识符合档案管理工作要求,鼓励他们积极学习各种有关于网络安全、信息技术的新知识.最后对现在的档案管理人员定期举行讲座和培训,让档案管理人员进行信息化学习,学会熟练运用计算机,提高员工学习的积极性,运用科学的知识提升自身的业务水平.
作者简介
徐齐川（1976-）,男,工作于市渠县人力资源与社会保障局劳动监察大队.
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档案管理和事业单位引用文献:
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[2] 档案管理和事业单位论文范文文献 档案管理和事业单位方面毕业论文模板范文5000字
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