《精细化管理在综合档案管理中的应用分析》
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摘 要：档案是社会发展的重要资源.新时代下,精细化、便捷性、多样性、系统性的档案管理方式成为主流.其中,精细化档案管理是在精细化管理理念基础上发展而来,借鉴多方资源管理经验,提高档案管理的有效性.本文通过探析精细化管理在档案管理中的应用方略,以期助推档案管理活动的科学发展.
关键词：问题;精细化;档案管理
一 精细化管理在档案管理中应用的必要性
(一)落实档案管理目标
档案精细化管理将档案管理目标分解并体现在各个部门常规化管理活动中,配套推行精细化管理责任制,使各个部门明晰档案管理职责,按照档案精细化管理要求科学处理档案资源,使档案管理目标得以贯彻落实到各个档案资源流通、整合、存储及应用过程中,继而提升档案管理执行能力,凸显档案精细化管理必要性.
(二)加强档案管理配合
档案管理并非某个部门的事情,在单位日常经营管理进程中各类档案资源不断涌现,如人力档案资源、基建档案资源、办公耗材档案资源等[1].同时,有些资源在单位常规化经营进程中流通,需要各个部门加强配合,保障档案资源得以统筹存储、高效利用.为加强部门配合需开展档案精细化管理活动,主要源于精细化管理贯穿单位运营始末,指引各部门围绕共同目标助力提质增效,使档案管理目标统一,部门配合效率提高,为挖掘档案资源综合应用潜力奠定基础.
二 综合档案管理中存在的主要问题
(一)缺乏精细化的档案管理制度
当前很多企业在档案管理的职责和制度上不够完善,且没有全面检查考核,标准缺乏统一性,系统性不强,很多管理环节凸显粗放性,细节不到位,使一些应归档的文件依旧存在某个人或者是某个部门中[2].此外,档案载体的多样性,业务部门很难将其完善、长期保存,这使得很多档案资源收集不完整,不利于档案的查询与利用,阻碍了信息资源价值的实现.这一问题的存在严重影响到企业档案管理工作进一步发展,更难达到精细化管理的要求.
(二)档案管理人才培养力度差
在现阶段,档案工作未能在企业内部形成共识,很多企业将档案管理工作简单定义为资料的整理与保管,忽视其在企业发展中的信息支撑作用.思想的滞后使得整个行业专业人才不足,人员流动大,结构不科学,专业技能不强,很难充分发挥档案管理的作用[3].此外,档案管理人员忙于处理繁杂的工作,缺乏专门系统的培训和学习,对于档案法律法规也认识不足,导致他们的专业能力和整体素质很难适应企业不断发展的需求.
(三)档案信息化管理水平亟待提升
在信息技术快速发展的今天,依然有很多企业使用传统的档案管理方式,这种传统的管理方式已越来越不能适应现代企业发展的需要了.即便现在市场上用于档案管理的软件各种各样,但大多数档案管理软件只具备了收集整编、数据管理、检索浏览、统计汇总、权限设置、系统维护等基本功能,没有做到与其他各信息系统之间衔接,更不能接收和兼容各信息系统生成的电子文件,这也影响了企业档案信息化的发展.
三 精细化管理在综合档案管理中的应用对策
（一）积极构建高效与科学的精细化档案管理机制,提升档案管理规范水平
面对企业飞速发展,档案管理在服务对象、任务以及管理模式方面也大不相同,尤其是随着现代技术的不断应用,档案管理机制也需要与时俱进,进行全方位调整,对管理流程进行优化,增强实效性,维持档案完整性,明确归档范围,重视档案管理流程的健全,增强精细化管理的长效性.具体讲,要结合企业发展实际,重视建立档案管理工作标准,强化归档有效控制.另外,对档案管理流程与环节进行规范,明确相应责任,构建合理的考核制度,落实人员职能,保证管理行为的高效性,加快档案管理向着标准化、系统化与适时化方向发展除此之外,在精细化管理中,采取量化管理方式,对各项工作进行量化指标的制定,以便形成有效的监督作用,保证档案管理流程的顺畅性与规范性.
(二)做好人才培养工作
开展专业化培训与教育,培养融档案管理与信息素质于一体的复合型人才对于当前企业档案管理工作,深受企业发展以及信息技术的影响,精细化管理模式成为影响管理效果的重要因素,人才建设更是重中之重.一方面,作为新时期档案管理人员,要正视信息化管理的特征与优势,在充分发挥大数据优势的同时,注重对信息安全风险的有效防控,准确定位原因,制定行之有效的解决策略.另外,要对档案管理信息化环境下的岗位职责进行细化,以便顺利实现职业技能精细化目标.由此可见,档案管理者职业技能与信息化素养是实现精细化管理目标的重要途径,要重视进行专业培训,加强考核,尤其关注其网络应用、安全管理以及档案收集归档能力,以岗位为依托,进行针对性技能提升,以便充分发挥管理人员的各自优势.
(三)构建信息化档案管理系统
企业要加快信息化平台建设,促进企业内部信息资源的整合随着信息化建设的加强,企业档案信息更显复杂性与零散性的特征,因此,为了挖掘价值性信息,需要对档案信息进行精细化整合.基于此,部门之间的协作与配合成为关键,需要通力合作,构建档案信息化管理平台,实施一体化管理,促使档案资源能够得到更加广泛与科学的开发使用,挖掘企业各个部门的价值性信息,降低资源的重复与浪费.企业要以自身发展实际为基础,以信息化为方向,构建适合自身发展的、适应性较强的档案管理系统,加强企业前端管控,保证与企业各业务系统的有效对接,实现档案管理全流程管控.另外,在档案信息化管理平台建设中,要充分发挥大数据、云计算以及云存储等技术,强化数据的有效分析与处理,加快企业档案资源的开发与应用,为企业经营决策提供更加有力的信息支撑.
四 结束语
新形势下,档案管理工作具有图形、图表、视频等多种形式,且信息数据量越来越大,档案内容从纸质逐渐转数学化方式发展,因此加强新形势下档案工作的精细化管理成了目前档案管理工作发展的必然趋势.
参考文献
[1]袁惠平.企业推行精细化档案管理的措施[J].兰台内外,2020（12）：73-74.
[2]曾令兵.精细化管理在档案管理中的实践应用[J].办公室业务,2020（08）：130-131.
[3]劉佳.精细化管理在档案管理中的应用[J].城建档案,2020（04）：68-69.
作者简介：
郝国芹（1971-）民族：汉,籍贯：山东省潍坊市人,学历：本科;现有职称：中级职称.
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档案管理引用文献:
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