有关国网公司实行会计档案电子化管理的可行性毕业论文写作资料-论文写作网

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电子化档案管理论文范文

【摘要】随着国网公司信息化水平和精细化管理程度的日益提升,大量的会计凭证、财务报表、账簿等会计资料以电子形式产生和传递,并最终以电子形式形成会计档案,对管理上提出新的挑战.国网公司在会计档案电子化方面积极探索,将使公司未来的会计档案管理工作在效率、规范、环保、信息共享方面有更多可以想象的提升空间.

【关键词】会计档案电子化国网公司

一、概念与背景

会计档案是企业最重要的资料之一.与传统会计档案相比,电子化会计档案的形成、保存、使用等都要依赖于信息化建设,会计档案电子化是指将传统的纸质会计档案,转变为在计算机等介质上进行存储和应用的记录着企业经济业务活动的电子资料,包括电子凭证、电子账簿、电子报表、电子文档及其他资料等.

会计档案管理工作主要包括以下几个部分：

（1）会计档案的前期收集整理工作；

（2）后期归档保存工作；

（3）会计档案的应用管理工作：主要是用于预算、决策和分析等方面需求,管理好借阅、授权、跟踪、检索、共享等环节；

（4）会计档案安全管理工作：档案数据的保密、查询控制、病毒防护以及辅助安全管理等.

经过财务信息化工作的持续开展,会计凭证、账簿、会计报表在国网公司已逐步走上电子化的道路,对会计档案保存形式及管理方式的信息化变革的需求就自然地成为了下一个信息化目标.近两年来财政部也在积极推进会计档案电子化管理的试点工作以及对《会计档案管理办法》的修订工作,一系列有关会计档案电子化管理的标准和规范也将陆续出台,这为国网公司开展会计档案电子化工作提供了依据和保障；与此同时,国内的一些央企和国企,也在这一信息化领域做了积极探索和实践,为国网公司开展会计档案电子化工作提供了可资借鉴的经验.

档案目录:延吉我州州管干部档案实现电子化管理

会计档案电子化是会计原始凭证电子化的必然结果,是会计档案保存形式及管理方式变革的必然趋势.会计档案实现电子化后,不仅可以解决会计档案纸质化现状所存在的种种问题,同时也使得财会人员从重复性高且繁杂的会计核算事务中解脱出来,弱化劳动强度,保证工作质量,同时还可以在信息共享方面有更进一步的想像和作为.

二、目前档案管理工作存在的问题

随着近年来国网公司精益化管理水平不断提升,会计档案管理工作取得了较论文范文效,使得档案作为查证、史料的作用发挥得更加显著.但随着会计工作信息化程度加深,国网公司目前会计档案管理方式的局限性也越来越明显,除了存在资源消耗大、管理难度大等问题,与公司会计信息化程度也日趋不匹配.为适应国网财务管理制度改革与财务信息化发展的变化趋势,对会计档案管理方式进行更充分得电子化改造正在被提上议程.国网公司财务部经过分析和总结,认为目前档案管理工作存在着几个方面的问题：

第一,会计档案查阅不便.会计凭证、账簿打印造成纸张浪费、耗时且利用率不高,查看不方便,而先进的ERP系统拥有多维度的查询、搜索、调阅功能,早已取代翻账本查凭证的落后方式,传统的会计档案管理方式制约了信息化的发展.

第二,会计电子化不彻底.国网公司目前的会计档案管理过程为：获得原始凭证、记账、账簿、报表和归档,其中记账、账簿和报表这些环节都实现了电子化,原始凭证和会计档案管理这两个环节还处于半纸质化半电子化的状态,部分未实施原始凭证电子化的省市单位或直属单位仍然在以纸质化的形式将原始凭证在记账凭证后面.

第三,会计工作效率受制于未信息化环节,审批流程要线上线下走两遍.国网大多数单位都已使用员工报销系统,但由于审批过程不能脱离纸质文档,造成线下纸质走一遍签字,线上再走一遍电子审批,不仅没有提高工作效率,还造成了资源浪费.

第四,已有政策难落实.国网总部前后历时两年完成的《国网原始凭证管理办法》,下发后应用情况不明,政策制定的执行情况及对企业财务情况的贴切程度难以判断.

因此,根据国家电网公司“三集五大”的工作部署及财务信息化建设的总体目标,为进一步加强信息化对会计基础工作的支撑作用,同时也为了响应国家财政部的号召,国家电网公司提出了“应用原始凭证电子化数据中心影像信息存储功能,通过扫描等方式将原始凭证纳入信息存储系统,实施电子化管理”的工作思路,积极推进原始凭证电子化管理系统的建设与应用,以逐步实现规范化操作、无纸化办公,自动化处理,智能化分析等先进的财务管理模式,全面提高基础会计工作及财务管理工作的效率与效能.

三、会计档案电子化的好处

一是简化了和规范了会计档案建立和归档的流程.当前国网公司的ERP等各类会计系统均具有对凭证或报表等会计资料进行汇总、查询和导出的功能,同时也已实现了通过扫描仪等影像采集设备对大多数纸质原始凭证进行电子化采集技术的应用.与传统的实体会计档案管理方式相比,大量以往需要手工编制或打印的会计资料现在可以直接在各类会计系统中生成并以电子化形式进行保存,使得电子化的会计档案资料的建立和归档流程更为简便高效,节省了很多中间环节.

二是提高了会计档案查阅和清理的效率.这是会计档案电子化管理的最大优势.在合理地授权下,会计档案管理人员或监督人员可在计算机设备上对归档后的电子会计档案进行灵活方便的查阅.同理,档案管理人员在清理会计档案时,也只需通过在计算机中有条件的检索,就可以轻松找到符合保管期限届满或其他清理条件的会计档案,极大地提高清理效率.

三是降低了对会计档案保管环境的要求.会计档案采用电子化形式保管后,物理存储空间大福缩减,由此带来的好处除了更便于携带和传输外,对保管环境得要求也明显降低,而且更有利于在防盗、防火、防尘、防潮、防有害生物、防日光和防其他毁损等环节上实现强化和提升,提高档案保管水平.

四是符合当前绿色办公、低碳办公的环保趋势.纸质档案在形成、汇总、整理、查阅等阶段都会用掉大量纸张,而且损耗打印机、装订机、复印机等设备耗材,对耗材论文范文的持续投入吞噬掉了大量办公论文范文,且耗材论文范文在办公论文范文占比也在日渐提高,加大了国网成本压力.会计档案电子化后,只需投入一次,后续除零星维护论文范文外,基本上可以避免对耗材的消费,其可持续发展的明显优势不言而喻.

四、实现会计档案电子化的可行性分析

（一）挖掘真实需求,开发务实的系统

会计档案电子化系统是在计算机存储设备上来管理有序存放的、可共享的、具有共同存取方式的会计档案信息的集合,应具备与实体会计档案管理方式下同样的功能,同时又要克服以往磁介质会计档案与会计核算系统更新不同步的问题.在开展研发工作的策略方面,本着实用性原则,应当对那些频繁查询的原始凭证、频繁调用的档案优先进行电子化改造.

（二）修订并完善现行会计档案管理制度

同以往的会计档案管理模式比较,电子化以后会计资料的内容、形式也发生了较大的变化,对应地,档案的建立、归档、调阅、清理等管理方式也将发生较大变化,那么,国网公司就需要对现行会计档案管理制度做适应性修订和完善,包括建立会计档案电子化管理系统内控制度、操作流程、应急预案等,以适应电子化时代的管理要求.

（三）加强会计档案的安全认证及保密管理

会计档案电子化以后,必须时刻强调安全原则：一是充分考虑电子设备对防盗、防磁、防雷电的安全要求,将服务器应放置在不同的空间内并建立多级备份和定期恢复制度,以防止数据文件损毁等情况；二是要以适当方式对会计凭证、报表等电子会计档案进行认证,同时可以根据实际情况改进会计资料的确认方式,例如在票据验审环节中由相关责任人在系统中通过电子签名的方式完成确认；三是细化访问权限,相对于纸质档案而言,电子化档案泄密和遗失的可能性更高,因此必须通过电子化档案的推行,使所涉及到的各个环节都能对提升电子会计档案安全认证、备份保管等方面工作有所贡献.

（四）保管部分重要纸质档案

原始凭证天然地有着最强的真实性和说服力,将一部分特别重要的会计资料以纸质化形式进行封存保管备查,是非常必要的,可以作为电子化会计档案管理的一种辅助手段.由于利用科技手段在计算机中修改电子会计档案更加不易被察觉出来,所以,保管一定数量重要的、关键的原始凭证等资料,可以将档案在信息内容、载体形式、规格印记等方面的原始特征保留下来.

（五）充分考虑系统软硬件的兼容性和数据再生技术

在承载系统的软硬件设计上,要预先考虑到兼容性问题,同时要关注到未来主流技术的发展动态,以避免软硬件过时给信息资料带来的不变,比如因为软件或硬件的更新换代,使得原始的文档存放格式不能被新的软件或硬件环境兼容,无论是造成信息丢失的问题,还是转换成本过高的问题,都将带来不能逆转的局面,如同新瓶装了旧酒,电子档案的优点也就体现不出来了.

五、总结与展望

第一,在公司推行会计档案电子化工作的局限条件尚未得到完全克服且其法律地位未得到完全确认之前,对会计档案进行双轨制保存,有其必要性和合理性.

第二,在会计档案电子化初步实现后,提高电子档案利用率就成为工作中的重点,电子档案的利用率越高,产出的信息价值就越大,基于电子档案的工作效率也就越高,电子档案的优势也就发挥得越明显.

第三,对会计档案管理相关政策的变化应时刻保持关注,以便及早调整公司在会计档案电子化工作上的策略,避免不必要的成本投入.近日,财政部、国家档案局发布了新修订的《会计档案管理办法（征求意见稿）》,这就意味着电子会计档案不久或将正式“登堂入室”,相信国网公司能在借着利好政策这股东风收获到会计档案电子化工作的预期成果.

参考文献

[1]吴书霞.对论文范文银行会计档案电子化管理的建议.中国金融,2008（11）.

[2]王东娣,朱丹.浅探会计信息化下会计档案的电子化管理.会计师,2011（06）.

[3]牛雪梅.论会计档案电子化的创新管理.经营管理者,2015（03）.

总结：这篇电子化档案管理论文范文为免费优秀学术论文范文,可用于相关写作参考。

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