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【摘 要】随着社会的进步,传统纸质档案管理很多问题日益凸显,越来越多的单位采用电子档案.本文介绍了电子档案管理原则,以及为保证电子档案的真实准确使用到的一系列计算机技术,最后介绍了为保障电子档案的可读写方法.除了这些必要的技术手段,建立电子档案的管理制度同样必要.
【关键词】电子政务电子档案前端控制全程管理
电子档案是指具有保存价值的、反映本单位主要职能或业务工作、反映本单位历史面貌、反映本单位的主要财务与产权关系,按一定方法整理而成的、已归档的电子文件及其与之相适应的软件、参数和相关数据.电子政务系统实质上是政府办公自动化在范围和功能方面的延伸,从内部办公延伸到对外服务,它是面向社会的政府办公自动化.在电子政务系统中,公文的起草、审核、签署、发布以及收文*等,都是在电子政务的操作平台中进行,其特点决定了其归档和管理的方式并不能简单套用纸质文件的归档和管理方法,而应将电子档案的管理功能嵌入电子政务系统之中,实行文档一体化管理与全过程管理等方式.
一、电子档案管理原则
传统的文件与档案管理各自具有一套独立的管理流程,两个管理流程执行各自主管机关制定的制度和标准,并且两个流程之间是通过文件实体的交接而衔接的.而文档一体化管理是按照文件生成与运行规律,采取统一、严密的手段,高效地组织与管理文件.文档一体化管理与传统文件和档案管理相比较,最大的区别是通过对文件和档案管理流程的重组,达到两者在管理上的无缝化和程序上的一体化,从而最大限度地消除组织机构因素造成的两者在衔接上的真空地带和减少重复性作业.
(一) “前端控制”原则
考虑到电子文件的易改性、易逝性等的特点,如果还是像过去那样,按照文件的生成、积累、鉴定、立卷、归档、分类、著录等顺序按部就班地管理电子档案,那么电子档案的真实性就难以保证了,电子档案的流失也是不可避免的,并且还会造成部分的重复劳动.因为电子文件在归档之前就有可能已被修改,或者有些已被有意或无意地删除；有些在文件形成时已提取了主题词,文件归档之后还要进行标引工作,这无疑是增加了劳动量.因此,必须贯彻“前端控制”的原则,即要求将原来纸质文件管理系统中后期阶段需要控制的手段提到前端,也就是说档案部门对于电子公文的管理工作的介入要向前延伸,从文件生命周期的“前端”就开始控制文件的归档活动.具体来说,在文件系统设计阶段,档案人员就要参与设计、进行指导；就应该考虑归档与归档后文件管理的需求,将集中管理一份文件的所有相关信息作为一个整体归档.要把归档工作嵌入工作流程,以保证在每一个流程之后,将相关文件实时归档.并且要求用户及时著录和鉴定文件信息,并且把著录、鉴定信息与电子档案之间建立联系,以保证文件归档时,将该电子档案与相关信息一并移交或发送给档案部门.
(二)“全程管理”原则
根据电子档案的特点,必须建立一个完整的管理体系,即对电子档案从产生到永久保存或销毁进行全过程和全方位的管理,以确保电子档案的真实性、完整性和可读性.
电子档案全程管理原则具体应该体现在电子档案管理体制与模式的确定、管理系统的设计与运行、管理制度的内容和执行等方面.以电子档案管理系统对文件流程各阶段的管理和监控为例：设计的系统应对产生于机构内部各部门及其应用系统上的电子档案进行统一的归口登记、分类、鉴定,同时监控和记录针对文件的一切操作,如文件的创立、登记、修改、审核、签署、分发等.而且,对文件进行的技术操作,包括操作平台的转换、存储位置的改变等都应该记录下来.因为这种管理和跟踪记录,对于证明和保证电子档案的行政有效性和法律证据性都有着重要的作用.
二、电子档案的真实性保障
判断传统文件的真实性,主要考察两个方面：一是文件载体的原始性；二是文件形式的原始性,其主要是指具体的文件内容、字体、字迹以及具有法定效用的签署、印章等.只要其中的任何一项发生了变化,就可以对文件的真实性表示怀疑.但判断传统文件真实性的准则并不适用于电子档案,其原因：一是电子档案的载体与其信息是可以分离的,载体的不固定性,使得电子档案不再具有传统意义上的“原件”的概念；二是电子档案的更改可以不留痕迹,复制起来真假难辨,处理过程又具有隐蔽性.因而判断电子档案的真实性必须更多地着眼于其内容的真实性,主要是认定文件是否就是当时当人当事形成的,主要关注的是其本质的要素保持不变.国际上的一般做法是采用法定程序对电子档案的生命周期进行全过程管理,并通过技术措施和管理制度,组成一个贯穿电子档案从生成、运作到处置全过程的安全“通道”,以此来保证数字信息的真实可靠性.在目前的技术条件下,一般可采取的措施有：
(一)在计算机系统中设置安全防护技术措施
一是建立对电子档案操作者的身份识别与访问权限的控制,防止非法侵入.二是设置操作日志,自动记录实施操作的人员、时间、内容等.三是对电子印章、数字签署等采取防止非法使用的措施.在国家立法机构正式颁布有关电子签章的法律实施之前,对只有签章的电子档案,归档时应附加有法律效力的非电子档案签章.
(二)身份识别技术
身份识别技术主要用于正确识别通信用户或终端的个人身份.最常用的方法是给每个合法用户一个“通行字”,代表该用户的身份.通行字一般由数字、字母或特定的符号组成、只有本论文范文所使用的计算机知道.当合法用户要求进入系统访问时,首先输入自己的通行字,计算机会将这个通行字与存储在系统内有关该用户的资料进行比较验证.如果验明他为合法用户,就可接受他对系统进行访问；如果验证不合法,计算机就会拒绝该用户对系统进行访问.
(三)防写技术
将数字信息文件设置为“只读状态”,在这种情况下,用户只能从计算机上读取信息,而不能对其作任何修改,可以有效地防止用户更改数字信息内容,从而达到保护其真实性的目的.
三、电子档案的完整性保障
传统文件的完整性保障主要是通过鉴别文件最初形成的信息内容和载体是否被破坏过,是否保持着作为证据所要求的各要素.而电子档案的显示,却随着使用软件的不同,其外观可能不一样,再加上电子档案的信息与其载体又是可以分离的,因而使得传统文件完整性的判断标准不再适用于电子档案.
电子档案的完整性是指：一是指电子档案和与之具有有机联系的其他相关文件数量齐全；二是指每一份电子档案的内容、结构和背景信息没有缺损.为此,要求电子档案归档时,有关电子档案的支持软件和软件的支持文档、以及有关的元数据都应同时归档.在同一活动中,有时除了形成电子档案之外,还可能形成一些纸质文件,为保持这些文件之间的有机联系,确保同一活动中形成的档案信息完整性,应尽可能将这些纸质文件作数字化处理,作为电子档案一并保存.对于在不同应用系统中分散形成的、不同媒体的内容相关的电子档案,如有关同一事件的电子档案一部分在电子邮箱中,一部分在电子表格或相关数据库中,则应收集齐全并保持有机联系.在电子政务系统中按公文处理流程生成的公文,其构成要素包括文件处理单、原文、附件、电子档案的纸质拷贝件等,都应纳入归档的范围.
四、电子档案的可读性保障
电子档案来自各立档单位,往往是在不同的计算机系统上形成的.其内容格式及数据结构不尽相同.这必然导致在利用过程输出时所使用的技术与方法的不同.又由于计算机技术的飞速发展,电子公文形成时所依赖的计算机软硬件技术不久就有可能过时,以致新的软硬件无法读取原先存储的数据,所以为保证数字信息档案长期可存取性,建议采取以下几种措施：
(一)采用通用技术
电子档案归档时,应把属于特殊格式的电子档案转换成通用的文件格式；或将电子档案建立在通用的数据平台上,以消除由于技术不同或技术过时所带来的影响.一般以XML文档和RTF、TXT为通用文件格式,以JPEG、TIFF为通用图像格式,以MPEG、论文范文I为通用影像数据文件格式；以W论文范文、MP3为通用音频电子档案格式,以MPEG、论文范文I为通用多媒体音像数据文件格式.
（二） 打包保存法
打包保存法就是在保存电子档案的同时,将与电子档案相关的软件及其应用系统一并保存,并与电子档案存储在一起.在使用该电子档案时,可运用与该电子档案存储在一起的这些软件系统进行读取.此法一般是针对那些无法转换为通用文件格式的电子档案,如用音频设备获得并经过计算机处理的动态影像文件,应注意收集其非通用格式的压缩算法和相关软件.
(三) 拷贝法
拷贝是在原来的技术环境下,适时重写信息数据,防止由于存储载体物化性能变化而引起的信息丢失,目前已大量地应用于磁盘、光盘、磁带档案信息的长期保存上,但它不能解决电子档案由于计算机软硬件过时所引起的长期保存问题.
(四) 再生性保存法
再生性保存法是指将技术过时的存储在磁性载体或光盘上的电子档案,适时地转移到纸张上或缩微品上的方法.这样利用时就不再使用计算机软硬件技术读取,从而避免了计算机软硬件过时所带来的麻烦,并能很好地保证电子档案长久的可读性.
(五)迁移法
迁移法就是将数字信息从一种技术平台转换到另一种技术平台上的复制方法,它是计算机软硬件变化适时改变数字信息格式的一种处理过程.这一过程使得数字信息在将来也可以被读取.迁移也意味着数据信息从一个存储载体转移到另一个存储载体上,以进行数字信息的长期保存与读取.采用迁移法,通常是将对软件依赖性强的格式迁移到对软件依赖性低的通用格式上.或者将数字信息从品种繁多的格式迁移到易于管理的标准格式中.
五、电子档案的安全性保障
建立健全科学、合理、严密的管理制度,从每一个环节堵塞信息失真的隐患,确保电子信息档案真实可靠.
(一)建立安全管理制度
电子档案的管理和利用都要按人的意愿进行.因此对参加电子档案制作和参与管理的人员必须加强管理,制定安全管理制度.
(二) 加强对电子档案制作和管理人员的管理和教育
在电子档案的安全管理过程中,仅靠制度是不够的,还必须加强对涉及电子档案人员的管理和教育.通过宣传教育、培训等途径,提高对保证电子档案和档案真实、可靠重要性的认识,提高科学管理电子档案的素质,增强他们工作的责任感,并树立一丝不苟的工作作风.
(三)建立全过程的管理制度
电子档案从形成到开发利用,中间要经过很多环节,哪一个环节出了问题,都会影响到电子档案的真实可靠性.因此,建立全过程的管理制度,明确各环节的职责要求,就显得非常重要.如电子档案形成之后,要及时收集积累,以防分散状态下发生信息丢失；电子档案归档时,要严格检查相关文件是否收集齐全,否则就会给将来利用带来困难和麻烦；迁移时,要认真检查是否发生信息丢失.任何环节的疏忽,都将对数字信息的真实性与可靠性造成危害.
电子档案管理系统:北京市五区县试点电子健康档案电子病历互联互通
综上所述,要实现电子政务环境下电子档案的科学管理,就必须贯彻“前端控制”和“全程管理”的原则；为保证电子公文的真实性、完整性、可读性与安全性,就必须采取一系列相应的技术措施和手段,以确保管理目标的实现.
作者单位：广东省广州市规划局自动化中心
总结：本文关于档案电子论文范文,可以做为相关参考文献。
电子档案管理系统引用文献:
[1] 电子档案管理系统学士学位论文范文 关于电子档案管理系统方面论文范文例文2000字
[2] 可行性分析毕业论文开题报告范文 关于电子档案管理系统类论文范文文献2万字
[3] 新颖的档案管理系统论文题目 档案管理系统论文题目如何取
