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【摘 要】文章阐述了传统的高校档案利用服务的形式及其局限性,强调了信息化环境下,随着电子政务的推进,高校档案的利用服务在理念、内容、方式、质量等方面应得到创新和突破.
【关键词】电子政务 高校档案 服务 创新
随着社会信息化的不断深入发展,我国政府部门正加快推进电子政务建设.电子政务依托信息资源优势,可以有效地提高政府部门的工作效率,减少社会的运作成本,这将会给社会的方方面面带来深刻的影响.高校档案工作者应该随着电子政务建设的全面开展而转变工作理念,顺应高校机制改革的步伐,对应电子政务的服务机制,突破传统的档案利用服务模式,建立广泛、开放和社会化的服务机制,为高校教学、科研及管理提供高质量的档案信息服务.
一、现行的高校档案利用服务形式
(一)为利用者提供档案原件的利用服务.档案利用者通过借出、电话查询、室内查阅、摘抄等形式直接对档案原件的利用.
（二）为利用者提供档案复制件的利用服务.档案利用者通过复印或扫描档案原件的形式对高校档案的利用.复制件的使用可以避免原件反复使用可能造成的破损或遗失.
（三）为利用者提供档案编研资料的利用服务.一是档案馆(室)针对某个专题,对库存档案资料进行分析、整合、编制后,形成档案编研成果材料,这些编研资料具有问题集中、内容准确、文字简练、概括性强的特点,可以直接为利用者服务.二是根据利用者的要求,依据档案内容出具的书面证明材料,也就是通常所说的档案证明材料.
二、现行的高校档案利用服务形式的局限性
上述三种高校档案的利用服务方式,都是档案（馆）室坐等利用者上门才提供利用,提供的档案服务的途径和载体有限,此种利用服务是被动封闭和落后的.
（一）档案利用服务理念落后.从高校档案提供者来看,高校档案工作者在整个利用过程中基本上是处于一种被动的地位,不是主动发现利用者的需求,不是主动地提供档案信息服务.
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（二）档案利用服务内容针对性不强.从高校档案利用者来看,档案信息服务的提供者没有区分个人利用者、单位利用者及利用者的用途,档案信息资源的开发不能考虑到这些区别性,不能有针对性的提供高质量服务.
（三）档案利用服务方式落后.从高校档案利用方式来看,档案利用者只能通过来到档案馆(室)查阅才能获取他们想要的档案信息,查阅的途径狭窄,档案馆（室）提供的档案载体大多为纸质材料,档案利用受到空间和时间的限制.
（四）档案利用服务质量不高.从高校档案利用的结果来看,在档案利用者和档案提供者之间就缺少了相互沟通的环节,没能形成很好的反馈评价机制.档案的利用效果以及档案利用者的意见不能及时地反馈给档案提供者,档案提供者就不能实时而有效地跟踪档案利用者的需求.
三、高校档案利用服务创新的对策与措施
(一)高校档案利用服务理念要创新,由被动服务向主动服务转型
1、档案管理者要强化参与意识,积极为学校各项工作服务.高校档案人员要对学校的全局统筹和发展规划有一定的了解,这些信息可以从学校的一些文件或学校的校园信息网上可以获取.平时善于捕捉学校近期发生的重大活动信息,及时能提供第一手最宝贵的档案资料,为高校领导和有关人员探索学校的发展规律、进行重大决策,起到了借鉴参考作用.
2、主动为高校各项重大活动提供原始素材.学校的重大活动一般都要为学校情况做一些宣传活动,学校档案室应该配合学校利用高校档案举行专题展览,编辑出版专题画册.
3、主动参与高校编史修志,提供不可缺失的宝贵档案资源.利用高校档案编辑综合性或专题性的画册,编辑招生简章、学校简介、出版校史等.
(二)高校档案利用服务内容要创新,由“无的放矢”向“有的放矢”转型
1、为学校的各项重大活动提供有价值的档案素材,发挥高校档案的历史价值和文化价值.2007年,在笔者所在的右江民族医学院本科教学评估过程中,学校综合档案室主动为评估提供档案利用434人次,各类档案材料共1896卷件,实物档案49件,照片242张34册,电子文件150份(不完全统计),复印8765份,扫描打印44份.这些原始资料详细再现了右江民族医学院从草棚大学到现代医学院校的创校历史,凸显了老区民族高校创校以来取得的辉煌成就,珍贵的档案史料为右江民族医学院顺利通过本科教学评估发挥了一定的作用.
2、编研、挖掘高校档案蕴含的信息资源,为学校或教职工个人提供教学、科研、管理等方面的利用服务.例如关于党政管理类的《历届党、团员代表大会简介》、《历年大事记汇编》；关于教学类的《历年编写教材情况》、《本科生优秀论文目录汇编》；关于科研类的《学术论文目录》、《历年重大科研成果选编》等等.这些编研资料具有问题集中、内容准确、文字简练、概括性强的特点,可以满足不同的档案利用者的需求.
3、充分利用高校档案举办各种专题展览,发挥高校档案的教育功能.通过对档案的整合、开发、利用,让档案材料,尤其是老照片、奖杯、奖状等走出封闭的库房,通过举办各种专题展览,对学生进行爱祖国、爱人民、爱学校教育.
(三)高校档案利用服务方式要创新,由手工管理模式向现代化管理模式转型
1、随着信息化和电子政务的推进发展,高校档案数字化是高校档案工作的必然发展趋势.加快档案信息化建设步伐,改变传统的手工操作管理模式,在高校档案管理工作中运用现代科学技术手段,实现现代化管理.
2、信息化时代,随着计算机技术的普及为高校档案数字化提供了技术保障.高校档案工作者应该对库存的档案资料进行加工、存储,实现高校档案多种载体保存形式并存,改变传统的高校档案信息利用只能提供纸质材料的单一形式,提供更为丰富的档案载体服务,使档案利用不受时间和空间限制,大大方便了利用者对档案的使用,也将提高高校档案的利用率和服务质量.
3、依托信息化和电子政务,应该加强高校档案馆（室）之间的合作,在条件成熟下尝试开展联机检索,信息互通,促进交流,优化高校档案信息资源配置,改变关门自守的封闭局面,实现共同开发档案信息资源,达到资源共享,以期加快高校档案数字化建设步伐.
(四)高校档案利用服务质量要创新,由合格型向优秀型转变
构建完善高校档案服务的评价体系,加强档案工作者和档案利用者中间的沟通渠道,让每一个档案利用者高兴而来满意而归.通过服务后评价、网上打分评价、网上调查等形式,了解当前高校档案服务存在的问题或档案利用者所需要的服务,评价体系的完善将会更大促进高校档案服务的质量和效果,促进高校档案事业的健康发展.
在信息化社会,随着电子政务的推进,高校档案工作面临挑战和机遇.高校档案利用服务工作应突破传统理念、立足新理念,创新服务机制,主动开发、利用档案信息资源,顺应社会需求,为高校的各项工作提供准确、快捷的服务,以求高校档案事业向“更高、更强”发展.
作者单位：右江民族医学院
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