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【摘 要】笔者通过自身多年的经验得出,档案收集、管理的最根本目的除了保证其安全性、完整性,更多是为了开发与利用.笔者针对工作实际,在文中着重对档案利用数据统计以及实际效益进行了阐述.
【关键词】档案 数据统计 实际效益
在档案信息的资源开发中,依然存在一定的被动服务的局面,也不重视档案利用信息的及时反馈,这两点因素完全制约了其开发与利用的快速健康发展.
一、档案信息资源开发和信息反馈工作中存在的主要问题
(一)注重数据统计,轻视实际效益
通过笔者几年来运用网络技术对各省市的档案管理进行数据查找的实例,基本上,每一个地方的档案管理都存在以下问题：在每一年的年终,都会要求基层编写档案年报表,掌握其利用的基本条件,但只是表面上数据的利用统计,例如：利用档案信息资源的次数、人数等,根本就没对基层做出开发利用方面的要求,从而忽视其能带来的社会效益和经济效益.总而言之,目前档案管理的数据统计,只存在于表面,并未揭示出其利用的实际社会效益、经济效益.在调查中,这也是较为普遍的问题之一.
(二)只求填写,忽略层次,难以实现多元化
1.只为填写
在基本档案部门的查阅、借阅利用时,往往不对其进行深层次的了解,只满足于填写,导致失去了其信息不能得到反馈.一般情况来说,在档案的查阅、借阅时,均是利用单位或是利用者,再填写一份登记表格就可以了.在登记表格中,不仅是为了填写出利用人的名字、（论文范文）论文范文号码以及单位外,还应起到说明的目的.但是,利用者往往都是简单的填写表格,对于利用的目的一般都是填写“工作参考用”、“提供依据”等.
2.利用率较低
随着公共文化水平的不断提高,大众对于档案的需求也逐步趋于多元化,通过下图中的数据,我们可以看出在2004年和2006年,档案的利用都有较快的增长.通过对《全国档案事业基本情况统计年报》的查阅,2004年和2006年出于个人利用目的调卷的卷次增长幅度很大,这一点也证明了在档案的利用上,已经不仅仅是为了科学研究了,然而对于民众生活的户籍、婚姻、房产等资料档案的管理、收集方面,档案部门还做得不够全面,导致档案和民众现实生活出现了一定的距离,使得其不能满足民众的真实需要.
(三)利用实例,不求汇集编发以及重返社会
个别的档案管理部门,对于档案信息反馈也相当重视,也会收集出关于档案的利用实例,但只是作为目标管理的认证或者是为了达到标准而存在的材料,所以在档案信息资源的收集中,将实例收集了过后,也不做汇编发表,也不做重返社会的处理,往往都是束之于高阁,严重阻碍了档案信息资源的有效开发和利用.如果将实例有效的编写发表,不仅有利于档案的开发,让社会进一步的了解档案信息、档案的作用,也能够进一步的发挥出其使用价值,从而使得档案馆的社会地位大大提高.
(四)编研工作滞后
目前档案信息资源的编研工作远远跟不上其开发与利用.很多对档案利用的单位不了解档案管理室的具体情况,也就是说并不知道档案中到底有什么可以利用于社会的可用资料.所以,作为档案管理的工作者,在针对档案管理的*,需要随时掌握社会动态、需求,针对性的编研出一些具有指导性、参考性的档案资源,以方便社会各层的利用.但是,目前的档案管理还跟不上社会发展的需要,严重制约了其开发与利用.
二、了解和掌握档案利用实际效益
笔者通过实践认为,对于档案馆的查阅的实际利用需要做好详细的了解以及数据的统计,但是更重要的是对档案利用的实际效益要进行一定的了解、掌握.笔者主要对以下几方面进行调查其利用的实际效益：
(一)有利于进一步了解档案的价值和作用
在《档案法》中的第二条中提到：“在档案法中所指的档案,最主要的是记录了国家、社会中具有一定价值的文字、图表等.”但是,档案管理部门管理的档案是否具有价值,主要还是要从其社会的利用价值来决定.以往,由于管理部门有很长一段时间内处于一种封闭的状态,很多档案管理的单位以及管理层觉得档案并不能带给单位效益、成果,所以往往不在乎档案的管理工作.但是,很多的实例证明了档案管理不能带来实际成果、效益只是属于一种偏见.具有一定价值的档案,不论其价值的大小,都需要利用,其价值的体现就是利用档案就一定能够产生效益.
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(二)有利于档案的鉴定工作
一般来说,档案的管理时限主要是分为短期性保存、长期性保存以及永久性保存三种方式,而其保管期限到了的时候,则是需要对其进行鉴定,以确定是否对档案进行继续保存或者是进行销毁处理.如果档案使用率、利用率较高、利用周期长,则可以选择延长其保管的期限；反之,则需要降低其管理期限或者进行销毁处理.通过对档案实际效益的调查,也能够提高其鉴定效果.
(三)有利于了解和掌握档案利用信息,拓宽渠道
通过对档案实际利用价值的调查、收集,能够有利于了解社会的对于档案的利用以及利用者对档案的态度、意见以及心理,从而对自身的服务的方式、利用渠道进行改善,也有利于档案利用者更多的熟悉档案、利用档案.如果作为档案的管理者,不重视其实际的利用效益的调查、收集,也就不能拓宽其渠道,客观上也影响了其价值的充分发挥.
(四)加大档案宣传工作力度
对档案利用效益的调查与了解,从而取得了较多的利用实例,档案管理工作者通过了对实例的筛选、整理,并将其发于领导、基层,让其充分了解档案的作用,了解档案的重要性.其中,对于档案价值还存在一定误区以及不熟悉档案的人员来说,让其通过实例来了解档案,更具有宣传作用,也能够使其逐渐重视档案工作、支持档案工作.
三、提高实际效益的措施
(一)减少利用限度
对于档案利用的开放与保密,一直以来都是矛盾的存在,保密为的是维护国家的利益,开放则是保护公民应有的权利,然而两者之间的理想状态则是最大限度的利用好档案.当然这是需要在合理的范围之内.目前,“重藏轻用”的观念已经根深蒂固,不能及时的开放档案是个普遍的问题.我国档案利用工作需要及时的更新观念,减少其利用的限制,方便民众的便捷利用.
(二)丰富档案珍藏内容
档案馆藏是能够将利用效率提高的基本,从上面的表中,我们不难看出,综合档案馆的馆藏正在逐年增长.在增长的同时我们还需要做到：
1.注重质量优良的档案收集,需要从多个渠道进行筛选,并非多多益兽.
2.对馆藏档案进行合理分类和整序.
3.加强对目前现有的档案鉴定.
(三)建立完善合理的利用利益评价机制
档案部门通过分发档案信息反馈表,或者利用网络资源在网上进行利用者的反馈信息调查.这样在研究和分析用户反馈信息的基础上,可以对用户利用档案后产生的效益进行追踪调查,并通过一定的量化与档案部门的投入进行比较,形成一套更为合理的档案利用效益评价机制,以便相关部门采取一定的措施,从而确保档案开发利用工作的健康发展.
总之,档案利用数据的统计是必须的,也反映出了档案利用的另一个面,笔者认为更重要的则是对于实际效益的了解和收集,从而有利于其信息资源的开发、利用,方便社会各界,更好的为社会经济建设服务.
作者单位：福州广播电视集团
总结：本文是一篇档案利用论文范文，可作为选题参考。
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