简介:适合不知如何写合同系统方面的相关专业大学硕士和本科毕业论文以及关于合同系统论文开题报告范文和相关职称论文写作参考文献资料下载。
摘 要:财务管理工作的提升和创新与信息化水平密不可分.本文以ERP合同管理系统在Z公司的实施情况为例,重点介绍了该系统的实施方案及功能,对合同管理系统的推广具有一定的借鉴意义.
关键词:ERP 合同管理系统 系统功能 实施应用
一、ERP系统在G电力公司的发展
G公司成立于1999年,旗下拥有包括Z公司在内的全资、控股、参股发电企业36家.G公司以“打造国际一流的发电企业”为目标,通过15年的不懈努力,信誉度和知名度在业内外持续提升,得到了社会各界的广泛认可.公司财务管理工作也不断落实 “规范化、国际化、信息化”的总体思路,以信息化带动财务管理的创新,实现财务职能的真正转型.G电力公司引进国际先进的 Oracle ERP系统,实施并不断拓展财务管理信息系统功能,在总账、应收、应付、论文范文、固定资产等模块运用成熟的基础上又相继开发运用了资金系统、预算系统.为了规范合同管理,实现合同业务与财务系统的对接,ERP合同管理系统也应运而生.G公司选取N电厂为试点,于2010年进行ERP合同管理系统的开发实施,实施成功后逐步在各家电厂进行推广应用.
二、ERP合同管理系统在Z公司的实施概况
为了规范合同基础数据管理、提高工作效率,实现从项目计划、采购、合同执行到财务结算、付款的全过程信息化管理,以及所有成本项目的事前刚性控制,依据G公司财务管理《十二五》规划中信息系统整体规划、分步实施的原则,Z公司ERP合同管理系统的开发实施工作于2013年12月正式启动.经过4个月的开发实施,历经系统需求调研及讨论、认知培训、客户化开发、用户功能培训、基础数据收集、系统环境搭建、上线前培训等关键阶段,已于2014年4月1日正式上线运行.
三、ERP合同管理系统的设计方案及功能
(一)合同系统总体方案
1、合同系统管理主要包含项目计划管理、采购管理、合同管理,并实现与G公司现有的ORACLE ERP系统无缝集成和统一管理.
2.合同管理系统包括两个主流程：外委项目流程、物资采购流程.
外委项目流程为合同管理系统的标准流程,包括从业务部门发起的项目计划到合同审批直至财务结算付款的全过程管理.首先由业务部门在系统中提交项目计划；审批通过的项目计划由合同管理部门接收,自动生成采购申请；补充完善后的采购申请审批通过后会进入采购结果阶段；采购结果审批通过后方可进入合同工作台录入合同信息并提交评审；合同评审结束后合同生效,即可进入接下来的合同进度（即合同结算）阶段；合同进度审批通过后方可进入合同付款环节,提交付款单.审批通过的合同进度以及合同付款只需财务人员进行“查找”“导入”操作,结算及付款信息便会转变为会计分录,自动生成在ERP财务应付模块中,形成论文范文及付款凭证.
物资采购流程体现了ERP中各系统的高度集成性.该流程的数据源为ERP-SCM系统中审批通过的采购订单,采购订单导入合同管理系统中直接形成合同.收到论文范文后由采购员在系统中根据订单项目匹配论文范文；匹配后的订单才可以生成付款信息,进入付款审批环节；审批通过后由财务人员接收,自动生成付款凭证.
(二)合同系统功能
1.预算控制
对成本论文范文进行系统预算控制是合同管理系统的一项重要功能.在合同管理系统预算管理职责下通过“项目计划”“预算接口管理”进入“预算导入和查询”窗口,下载预算模板到本地；完善模板中的预算信息后进行“预算导入”即完成了系统中成本论文范文预算的设置.导入预算后可进行预算查询,查询预算详细数据.
预算控制设置在业务的最前端即“项目计划”环节,当预算已全部占用时将无法提交项目计划,避免预算外事项的发生.当预算外事项经领导审批同意发生后,预算员将系统内该论文范文预算修改后,该项目计划才可以提交.
2.项目计划管理
主要进行项目计划的申请填报,包括项目名称、业务分类、入围资质要求、项目内容清单、技术要求及质量验收标准、采购方式、预算类别、供应商及其资质业绩等内容.
预算类别与“预算接口管理”中录入的预算相关联,选择相应的成本科目后会自动带出预算项目,并分别显示“总预算”、“已执行预算”、“已占用预算”及“可用预算”的金额.当可用预算为零时,系统将弹出超预算警示,该项目计划将无法提交.
在询价比选及直接采购的采购方式下,需由项目负责人推荐供应商.因合同管理系统与财务账务系统的集成性,两个系统共用供应商库.因此推荐供应商时无需输入供应商名称,输入关键字查找即可选择库中的供应商.若供应商库中无此供应商则选择“未确定供应商”,在“备注”信息中输入供应商全称.待进行到“采购结果”阶段,供应商已选定,由FMIS系统管理员在供应商库中对该供应商进行新增后,合同主管再进行选择.此种设置方式是在合同系统与账务系统集成,共享供应商库的前提下,为了避免供应商库冗余而采取的方法.
在推荐供应商时需提供供应商的资质业绩.可在单元格中进行输入,也可以通过“附件管理”,将资质信息通过word、pdf等格式以附件的形式上传到系统中.
项目计划提交后可进行查询,查看审批状态及审批历史.若发现自己提交的信息有误,在未审批完成的状态下还可以点击“收回”将单据停止审批返回至填写状态,收回理由会发送至已审批人,告知收回原因.
3.合同管理
项目计划、采购申请、采购结果依次审批通过后,合同主管即可在合同工作台中完善合同信息.合同信息包含有：合同编号、采购订单、合同名称、订单类型、供应商名称及收款信息、合同类型、论文范文类型、合同明细类型、费用来源、供应商地点、费用来源、合同分类、合同金额、变更金额、变更后金额、累计付款额、进度金额、质保金比例、质保金金额、录入日期、项目计划、业务计划等内容.
（1）合同评审.合同评审的过程即为传统纸质合同的会签过程.合同评审界面突出合同论文范文所属预算,合同工作台中同时支持“附件管理”,合同文本将以电子文档的形式作为附件进行上传.在系统中评审合同的同时依旧可以看到完整的合同条款、约定,既减少了抱着合同各处签字的人力与时间,又满足了对合同内容完整性的需求.
（2）合同变更.当合同金额或条款发生变更时在变更工作台处选择要变更的合同名称,填写更改的内容,根据更改信息选择变更类型,变更类型与审批流方案一一对应,提交审批通过后合同变更内容生效.
（3）合同论文范文及合同进度.合同论文范文工作台为合同的论文范文提供了归纳、整理的场所,同时也是进行合同进度（即合同结算）的依据.合同论文范文中包含论文范文编号、类型、日期、金额、税率、税额等信息.此处也支持附件管理,可根据管理需求选择是否挂接论文范文扫描影像.信息录入完整的论文范文勾选“结算”即自动进入合同进度界面,生成合同进度结算信息,补充进度类型、进度备注等信息后便可提交审批.可以勾选一个论文范文也可以对多个论文范文一同进行结算.
（4）合同付款.审批通过的合同进度,勾选一个或多个进度进行“付款”即自动生成合同付款,本次申付金额、付款依据等信息补充完善后即可提交审批.
（5）合同预付款.提供合同预付款功能,预付款信息会根据合同内容自动生成.合同预付款与合同进度相关联,当有预付款存在,填写合同进度时可勾选核销预付款,并输入核销金额.
（6）合同验收.提供系统内合同验收审批功能,由项目计划提交人对合同进行验收.在验收工作台上新建“验收”,根据合同编号等字段查询所要验收的合同,完善开工时间、完工时间、项目验收内容、验收结论等信息即可提交验收审批.
4.印花税管理
印花税管理主要包含：印花税设置、印花税工作台、印花税查询三部分.
印花税设置是系统自动生成印花税的基础.在“印花税设置”处根据不同的合同类别设置相应的印花税率及账户科目,进入“印花税工作台”,根据“合同编号”“合同类型”、“是否已交”等关键字段信息查找,系统会自动筛选并计算出相关合同的印花税税额.
在要缴纳的印花税后勾选“已交”,保存后点击“导入日记账”,印花税信息会传输至总账,生成相应的会计凭证.
5.授权管理
系统为因出差等无法在ERP合同管理系统进行审批的人提供授权功能.输入被授权人名字,查找,输入开始时间,结束时间,即可轻松将自己的审批权限转移至他人,不会耽误业务在系统中的流转.
此功能也为系统管理员提供了便利,当某个职务的人员发生了变更后,直接进行授权操作,即可完成系统中所有审批流中该审批人的更新替换.
6.系统查询功能
合同管理系统提供强大的查询功能,主要为各工作台查询、追溯查询、报表查询.
各工作台设置多个关键字段,使查询更加高效、便利；导出生成电子表格即形成相应的电子台账.同时各界面支持追溯查询功能,无论是在审批或查询过程中,均可追溯查看之前环节的内容.另有合同查询报表,如：合同管理预算明细表、项目计划表、项目进度表等,为用户提供更加清晰直观的查询服务.
7.个性化设置
系统支持个性化的需求开发,为了实现合同相关业务系统一体化,Z公司在G公司原有系统中增加了“开工报告”及“预算外审批单”两个单据,使所有合同相关单据的审批在系统中进行.
四、ERP合同管理系统的实施过程及应用
(一)系统实施关键节点及内容
Z公司合同管理系统实施主要经历了以下几个关键阶段：
1.系统认知培训及用户需求调研
主要将系统的理念、大致功能及作用进行讲解,同时调查收集各业务部门人员对系统功能的需求.
2.基础数据整理
需要对所有业务类型从立项到付款等各阶段审批流程、单据格式等内容进行收集整理.这是一项庞大并且重要的基础工作,对系统的正常运转有着根本的影响.Z公司对29种合同业务类型从项目计划、采购申请、采购结果到合同评审、变更、结算、付款等各阶段的200余条审批流程、10余种单据格式进行了收集整理,整理后与授权手册进行核对,经财务、物资、经营、内控共同审核,公司领导批准后在系统内设置.
3.系统搭建
该部分主要由技术实施人员进行操作.
4.用户培训
合同管理系统覆盖各业务部门、合同管理部门以及财务部门,用户众多；且业务部门人员作为合同业务的发起者,在系统中内容填写的正确性,如：业务类型、占用预算等,直接影响着当前阶段以及后续阶段的审批流程,因此系统培训成为合同系统实施过程中的一项重要工作.
自合同管理系统实施运行以来Z公司共进行集中用户培训9次.其中认知培训1次；生产人员功能培训1次,管理人员功能培训1次,经营、物资、财务专项培训共3次；试运行前项目计划人员专项培训2次；正式运行后扩大培训1次.每次培训对上次培训中提出的需求进行回复,对系统运行中出现的问题进行重点强调,对系统下阶段的运行方式及要求进行说明.培训后编写培训记录,形成系统实施档案.
5.期初合同录入
因合同管理系统按年度预算进行论文范文控制,在本年度系统上线前已签订的纸质合同或跨年有效合同均需补录在系统中.该类合同中预算、业务类型、税率等信息是否正确直接影响了日后结算及付款审批流程的正确性,因此需对此部分工作予以重点关注.
6.系统上线运行
为了实现合同业务载体由纸介质向电子系统的平稳过渡,保证合同业务的顺利开展,系统上线先采取纸质合同会签及ERP系统并行的方式进行试运行,试运期1个月.试运行期间各合同环节人员对系统运用有了更加全面清晰的了解,同时对期间发现的部分系统问题进行调整,为系统正式稳定运行提供了保障.
(二)系统实施应用中的主要问题
已提到合同管理系统涉及众多部门,业务部门与合同管理部门、合同管理部门与财务部门之间众多的需求与矛盾是系统实施中的最主要问题.因此,财务作为系统实施的负责部门,需要以流程规范为基准,以公司整体利益最大化为原则,进行协调解决,保证系统的顺利实施应用.
五、ERP合同管理系统的意义
1.基础信息有效归集
合同管理系统实现从立项到合同验收的全过程管理及信息归集,支持以合同为基础的从始至终的查询.
2.业务流程规范管理
合同管理系统依据业务流程的先后顺序进行设置,每一流程的审批结束为下一流程开启的必要条件,不可逾越.从系统角度规避了业务流程管控中的风险.
3.论文范文预算刚性控制
利用信息化手段提升预算管控能力,将预算控制前移,从论文范文源头即立项阶段进行预算的刚性管控.
4.管理效率有效提升
将传统纸介质的审批单据全部纳入网上系统审批,节约了纸质单据流转所需的人工成本及耗费的大量时间；各类报表及电子台账的自动生成使数据的准确性及管理效率得到大幅提升.
5.决策支持提供保障
完整的基础信息及强大的查询、自动生成功能,能够及时、准确地提供各类有效信息,为领导决策提供可靠保障.
参考文献：
[1]G电力财务治理系统.2009.
作者简介：
杨 巍 女,30岁,中级会计师、经济师.自2008年毕业以来就职于内蒙古国华准格尔发电有限责任公司财务产权部.先后从事出纳、论文范文报销、工会会计、物资管理、FMIS管理、成本管理工作,现为预算高级主管.
合同管理系统:框架合同系统使用指南
（作者单位：内蒙古国华准格尔发电有限责任公司 内蒙古鄂尔多斯市 010300）
总结：这篇合同系统论文范文为免费优秀学术论文范文,可用于相关写作参考。
合同管理系统引用文献:
[1] 超市管理系统论文题目大全 超市管理系统论文题目怎么定
[2] 最新超市仓库管理系统论文选题参考 超市仓库管理系统论文题目选什么比较好
[3] 最新超市管理系统设计论文选题参考 超市管理系统设计论文题目选什么比较好
