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信息化趋势下高校学位档案收集和整理

主题:学位 下载地址:论文doc下载 原创作者:原创作者未知 评分:9.0分 更新时间: 2024-05-04

简介:本文是大学和升学考试方面有关论文怎么写与学位有关毕业论文开题报告范文.

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目录

  1. (一)管理模式陈旧
  2. (二)收集资料不规范
  3. (三)管理人员素质有待加强
  4. 二 加强高校学位档案信息化建设的价值体现
  5. 三 优化高校学位档案管理的措施
  6. (二)完善档案管理体制,做好监管工作
  7. (三)加强工作人员素质的提高,培养职业精神

摘 要:“信息化”通常是指利用智能化计算机设备信息获取、信息传递、信息处理等功能来代力完成相应的工作内容.高校的学位档案管理由于其工作内容涉及到相当庞大的信息采集和数据整理,因此在管理工作上一直存在着不容忽视的缺陷.本文结合高校学位档案的信息化建设展开分析和研究,希望针对此现象寻求行之有效的解决方案.

关键词:信息化;高校;学位档案;管理

引言:学位档案统指学生的全部个人在校信息,一般以表格、文字等形式形成文件材料,集中体现学生在校期间各阶段的学习成绩、取得的相关学位证书、发放时间以及新生录取通知书、毕业论文答辩等相关材料.直接关乎学生在未来的应聘面试中将会获得什么样的薪资待遇,以及取得怎样的职能岗位.因此学位档案无论是对学生个人还是学校整体来讲都有非常重要的留存意义.高校也应加强对此方面工作的投入和建设,正视当前档案管理工作中存在的不足,积极采取措施来完善档案的收集和整理工作.

一、当前高校在学位档案的收集与管理工作上的不足

(一)管理模式陈旧

个别高校在学生档案的管理上依旧沿用传统的管理模式,大量的纸质文件堆积排列杂乱,容易造成档案的缺失或损坏,同时也具有很大的安全隐患.对于档案的查找工作也造成很大困难,不利于日常管理,丝毫没有起到保护学生的作用.

(二)收集资料不规范

学生的在校涉及的层面相当广泛,特别是针对在校研究生的档案收录更是如此,另外由于学生的基数庞大,许多高校在建立学生个人档案时都出现漏录、乱录、混录的情况,导致了学生的缺失或者不相符,学位档案的建立毫无意义.甚至有个别高校让学生自行整理档案,然后由导师统一上交给学校管理.

(三)管理人员素质有待加强

由于常年重復学生档案的整理与保存,因此档案管理的工作内容相对枯燥;加之学校对管理工作的不重视,无论是在设备更新还是资金投入上都十分有限,也导致了管理人员在日常保管档案以及档案归类上相对困难;同时随着学校的发展,每年的招生数量都呈增长趋势,这也使管理人员的工作量在不断增加[1].综上几点原因都是导致管理人员在日常管理工作上效率低下,同时缺乏责任意识的原因.其最终结果就是学生的个人档案信息无法长久的留存,对学生和学校均造成不可估量的损失.

二 加强高校学位档案信息化建设的价值体现

随着信息技术的发展,将学生的学位档案数据化,可以有效减少学生的在采集过程中的遗失或者缺漏,便于工作人员收集和整理,可以有效提高其工作效率,同时保障学位档案的完善和准确性.

同时由于数据化信息便于传递的特性,无论是对学生档案收录过程中的提交上传,还是今后工作当中的调整变动,都提供了很大的便利性和安全性,可以无视时间和空间的限制做到实时传递.

另外数据化信息还具有可再生的特性,因此对与学生学位档案的长久留存具有非常重要的意义,不但可以减轻日常管理工作的难度,也使档案的安全性得到保障,真正体现了档案管理工作的实际价值[2].

最后不同于纸质档案需要手动查阅的特点,数据化档案可以做到即时查阅,极大的节省了时间成本.

三 优化高校学位档案管理的措施

虽然电子档案具有很多优势,但也不可否认数据化信息具有易修改且不留痕迹的特性.这一特性决定了电子档案的原始记录性难以鉴定,因此其在现实中依旧无法取代纸质档案的作用[3].因此在信息化高校学位档案的收集与整理工作中,应要强调现代化信息技术对人力资源所起到的辅佐作用,通过信息化的便捷手段来优化对学生的档案管理工作,具体措施如下:

(一)纸质档案与电子档案的建立同时进行,提高管理的时效性

在采集学生信息建立纸质档案的过程中,要保证电子档案的建立工作同时进行,以确保两者能够相互印证,避免在采集过程中由于工作人员的疏忽而导致的信息缺失或混乱.档案建立完成后,要对纸质档案的分类保存工作进行信息化管理,例如根据互联网数据检索的方法建立数据库,确保工作人员可以直接在电脑上查询电子档案对应的纸质档案所在的书架位置,实现档案的同步归档,加强线上管理功能,提高查询工作的时效性和准确性.与此同时,高校也应该建立起互联网档案馆,不仅满足了管理人员的工作需要,也可以让学生快速的查找.

(二)完善档案管理体制,做好监管工作

学位档案收录的学生十分繁杂,既有学生基本的入学信息也有研究生在校期间所取得的科研成果.因此必须根据档案信息自身所具有的价值来判断其开放时间、是否进行数字化信息建立、以及相应的保密程度等等.这就涉及到各部门与档案收录人员之间的协调,同时也要求档案的管理工作必须建立起完善的管理体制,通过高校各院系的共同监管来保证其收录信息的真实性,准确性.同时各院系之间也应对其积极配合,将学生在校期间所取得的真实成绩及时上传,辅助管理人员完成对档案的建立工作.学生自身也应具有一定监督意识,及时核对自己的,监督档案管理人员完善档案内容.除此之外,由于学生的学位档案具有较强的隐私性,为确保学生的不被泄露,学校也应该加强对管理人员的监管制度,确保学生的个人隐私安全.

(三)加强工作人员素质的提高,培养职业精神

除了加强对档案管理工作的资源投入,确保其配套的工作设施完善以外,加强对工作人员的专业素质培养也至关重要.学校应拨调一定经费,每年定期邀请具有档案管理经验的专业人士进行现场指导,通过学校当前的档案管理状况,指出其中处在的不足,并现场教授经验如何进行改进,加强档案管理人员的专业技能培养.同时信息化的管理技术离不开对计算机的操作应用,学校可定期组织工作人员外出培训,以加强工作人员的工作能力.最后学校应制定合理的考评制度,定期对管理人员综合能力进行评定,对专业能力突出的工作人员予以一定的表彰奖励,以提高档案管理人员的工作积极性[4].

结论:学位档案的管理工作与学生的发展前途息息相关,学校应重视这方面的工作,加强管理制度同时引用先进管理模式.同时信息化的管理技术可以使档案管理工作具有较高的时效性和准确性,因此高校应该注重在学位档案的信息收集和整理过程中投入信息化建设,同时做好人才资源的配置,提高管理工作者的专业素养,做好院系之间的协调工作,保障档案管理工作的顺利进行.

参考文献:

[1]赵海燕.信息化背景下高校学位档案的收集与整理研究[J].信息记录材料,2020,21(7):49-50.

[2]冯惠玲,闫慧,张姝婷, 等.中国图书情报与档案管理教育发展研究:历史与现状[J].中国图书馆学报,2020,46(1):38-52.

[3]胡雪飞,金晓原,龚海洁, 等.浅析高校人力资源管理中将人事档案和业绩档案整合管理的可行性研究[J].福建茶叶,2019,41(6):163-164.

[4]陈明璇,唐良凤,新吉乐.高校图书资料的信息化建设策略——以华南农业大学公共管理学院图书资料室为例[J].信息记录材料,2020,21(8):58-59.

作者简介:

陆蓓(1989—),女,江苏人,硕士研究生学历,南京工业大学浦江学院教师,研究方向:档案管理.

作者单位:南京工业大学浦江学院

总结:小结,本文是关于学位方面的大学硕士和本科毕业论文范文,可作为大学和升学考试相关论文开题报告写作参考和职称论文写作文献资料.

学位引用文献:

[1] 大学和升学考试学士学位论文范文 大学和升学考试有关专升本毕业论文范文3000字
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