《新时期建筑执法档案存在的问题与解决方案》
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摘 要：在进行城市建设管理的过程中,需要针对众多的建筑工程项目开展行政执法监察,监察过程中会留有大量的行政执法档案资料,这些档案资料是证明建筑工程合理性以及合法性的重要依据,同时也是处理建筑纠纷的原始法律凭证,因此做好建筑执法档案管理就显得尤为重要.但是目前对于建筑执法档案的管理还存在一定的问题和不足,文章就主要针对这些问题加以分析,进而提出有效的解决方案,旨在提升新时期建筑执法档案管理质量和水平.
关键词：新时期;建筑执法方案;管理问题;解决方案
随着我国社会经济的发展和城市化进程的加快,越来越多的建筑工程项目投入建设,在工程建设的过程中必须要保证建筑项目与城市规划管理的协调性和一致性,在行政执法制度的监督和制约下进行工程建设.在开展行政执法监察工作的过程中,会对建筑工程项目建设管理情况进行全面的调查,重点对违反建设用地规划、建筑工程施工内容违规违法等的行为进行严厉查处,目的就是纠正建筑工建设和施工中存在的不良行为,从而助力城市环境综合整治.[1]在行政执法的过程中会产生大量的档案资料,真实地记录了行政执法的过程以及结果,有非常重要的参考价值,但是长期以来由于缺少对建筑行政执法档案管理工作重要性的认识,造成了一些原始记录和凭证的丢失,使得在进行城市建设管理规划的过程中缺少参考和依据,在新时期要重点强调对建筑执法档案的专业化与规范化管理,深入分析当前建筑执法档案管理中存在的问题,寻找有效的解决方案,为后续建筑行政执法工作的开展奠定重要基础.
1 建筑执法档案管理中存在的问题分析
1.1 建筑执法档案管理缺乏规范性
由于缺乏对建筑执法档案管理重要性的认识,导致当前建筑执法档案管理工作规范程度不高,降低了档案管理效率和水平.首先就是体现档案的立卷不够规范,并没有严格和标准的档案收集与整理分类流程,只是机械性的进行档案资料的堆积,使得建筑执法档案的实际利用价值不高.其次就是体现在建筑行政执法档案管理部门领导机制不够健全,在开展档案管理工作的过程中不注意对相关工程执法档案资料的保存与收集,存在着随意丢弃、格式不统一等的问题,也就降低了建筑执法档案管理质量.
1.2 建筑执法档案管理手段比较落后
目前在进行建筑执法档案管理时,还普遍存在着管理手段落后以及管理形式单一的问题,导致建筑执法档案管理效率低下.伴随着信息时代的到来,建筑执法档案管理也应当搭建新的平台,创新档案收集与整理的方式方法.但是就目前的建筑工程执法档案管理现状来,尤其是对于一些基层的建筑行政执法部门来说,大多仍然采用传统纸质档案管理的办法,进行简单的文件整理与文字记录,而对执法过程中的影音以及视频等材料难以呈现[2],影响了建筑执法档案管理的完整性和真实性.
1.3 缺少专业的建筑执法档案管理人员
伴随着当前我国建筑工程项目的逐渐增多,城市建设管理与建筑工程行政执法的任务越来越重,形成的建筑执法档案资料就越来越多,这就考验着我们建筑执法档案管理队伍的专业能力和工作水平.[3]但是就目前的情况看,在基层的行政执法队伍当中,缺乏专门从事档案管理工作的人员,从事档案资料的收集和整理大多是由行政岗位文员进行,其工作内容也只是简单的进行文件整理,难以有效的应对城市建设档案管理主管部门的监督和审查.
2 新时期针对建筑执法档案管理问题的优化解决方案研究
2.1 构建科学规范的建筑执法档案管理体系
在新时期要强化建筑执法档案管理水平,就要解决好当前建筑执法档案管理中存在的突出矛盾,通过构建科学的建筑执法档案管理体系来规范和约束建筑执法档案管理行为.首先就是要明确建筑执法档案立卷和归档的标准,要根据在开展建筑行政执法管理的过程中所确定的建筑工程行政违法行为性质来进行档案资料分类,并且做好标注,方便进行后续内容的补充以及查阅检索,从而保证能够切实的发挥建筑工程行政执法档案的凭证和依据作用,提高档案资源的有效利用率.[4]其次就是要健全建筑执法档案管理机构,基层行政执法管理部门作为第一手档案信息资料的获取者,必须要自觉的承担起档案管理的职责和任务,成立专门的行政执法档案管理小组,小组领导人员都督促组员做好初步的信息资料收集和整理,保证档案资料的真实性和完整性,确保基础资料不丢失、不乱放.
2.2 创新建筑执法档案管理形式
新时期要做好建筑工程行政执法档案管理工作,就必须要实现建筑执法档案管理形式的创新.首先就要求建筑行政执法管理部门要转变传统的档案管理工作方式方法,投入相应的资金来搭建现代化的档案管理信息平台,由传统的纸质档案管理逐渐演变为电子档案管理,并且采用文字、声音、图像等综合管理形式来全过程的进行行政执法记录.其次就是要借助于建筑执法档案信息化管理平台来实现各部门之间的有效沟通与合作,建筑行政执法部门要与城市建设档案管理部门之间进行必要的业务往来,在城市建设档案主管部门的指导下,进行科学的档案分类、整理以及排列,提升建筑工程行政执法档案管理的专业化水平.最后就是要将建筑执法档案看作是一项重要的学习资源,从发现的各类建筑行政违规违法行为之中明确今后开展建筑工程规划管理的重点,构建更为完整、准确和系统的建筑行政执法档案管理数据库,实现对各类历史卷宗的整合,并且借助大数据的分析与处理能力按照年份以及关键词来编制检索目录[5],真正的使建筑行政执法档案为城市建设管理提供必要的信息服务,进一步提升建筑執法档案管理应用价值,拓宽档案管理服务渠道.
2.3 组建专业化的建筑执法档案管理团队
在新时期要开展好建筑执法档案管理工作,人才是基础.行政执法管理部门要组建一支专业化和高素质的执法档案管理团队,首先就要完善档案管理,岗位设置和职能配置[6],选拔德才兼备的工作人员专门的从事行政执法档案管理工作,避免岗位,强化对建筑执法档案管理人员的考核,提升档案管理人员的积极性与主动性.其次是要进一步提升当前建筑行政执法档案管理人员的专业技能,管理部门要积极的寻求当地档案主管部门的指导与帮助,聘请专职档案员来给基层建筑执法档案管理人员进行业务培训与技能指导,从而有效提升建筑执法档案管理团队的工作能力.
3 结语
在新时期做好建筑执法档案管理工作,解决好以往建筑执法档案管理中存在的问题,能够实现建筑执法行为与执法档案管理之间的良性互动,为建筑工程行政执法业务的开展以及行政执法管理方案的优化奠定重要基础.
参考文献
[1]李珍.建筑工程行政执法档案管理若干问题研究[J].兰台内外,2020（06）：47-48.
[2]张月.建设行政执法档案管理工作规范化体系的措施研究[J].企业改革与管理,2019（23）：25+27.
[3]陈月美.建筑工程执法档案管理现状及存在问题浅析[J].江西建材,2019（09）：206-207.
[4]梁珊珊.新时期建筑工程行政执法档案管理的重要性及科学化管理措施[J].办公室业务,2019（18）：147-148.
[5]范思韵.建设行政执法档案管理存在的问题及处理措施[J].办公室业务,2019（17）：93.
[6]林琼.浅议建设行政执法档案管理存在的问题及解决方案[J].地产（电子版）,2019（15）：95.
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建筑和解决方案引用文献:
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