《依法治国理念下合同管理对于财务管理的影响》
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摘 要：合同是一切经济利益的起点和终点,企业中的主要经济行为都是通过合同实现的,公司就是一系列契约的总和.而财务管理,财务报告是以货币为主要计量尺度,反映和监督一个单位经济活动的一种经济管理工作,因此合同的签订,执行与企业的内部控制,风险管理,税务筹划,财务报告直接相关,处理不好会形成财务黑洞.
关键词：合同;财务管理
一、合同管理对于财务管理的具体影响
在日常工作中,财务部一般从基础凭证,系统数据人手,比如客户汇款凭证,系统的发货数量和金额来确定事项对于当期生产经营状况和财务报告的影响.九层之台,起于累土,这些信息固然可以反应一个公司财务绩效成果,但是这些事项提交到财务部门时是经济活动已经发生,财务只能在合规性,真实性等方面做事中控制和事后的分析考核,真正的事前控制是在签订合同之前,从价值管理的角度,进行不同方案进行评价,选择最适宜的方案,并在合同文本中加以体现.如果对应的合同文件没有提交到财务部,财务没有渠道预知企业所签订的各项合同对财务状况的影响,则无法提供一份客观真实的财务报告,对公司的财务状况做全方位的披露.如大股东签订了抽屉协议,以公司的财产对大股东所控制的其他公司签订担保协议进行担保,如果在财务报告中没有进行披露,相关人员无法获知此项或有负债,公司如果被债权人起诉,财产冻结,公司不可能持续经营.
财富的一半来自合同.合同一经成立双方当事人之间就发生了权利、义务关系.合同是法律行为,但是首先是经济行为,也是一切经济利益的起点和终点,签订,履行,妥协,诉讼等都是在评估成本和收益的基础上作出的.企业中的经济活动多数是通过合同来约束和完成的,比如在采购时要和供应商签订合同或者框架协议,租厂房需要签订租房合同,销售产品,对应销售合同,承接工程,有工程框架协议,合同贯穿于企业的主要的业务活动中,所以合同的内容直接影响到企业权力义务的承担,也直接影响到企业财务管控的各环节,财务报告的质量.
在企业里,会计核算主要反映企业的财务状况,经营成果,流量,监督经济活动,并参与单位经营管理决策,帮助企业达成战略目标.合同是一切经济利益的起点和终点,因此合同生命周期管理对于企业财务管理的各个环节如内部控制,流程管理,风险控制,税务筹划,资金管理,财务报告的可靠和公允都有至关重要的影响.合同可以成就一家公司,反之亦然.
（一）企业在进行账目处理时要遵循权责发生制,实质重于形式的原则,以事实为依据,而不是以是否签订合同或者合同的内容作为记账的依据,在工作中,不能以交易事项的法律形式判断,必须依据其实质内容.账务处理要反映其经济实质.例如企业发行的优先股或永续债,确认为负债还是所有者权益需要依照发行的合同,例如附有强制付息义务的优先,法律认为这是一种股本,经济实质认为是一种负债,因为它像负债一样需要到期支付利息.
（二）企业在签订合同后财务需要对相应的文件全面的检视,充分理解内部文件和外部合同的关系,内部文件如果与外部协议有矛盾,内部的文件对于外部的协议没有约束力,合同的对方只需要履行合同的条款,没有义务遵守公司的内部文件.因此仅仅基于内部文件入账造成财务报表没有公允的反应企业实际情况.比如某企业需要购置房产,又不能以公司的名义买,于是借款给员工,由员工购买,企业和员工签订的时借款合同,在内部的董事会决议中有记载企业通过员工购买此项房产,如果财务基于董事会决议将房屋作为公司的固定资产入账,企业和员工签订的仅仅是借款合同,并没有约定房屋是的所有权是公司,房屋的房产证的产权人也是员工,根据合同,员工只有还款的义务,而无过户的义务.
（三）在为王的时代,资金管理决定企业存亡,需要控制营运风险,提升企业资金的利用效率.对于合同的签订,财务部门也要从资金流的方面加以审核,判断现有的资金是否能够支持合同的履行,以及对应的融资需求和融资计划,避免因资金不足造成违约造成企业陷入闲境,对企业的日常运营资金如工资发放,供应商货款造成影响,例如商业广告合同中,推广合同的金额以亿为单位,跨期超过一年,合同中规定,合同一经签订,预付30%,在审核合同时也要考虑公司的财务状况,在合同签订后需要预留足夠的资金支持,避免违约.大型设备是采用融资租赁的方式购进的,合同中通常约定一旦出现有一期租赁款迟延支付,其余租赁款均视为到期.一旦出现这种情况,对于企业资金的压力非常大.
（四）税务筹划是在纳税行为发生之前,在税法允许的范围内,对纳税主体的经营活动和投资行为等涉税事项作出安排,避免多缴税和早交税.在企业各个环节中,税收行为都是滞后的,经济活动发生,产生税收行为,依法纳税.合理的税务安排都是在涉税活动发生之前,对于企业的组织架构,经营活动形式提前做安排.因此在签订的合同之前,要根据具体的经济活动考虑相应的税收问题,综合财务,法律,税收,执行等因素,选择最佳的方案,做出最有利于公司的税务筹划和税务安排.
例如在企业并购重组时,在签订收购兼并协议之前需要了解相应的税收优惠,再去配比本次收购的安排,确保再交易各方利益最大化的基础上合同的安排尽可能享有税收优惠.例如在企业重组所得税规定中,股权收购,收购企业购买的股权不低于被收购企业全部股权的50%,支付金额不低于其交易支付总额的85%,股权或者资产负债情况可以按照原计税基础,避免了在这个阶段涉及所得税的问题,因此如果在签订合同时,对于相应的涉税事宜做一个具体分析,就能利用税收优惠政策,避免造成早交或者多交税款.
（五）对于合同下货款支付,根据内控合同管理的规定,财务部门应当根据合同条款审核后支付.未按合同条款履约的,未按要求签订合同的,有权拒绝付款,并及时向企业有关负责人报告.各方要严格遵守合同的条款,并要求相关业务部门提交相应的证据,保证双方严格的履行了合同,公司真正能够从合同中收益.比如公司收购时,收购,作价l亿元,收购完成日完成资产过户支付60%,未来业绩对赌2年,每年完成后支付20%,两年后全部股权转让款支付完毕.财务在每一阶段执行付款时需要严格依据收购合同,有业绩对赌要求时,支付前需要对方提交双方认可的会计师事务所的审计报告,严格验证各项财务指标,业绩指标是否达到对赌协议要求,若没有达成约定业绩目标,根据合同协商,协商不成,诉诸人民法院,财务要时刻关注审判的进程,在报表中及时披露,依据终审结果作为支付的依据.这个过程是一个动态的过程.
（六）在合同执行的过程中如果出现了争议,财务要听取各个相关部门如业务,法务的意见,根据事件的性质,做出自己的判断,不能完全以业务部门的意见作为处理措施.例如某公司应收账款审核不严造成公司大量货款无法回收,没有合同就发货,或者发货后没有收集相应的单据,如入库单,工程验收单等等.销售人员更替,也有去客户处沟通,但是效果不佳,销售因为希望把精力放在拓展业务上,提出做坏账处理,财务参与了全部的过程,看到虽然有部分单据缺失,但是通过努力,还是有进展,于是组建了一个小团队,制定了佣金等薪酬奖励制度,全职和客户沟通,整理单据,收回将近80%的货款.作财务部门的人员,对于合同法的精神要深刻的理解,也要和法务部门密切配合.同时在流程上要严格执行公司的流程,严把流程关,保证公司利益的最大化.
（七）在依法治国的环境下,当事人订立合同,应当遵守法律法规.对于阴阳合同,财务人员需特别注意合同的目的,合法性.“阴阳合同”,对外的并不是双方真实意思表示,是以逃避国家税收等为目的;对内的一份则是双方真实意思表示.阴合同给当事人带来的利益是建立在违规的基础上.现在税务局实行的是法人和财务负责人实名认证,在金税三和银行严格的大额资金交易报告制度下,需要特别关注对于当事人和企业的风险.
（八）合同如此重要,合同的管理不当必然会影响企业运营,造成损失.在现实中,曾碰到过业主委托建设单位施工一个厂房,工期长达两年,两年中双方相关人员都有变化,施工变更较频繁,变更多以邮件的形式沟通,财务在付款时发现工程的变更,很多不能提供相应的辅助资料,如变更的审批,可行性报告,施工资料,于是拒绝付款,双方资料保存都不完整,都不能提供足够的资料说服对方,双方不得不达成协议,聘请第三方的会计师事务所,对于这个合同执行的合规性做审计,财务部门主导,审计费各自分担50%,以审计的结果作为最终的结果.如果双方实施了合同管理的系统,把相关的合同、变更文件等存人系统,文件管理和进度管理,结算管理相结合,权责明晰.无论甲方或者乙方举证时结果令人信服.
二、如何在企业中进行合同管理
为了减少企业在合同各环节的风险,企业内控指引第16号—合同管理规定,企业应当加强合同管理,明确合同拟定、审批、执行等环节的程序和要求,定期检查和评价合同管理中的薄弱环节,采取相应控制措施,促进合同有效履行.作为财务,老板会喊你参与合同的进程.
(一)合同审核阶段注意事项
合同调查阶段,在和大的客户,供应商签订合同前,通常要做信用调查,看看公司的注册资本,财务状况,近几年的交易信用情况,违约情况等,关注其获利能力,运营能力,经营能力.
在合同谈判,拟定,审核时注意从源头上趋利避害,要从流程合规性、资金、税务,价款酬金和结算等方面控制风险,比如对于合同的审核上应关注是否符合公司内部的流程规定,如采购合同是否遵守了三家比较的原则,销售合同的是否在公司的审批权限内.
合同结算条款要审核是否符合企业信用管理规定.内部政策.比如不得用方式进行结算等.除特殊情况,不得全款预付等.
合同审核时财务也需要关注涉税事项,该合同对应的税目,纳税时间对于公司是否时最优的选择,是否有可操作性,比如叫车平台在和网约车司机签订合同时如果规定司机需要去税务局开具,合理,但是司机会增加工作量,而且不理解,平台如果和税务局沟通好,代为开具,可以提高效率,减少公司和司机的工作量.合同中需要明确约定类型的,以及合规.
对于特殊事項,比如关联交易,要审核是否公允,决策程序是否遵照了公司的章程,上市公司对普通关联交易和重大关联交易的披露要求也不相同,需遵守相关规定.
千江有水千江月,对于公司合同的审核仁者见仁,智者见智,公司通过全方位的合同审核,运行良好的合同管理系统,相应的合同管理人员和制度,以及合同执行的追踪,合同纠纷,争议的及时处理,让合同在企业的运行中发挥应有的作用.
(二)合同审批阶段的注意事项
在合同审批时需要关注是否是遵守公司授权审批的权限,由有权限的授权人审批.
(三)合同履行阶段注意事项
在合同履行阶段,要强化事中管理,全面履行本企业的义务,也时刻关注对方是否按照合同执行,一旦发现违约行为,应该立刻提示风险,把损失降到最低,对于合同约定不明确或是需要变更合同的,由双方对原有条款进行协商,变更或是解除.合同结算时应该按照合同条款结算,对于到期未收回的货款应该及时催收,未按照条款约定付款的应该拒绝付款.
合同的签署,履行,结算,补充变更,解除等都需要进行合同登记.
(四)合同管理系统的应用
为了保证合同的闭环管理,需要引入智能化的电子合同管理系统,有条件的公司应当实施相应的合同管理的系统,把授权管理、立项、审查审批、签订、履行和归档等工作借助合同管理系统平台进行了规范管理,实现了合同签订事前、事中和事后管理.
综上所述,合同管理同财务管理的各个环节,如结算,内部控制,风险管理,财务报告,税务筹划都息息相关,作为财务人员既要了解合同相关的法律规定,也要深入的参与企业业务流程的各个环节,确保公司风险在可控的范围,利益最大化,以及财务报告的真实完整.
参考文献：
[l]企业内部控制应用指引第16号——合同管理.
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