《办公室公文写作和公文保管中应注意的问题》
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摘 要 办公室公文在推进高校各项工作的具体落实和开展中占据着极其重要的位置.如何高效率的完成高校办公室公文写作与分类保管,不仅仅是高校工作人员必备的基本工作能力,同时更是高校行政工作的必然要求.高品质的公文写作和合理的公文保管方案,不仅能够帮助有效提升高校办公室的工作效率,也能够促进办公室各项业务的顺利开展.本文旨在讨论高校办公室公文写作的规范性与公文保管的合理方案.
关键词 办公室 公文写作 公文保管
中图分类号：H152.3文献标识码：A
0引言
随着时代的发展和社会体制的完善,高校办公室公文管理工作都面临着从形式到内容的巨大挑战.办公室公文写作是办公室的基本工作内容,在新时展下,提高办公室公文寫作能力是每一个办公室工作人员迫切需要解决的问题.基于高校办公室工作内容的需要,办公室写作的主要要求有以下两点.第一,严格保持办公室公文的规范性,每一篇公文做到“精确,优质、高效”,提高办公、办文、办会效率.第二,充分融合现代教育技术与文化建设发展思路的特点,吸取优质的新思想、新理念,力求完善办公室公文写作的内容实质,紧跟当代形势步伐.
1关于办公室公文的写作要求
办公室文书,首要要求就是实事求是.对于高校办公室公文写作人员来说,必须准确、真实地反映情况,不得掺杂个人观点和情感,坚持不夸大、不缩小,一是一、二是二、客观反映事实的基本原则.
第一,将充分领会写作意图作为前提条件.在公文写作前,必须要准确把握写作方向与主题,深入了解公文写作的意图、背景和目的.只有在此基础上,才能够保证后续写作的准确性,否则就会“失之毫厘,谬以千里”.同时还需要确定好写作的立场、意见、看法,进而使所描述的文字内容才能够紧扣主题,达到预期的表达效果.另外值得注意的是,单从领悟到写作的意图展开是不够的,公文写作人员还需对实质目标进行系统化地拆解分类并整理归纳,从而确保公文写作的系统性、科学性、实用性.
第二,保证写作内容的言之有物.公文质量的好坏取决于能否做到言之有物.只有保证写作内容的充实、有序、完整,才能够使读者从中获得有价值的具体信息,从而使他们遇到的诉求得以解答,进而产生共鸣感且颇具认同感.想要获得读者的认可,必须要了解读者的需求,需求是公文的基本素材,又是公文的写作目的.为了准确地理解需求,就必须对公文的材料背景有着充分的了解,对材料所涉及的背景、形势也具有深刻的认识.公文写作的内容必须紧密联系实际,并掌握真实的资料素材,深入调研、查漏补缺、总结经验.
第三,实现对公文写作结构的合理编排.合理安排文章内容的结构,形成完整的文章脉络和顺序,构建清晰的思路布局,是公文写作中的关键要素.从本质上看,布局结构既可以清晰地反映出公文写作者的思路与想法,也充分体现了文章的重点和精华.文章的布局结构应当遵循以下几个原则.第一,内容服务于扩展主题,切不能偏离主题;第二,准确客观地反映事物的发展与其内在规律;第三,逻辑清晰,条理分明.
总之,办公室公文写作作为高校各项工作开展中不可或缺的重要环节,公文写作者应当具备严谨的工作态度,高度的责任意识,丰富的文字功底.办公室公文撰写者对起草的公文必须要“站得住脚”,在充分考量内容真实性和逻辑严谨性的前提下,做到字斟句酌,反复推敲每一个字词、句段,确保行文科学合理、真实有效.
2关于办公室公文保管的建议
第一,对所有的办公室公文进行系统分类.保管者在接收到每一份公文后,必须及时、准确地对其进行分拣,严格按照办公室对于文件保管的规定来统一整理、分类排序,使公文的排列一览无遗、井然有序.不当的分类管理既容易造成公文遗失,又不利于公文的检索查找.所以,要对每一份公文在运转过程的每一个落脚点都予以及时记录,从而体现公文保管的全流程痕迹.此外,还应严格地遵循学校的相关规章制度,给每一份文件设定相对应的保密等级,在申请查阅涉密公文时,应获得相应的权限审批并依规登记手续.
第二,做好公文的日常管理工作.在现实工作中,通常在公文分发后,因保管落实不及时、跟进不到位,造成个别公文在运转中长时间滞留,以至时间延误,失去时效性甚至严重影响了相关工作的正常开展.这就要求高校建立科学合理的公文管理流程,结合工作实际完善公文管理制度,对公文保管及运转流程进行有效管控,避免办公室公文运转长时间滞留,公文遗失、缺乏痕迹管理、影响工作开展等现象发生.
第三,重视对档案和公文管理人员在专业理论知识和技能操作方面的培训.公文管理人员的工作能力和专业素养直接体现在公文保管在全流程中的应用效果.办公室公文作为高校行政工作中尤为重要的组成部分,因此必须重视公文管理人员的学习和培训,提高公文管理人员的专业素质和操作技能.在互联网信息化时代,公文运转和管理流程大多利用信息化技术手段,如使用OA电子办公系统、手机APP应用等.公文管理人员应根据实际工作需要,有针对性地学习档案管理的相关专业知识,熟练自动化办公管理软件的操作技巧,通过加强系统专业的理论学习和对信息化技术资源的熟练掌握,有效提升公文管理工作的实际效率.
3结语
综上所述,办公室公文写作的总体要求就是紧扣主题,明确读者需求,客观全面地反映真实情况,在写作中应做到主题明确,观点鲜明,结构合理,表达清晰这几点要求.此外,在公文保管流程中,应注重构建并完善科学有效的公文保管制度,不仅要求对公文的权限进行分级保护、按照类目有序排列,还要求重视培养公文保管工作人员的专业素质和信息化技术水平,据此科学有效地完成办公室公文保管工作.
作者简介：王磊（1987.12-）,汉族,四川省内江市人,本科,武汉大学本科生院,事业职员九级,研究方向：办公室公文写作能力与技巧.
参考文献
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文学引用文献:
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