《企业对外经济合同管理的逻辑分析》
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[摘 要]合同是企业实现生产经营的一种重要手段,在合同的签订与履行过程中,企业始终处于利益与风险并存的状态.企业必须对合同进行全方位管控,才能规避风险、减少损失,实现利润最大化.文章通过分析企业合同管理的逻辑起点、展开和局限性,为如何构筑一个科学、合理、富有效率的企業合同管理体系提供了可资借鉴的蓝本.
[关键词]企业;合同管理;对外经济
[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2020.04.088
合同是当事人或当事双方之间设立、变更、终止民事关系的协议.自商品交换出现,合同就是各类经济活动中非常重要的表现形式.对现代企业来说,合同管理既是实现内部组织效能的手段,也是企业经济活动良性运转的标志性载体.
“管”字的本义是指声音通过中空管道产生的和谐共振.“理”字原指物质组织的纹路,引申为事物发展的规律.企业管理的要义,就是把那些离散的、跳跃的、复杂的、相互交织的信息、人力、资本等资源进行统筹协调,线性整合成一套符合逻辑的体系或流程,以期维持、促进、强化企业生存和发展的需要.要构筑一个科学、合理、富有效率的合同管理体系,起初要梳理合同管理内在的逻辑关系.
1合同管理的逻辑起点
事物的发生都有一个起点,合同的起点是向对方发出要约或做出承诺,但这仅仅是事物自然发生的起点,不是合同管理的逻辑起点.合同管理应当先于合同发生,并贯穿整个合同订立、生效、履行的全过程.企业的规模、组织结构和市场形势深刻地影响着企业的管理方式.合同管理与生产经营密切相关,必须仿照组织内部纵横交错的权力流动建立管理模型.权力流动必须通过制度固定下来.制度既赋予权力又约束权力,能够有效地贯穿主体行为的始终.所以,合同管理应以制度为逻辑起点.
1.1合同管理制度设计
企业要围绕组织效能的核心将合同管理制度制定出来,发挥制度的统领作用,使得管理工作有据可依.一是制度必须有规范性和程序性.要明确各部门和工作岗位的职责,制定规范的程序,将合同管理的要求提前植入工作人员的意识之中,使他们在要约、谈判时,知道如何规避风险,并找到有利于企业经济利益的平衡点.二是制度必须有指导性和约束性.要建立合同风险防控机制,做到全流程管控,形成合同的闭环管理.三是制度必须有鞭策性和激励性.企业中各种生产要素资源是通过制度来调配的,如果合同制度能够充分调动各方的积极性,企业就是最有效率、最富活力的.
1.2合同管理机构与职责
如果说合同制度是企业组织意识的内在反映,那么,合同管理机构就是企业组织意识的外在表现.企业一般会设定专门的管理机构进行合同管理.主要职能是：制定、完善企业的合同管理办法及相应的实施细则;负责企业合同的跟踪管理、监督和检查;组织合同管理培训;参与规范企业合同文本;参与合同的调研、谈判和审核;参与合同纠纷的调解、仲裁或诉讼活动;负责合同的执行情况统计和综合考评;负责合同盖章生效等.
2合同管理的逻辑展开
合同管理的大前提确定之后,围绕合同签订、生效、履行、变更、终止的时间线索就可以推演出一个衔接紧密的流程图.这个推演既是实际情况的再现,也是逻辑展开的应有之义.它主要涵盖了合同的审批和履行两个方面.
2.1合同的审批
合同审批包括合同的签订和生效,是合同管理的关键环节,大多数企业对审批流程都有详细具体的规定.主要的责任节点依次是合同发起部门、财务部门、法务部门、主管领导、总经理等.合同发起部门要负责起草合同文本,保证合同业务的必要性、真实性及可行性;保证合同缔约方主体、企业资质的时效性与合法性,保证合同缔约方资信、履约能力;负责和合作方对接,并对合同的执行过程进行监管,确保合同履行顺畅;合同需要变更或终止时,负责相关手续;负责处理合同纠纷等.财务部门要核算合同金额是否符合预算标准,保证合同的付款方式符合要求.法务部门要审核合同条款的合法性、要约的完整性,进行法律风险评估,处理合同纠纷及诉讼等.企业主管领导要从分管业务角度把握合同签订的必要性,企业总经理要对合同签署的结果负领导责任.
合同审批进一步强化了各个部门的职责,激发了工作人员的主观能动性,使他们在分工、合作的过程中提高工作能力,并在制度的约束下不断创造新的工作方法.比如,合同的分类是否符合业务发展实际,是否有利于合同的履行;对外合作内容是否在授权范围之内等.这些问题都要在实际工作中具体考量.
（1）合同的分类管理.《合同法》是根据其所调整的社会经济关系不同进行的合同分类.企业的一般做法是按照自身的经营情况、履约方式等将合同划分为收入合同、支出合同以及其他合同.这样的分类方式便于和财务系统、项目管理系统衔接,有利于合同履行、内控和审计的需要.有的企业还会对重大合同规定特殊的审核程序和审议制度,比如金额超过一定数额的合同,以及涉及并购、资产调整、产权转让、对外投资、融资及担保等重大合同.对于主营业务合同,有的企业也会下发规范文本,以提高工作效率.
（2）合同的法人授权管理.企业在开展对外经济合作的过程中,面对复杂多变的市场环境,需要相当的灵活性和适应性.实践表明,企业的规模越大、管理的层级越多,就越需要把领导的智慧和能力向一线员工扩展和延伸,这就产生了授权制度.授权本质上是权力在不同层级间的流动,而流动的目的是为了实现企业的盈利.
企业授权制度的原则是统一授权、权责一致.实际操作中,合同授权又分为基本授权和特别授权.基本授权是指对于一般业务,基于管理岗位职责的授权.通常由企业负责人按照业务范围、工作职责授权给相关部门的负责人,每次授权期限为1年.特别授权是指对超出基本授权范围,针对某一特定事项或某项特殊业务、创新业务的临时性授权.特别授权不限于部门负责人,可以是具体的办事人员,授权的内容和期限在特别授权书中注明.此外,为了平衡风险控制效果和业务发展效率,企业通常要建立“法人授权委托书”档案,便于监管和评价.
2.2合同履行管理
合同履行是实现企业经济效益的源头,是企业综合实力的生动体现.先前的审批环节已经规划好了蓝图,并给各个职能部门打了预防针,现在是落实行动的时候.合同承办人需按合同规定的标的、质量、、酬金、数量、期限、地点等全面履约,不得擅自变更或解除.合同发起部门应及时交付产品或服务,按收款合同约定及时催收款项;需按合同规定付款时,依据企业的资金审批制度执行.财务部门要审核资金来源、督促收付款,避免出现挂账、呆账或延迟付款现象.物流部门要配合业务部门进行物资调配,做好货物出入库、商品质量检查验收等.
由于合同在履行过程中风险系数较高,企业要随时保持谨慎的态度,并做好必要的应对措施：一是建立合同履行档案.为履行合同所做的工作,要留有记录或者证据.比如合同各方的往来函件、通知、银行转账凭证等,尤其是具有法律效力的书面或电子文档,必须完整保存;二是建立信息汇报反馈制度.对于合同履行中的问题,要及时与法务部门沟通.对于可能发生延迟履行、履行不符合约定等违约行为,要及时向对方发出催告和异议.对于需要变更、补充、终止的合同,也要及时反馈、上报信息,把法律风险限制在可控范围之内;三是建立合同遗留问题处理机制.合同履行完毕后,可能会有一些遗留问题,也可能会产生法律纠纷,企业应指定专人负责,提出解决方案,并做出价值评估.
3合同管理的逻辑局限性
合同管理以制度为起点,以职责为约束,以人的行为为核心,形成了一套符合事物发展规律的管理模式.这实际上是运用了线性逻辑的思维方法.这种方法简洁明了,富有效率.但现实生活远比理想構建更为复杂.现代企业在应对激烈的技术变革、产业迭代的时候,往往不是看谁效率更高,而是看谁能更快地适应瞬息万变的市场变化.因此,企业要让管理尽量扁平化,把权力赋予“听得见炮声的人”.这无疑是一场组织结构的重塑,而根植于其上的企业管理包括合同管理也必将会产生新的变化.
参考文献：
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经济合同和宏观经济引用文献:
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