《现代企业档案管理工作信息化建设探究》
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摘 要：如今的社会已经步入了全面信息化数字化的阶段,互联网的高速发展对很多行业都产生了巨大的冲击力,银行、医院、学校等行业都采取了电子信息的方式来储存必要的档案.在这种背景下就对现代企业档案管理工作提出了新要求,建设信息化数字化的企业档案是企业稳定发展的基本保障,目前我国现代企业的信息化档案管理工作还存在着很多不足,因此现代企业必须要根据企业未来的发展方向建设属于自己的信息档案管理体系,采取积极的措施让现代企业的档案管理工作向信息化檔案管理方向发展.
关键词：现代企业制度;档案管理;信息化
目前我国大部分企业的管理制度已经越来越完善,由于市场竞争激烈,这就要求我国企业必须要走信息化现展的道路.企业信息化对于未来在市场的核心竞争力有非常大的影响,而企业信息化最重要的一部分就是档案信息化.对于现代企业而言,档案记录着企业发展的重要信息,对企业在执行重大决策时有很大的参考意义,因此企业应该充分认识到档案管理工作信息化的重要性,以此来为企业的未来发展和经济效益提供良好的帮助.本文从企业档案管理工作信息化建设的重要性入手,详细解析了目前档案信息化建设工作所存在的诸多问题,并提出了相应的解决方案.
1 现代企业档案管理工作信息化建设的必要性
现代企业的档案信息化建设主要是让档案管理工作从传统的纸质档案改变成现代化的电子信息化的方式,主要管理方式是不完全的摒弃传统档案信息工作,知识让传统档案信息工作与数字化管理相结合,产生新型的企业档案信息管理体系.现代企业档案信息化的管理模式主要是以信息技术为主要管理手段,以科学合理的管理方法为基础,能够更好的对企业档案的资源和信息进行最优化管理,与企业其他部门的信息实现资源共享,减少查询资料档案所用的时间,从而更好的为企业发展服务.其次,随着企业的快速发展,所保存的档案信息也越来越多,如果只采用纸质档案的方式保存很容易磨损,不易查询,而企业档案信息化可以完美的解决这个问题,档案的信息化建设不仅仅为档案管理工作减轻了负担,更推动着企业从传统的管理模式往现代化管理的转变.
企业运营中产生的档案信息非常重要,这不仅仅是企业的内部资料,更是在预测企业未来发展的重要数据,只有改变传统档案的管理模式,采用信息技术对管理方式进行革新,才能够保证档案信息管理工作朝向网络化、信息化的方向发展,才能更完全的适应于企业未来的现代信息化发展模式.目前我国大部分的企业档案管理工作主要是记录保存、整理归纳这几个方面的需求,很多企业对档案管理工作的重视程度不够,导致档案管理工作发展受阻.传统企业家的思想对于档案的管理相对较为保守,不能够理解如今全面信息化的时代,导致企业各部门资料不能够互通,更加阻碍了企业在市场上的发展.
2 目前企业档案管理工作信息化建设所存在的问题分析
1）档案信息化建设意识薄弱.由于现代企业的发展速度比较快,会产生大量的档案资料,这些资料的保存有助于企业下个阶段的发展.大部分企业档案管理工作的人员都没有意识到档案信息化管理的重要性,有大部分企业虽然具有电子信息档案管理的意识,但是还只是停留在档案信息的录入查询阶段,并不具备完善的企业信息化档案管理的体系.由于企业缺乏对档案管理工作的重视,很多档案管理部门得不到充足的资金来更新档案管理设备,进而影响到档案信息化管理在企业中发挥的重大作用.
2）信息化管理制度不完善,管理行为不规范.目前现代化企业并没有一套完整的档案信息化管理的机制,这也成为企业逐步走向现代化的阻力.我国在企业信息档案这方面的研究还不够,对于如何建设完整的信息化管理模式还不够熟悉.在企业实际工作的过程中,很多管理人员不知道该如何进行档案的信息化管理,对工作人员缺乏一定的培训和管理,因此长久以来必然满足不了对档案管理的高需求.如果现代化企业没有一定的档案管理工作的完整制度,那么企业在未来的规划和各部门的监管都会出现问题,从而导致企业内部混乱,发展速度缓慢.
3）档案管理部门硬件设施落后,储存效果不理想.档案管理工作的信息化需要企业高层足够的重视和足够的资金,只有革新档案部门的电子化设施,才能够进一步提升档案室的储存容量和效果.目前大部分企业都存在着硬件设施落后的问题,对档案中的信息识别时间较长,且保存时间较短,不能够满足现代化企业对档案管理工作的高要求.
4）档案管理高技术人才缺失,总体管理水平差.企业的档案管理工作最基础的是需要有信息技术的全能人才,目前企业大部分的档案管理室都没有高技术型的人才,导致整体管理水平下降.因为企业的不重视,大部分档案管理人员对于新兴的管理软件不去深入学习,只能够完成简单的查询和录入功能,很多档案资料在各部门都没有实现资源共享,更不能够上升到科学管理档案资料的高度,技术型人才的缺失严重影响着目前信息化档案管理在企业中的发展.
3 如何加强现代企业中档案管理工作的信息化建设
1）实现传统档案全面信息化、数据化.企业要想实现传统档案的全面信息化、数据化就必须建立完整的档案信息化基础设备,档案信息化基础的设施就是具有效率高、操作简单的档案信息管理平台.企业档案管理部门可以利用信息技术来将传统的档案资料经过筛选分类、收集加工之后录入信息化管理平台,创建成完整的电子化档案,这种将传统档案转变成电子化档案的方式可以减轻后期管理人员的负担,对企业的现代化发展有很大的帮助.其次,除了管理平台还可以使用软件来进行传统档案的全覆盖,但是这种方式需要考虑到目前的软件管理平台还不够统一,在进行企业或部门之间的资源共享时可能会出现问题,这也是档案信息化管理的障碍,更约束了企业档案电子化的进程,因此对于现代企业传统档案实现全面信息化还有很长的路要走.
2）利用现代信息技术可以加快档案管理的信息化.面对着企业传统档案管理的一系列问题,企业可以采取现代化更加有效的信息化管理模式,目前我国的信息技术行业飞速发展,越来越多的行业利用信息技术实现了电子化办公、电子化管理等等,在这种背景下利用现代信息技术进行档案管理也就应运而生了.信息技术处理数据的能力是人工的几百倍甚至几千倍,处理数据的速度非常快,精确度和判断力以及储存资料的能力都非常强.利用信息技术可以在文件管理平台上通过计算机进行资料的统计、发送、整合等操作,是拥有全面功能的信息化管理系统.利用信息技术可以加快档案管理的信息化进程,能够更有效的让企业查找出有用的档案信息,加快企业现代化发展的速度.
3）招募高技术人才,提升团队的管理水平.企业档案的信息化管理需要高技术的人才对管理软件进行实时维护和监管,对于出现的问题能够迅速解决,不影响档案管理的工作进程.企业对于现在的管理人员应该进行关于档案信息化重要性的培训课程,让他们意识到档案信息化的重要性,且能够掌握一些简单的计算机档案资料的技能.另外,企业在招聘人才的时候要尽可能招募高技术型计算机人才,能够加强档案管理团队的整体水平.
4 结语
总的来说,现代企业档案管理工作的信息化建设之路是非常漫长的,但是在企业的发展中又占有重要的地位,因此企业应该更加重视档案信息化对未来企业的发展和影响,进一步的革新档案管理工作的设备和管理制度.档案信息化在企业的生产部门、市场营销部门等都有着重要的作用,在进行大型企业决策的时候就要非常重要的参考意义.因此,企业高层管理人员应该重视对档案部门的投资,将档案管理的硬件设施革新,不断提升档案管理人员的技术水平,从而推动企业现代化信息化的发展进程.
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档案管理和企业信息化建设引用文献:
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