《机关事业单位养老保险档案管理中应注意的问题》
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摘 要：伴随着社会的不断进步以及经济的不断发展,机关事业单位也迎来新的改革浪潮,传统养老保险档案管理模式已经无法适应当下的时展,档案管理开始暴露出越来越多的问题,所以,机关事业单位需要及时改革养老保险档案管理工作,提升档案管理工作的科学性.
关键词：档案管理;问题;完善建议
我国国务院在2015年出台了关于机关事业单位工作人员养老制度改革的决议,开始关注公民养老保险以及退休待遇的相关事宜.在改革过程中,因为机关单位养老保险档案管理中存在诸多不足,给养老保险档案管理工作带来了诸多阻碍.针对这种状况,需要提升员工档案管理意识,革新当前的档案管理模式,提升档案管理工作的科学性.
1 机关事业单位养老保险档案管理现状
1.1 机关事业单位养老保险档案特征
与机关事业单位的其他工作相比,档案管理工作具有较强的特殊性,这主要体现在以下几点：第一,具有较强的动态性,受到诸多客观因素以及主观因素的影响,机关事业单位内员工的薪酬、职位以及工作单位都会出现变动,在这种情况下,员工的养老保险也会相应出现变化,使得机关事业单位的养老保险档案管理工作具备较强的动态性.第二,档案数量多,我国养老保险制度处于不断的完善之中,同时机关事业单位工作人员也在与日俱增,使得机关事业单位档案规模庞大.第三,遵守以人为本的要求,机关事业单位中档案工作的梳理以及养老保险制度的相关工作都以人作为管理对象,所以应当遵守以人为本的原则展开养老保险档案管理工作.
1.2 机关事业单位养老保险档案管理存在的不足
现阶段,在养老保险档案管理方面机关事业单位依然使用传统的管理方法,这已然落后于时展的需求.第一,机关事业单位内并未针对养老保险档案管理工作确定相配套的管理方案,在保险档案管理工作中规范性较差、层次较低.第二,现阶段我国养老保险档案管理工作的科学性不高.各个事业单位会结合自身实际状况制定相应的规定,可是在具体工作中并未形成统一的工作标准,导致档案管理工作没有标准可以遵循,事业单位各行其是.不仅如此,因为机关事业单位员工存在较高的流动性,员工养老保险档案丢失状况并不罕见.第三,有相当一部分机关事业单位的职员并不了解档案管理工作的意义,机关事业单位内的领导者对于档案管理工作比较忽视,档案管理整体能力较弱,与此同时部分业务人员对保险档案管理工作的深远意义了解不够正确,在对待档案管理工作时比较消极,养老保险档案得不到科学归档.第四,大部分机关事业单位并没有安排专门人员承担档案管理的相关工作,仅仅是由其他人员兼顾档案管理工作,突击整理档案,可是因为这些人员并不具备档案管理的能力,使得档案存档具有较高的混乱性,养老保险档案价值得不到合理保障.
2 养老保险档案管理工作完善方法
2.1 完善档案管理制度,提升档案管理科学性
为了能够进一步改进机关事业单位养老保险管理工作,确保档案管理工作能够顺利实施,需要以单位内档案管理现状为依据,从问题之处着手,对现行的档案管理制度进行完善,明确档案管理标准以及管理流程,确定档案的归档范围,为后期档案使用奠定基础.另一方面,还需要重视档案分类管理工作、档案报名工作以及档案存档工作,从制度层面上针对档案管理的所有环节予以规范.
2.2 强化职员管理意识,改进组织领导机构
由于员工对于档案管理认识不够,因此需要在单位内大力宣传档案管理,让机关事业单位的工作人员了解档案管理工作的重要性,以更为积极的态度对待工作.此外,单位领导也需要注重档案管理工作,安排专人负责档案管理工作,在单位内部组建专门的养老保险档案管理小组,为档案管理工作的开展提供人力基础.
2.3 革新档案管理模式,提升档案管理工作信息化水平
在过去,事业单位主要以人工的形式来整理养老保险档案,工作效率低下.但是伴随着网络技术在各个领域的运用,也为档案管理信息化带来了机遇.首先,机关事业单位需要采用数字化档案管理方法,充分利用信息技术把文字资料转变成数字化资料,并利用信息化手段加以整理.再者,采用自动化档案管理手段,借助于信息技术实现档案的自动化管理,这主要体现在关键词搜索、档案收集与筛选等方面.然后,实施互动化档案管理手段,提升档案资料的互动性,不断提高事业单位养老保险管理能力.
2.4 针对档案管理人员组织培训,提升档案管理人员的业务水平
为了提升养老保险档案管理工作的规范性,机关事业单位急需培养一批掌握档案管理能力的人员,组建档案管理工作团队,结合团队内职员的具体工作状况有针对性的组织培训.第一,机关事业单位可以邀请高校内的专家为档案管理人员提供理论培训,帮助职工掌握更多与养老保险档案管理相关的理论知识.第二,尽量为职工争取省开展的档案管理培训名额,安排相应的档案管理职工参与培训,不断革新相应职工的档案管理理念,将先进的理念应用于实践中.第三,针对档案管理员工展开信息化技术培训,确保养老保险档案管理人员能够掌握信息化手段,并在今后的工作中展开信息化管理,通过各种软件建立相应的档案自动化管理体系,利用信息化技术开展工作.通过这几种方式提高机关事业单位内档案管理工作人员的专业水平,为档案管理奠定良好基础.
3 机关事业单位养老保险档案管理案例分析
3.1 概况
这几年,某机关事业单位在养老保险档案管理工作中存在诸多不足,比如并未针对档案管理工作制定统一的标准、没有安排专人负责档案管理工作、事业单位内对于养老保险档案管理认识并不准确等,针对这种状况,该事业单位需要立足基础,对现有的档案管理模式予以改进.
3.2 主要措施
为了有效提升该单位养老保险档案管理水平,主要实施了这几种方法：第一,制定较为系统的档案管理制度,结合档案管理工作存在的问题以及实际需求,制定档案管理工作標准,为相关人员开展档案管理工作提供依据.第二,成立专门的档案室,在档案室内配备档案管理的设施.第三,安排专门人员负责档案管理工作,该事业单位在各个部门均安排了负责档案管理工作的人员,由其负责部门内的档案整理与归档工作,将所在部门的档案资料梳理清楚交给档案室予以报关,建立科学有效的养老保险档案管理网络.第四,组织员工开展档案管理培训,不断创新档案管理员工的专业理念,提升档案管理员工的理论素养,并指导档案管理员工使用先进理念开展工作.
4 结束语
通过上述内容不难看出,在社会不断变化的今天,针对机关事业单位养老保险档案管理工作实施改革具有深远意义,要求机关事业单位领导以及基层职工认识到档案管理的重要性,完善现行的档案管理制度,革新档案管理人员的专业理念,加大档案管理信息化力度,针对档案管理人员定期展开培训,提升人员的专业素养,从而使得机关事业单位养老保险档案管理工作越来越科学化.
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