《人社业务电子档案管理系统可行性分析》
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一、人社业务电子档案管理系统的必要性
1、人社档案多头管理现象严重,管理标准规范缺失
我国的社会保障体系包括社会保险、社会救济、社会福利、优抚安置四个方面.人社档案是由各个机构独立负责整理与保存,此外不同省份地区业务负责机构与工作流程存在较大差异,这种政出多门的分散管理模式严重阻碍人社档案的管理和开发.业务档案管理标准规范的缺失十分不利于人社档案管理工作的开展,至今为止,我国仍未出台专门的人力资源与社会保障档案管理的法律和行政法规,只有一部2009年人力资源和社会保障部与国家档案局共同出台的《社会保险业务档案管理规定（试行）》,该规定明确了养老、医疗、失业、工伤、生育等社会保险业务档案的管理要求.该规定目前仅针对社会保险一项出台规定,其他三个部分的人社档案仍面临无法可依的尴尬境地.由于缺少专门的人社档案行政法规和部门规章的指导,各地都陆续制定和公布了当地关于人社档案管理的政府规章,形成了如今我国各省、市及各个部门机构的人社档案形成标准不统一、归档范围不一致、管理方法不统一的档案管理现状,极大限制了全国人社档案信息的统筹管理和利用.
2、传统人社纸质档案管理水平低,档案安全状况堪忧
传统人社业务档案主要为纸质形式,手工整理,随着社会保障范围的不断扩大,传统纸质档案已经不能适应大数据时代社会保障事业发展的需要,制约了人社业务效率的提升和服务的改善.由于业务的需要,人社业务经办机构分散在城市的各个区域,与之相应的人社档案也分散保存,传统纸质环境下,人社档案的分散存储给档案的保管带来巨大隐患,对参保人员的查询利用造成了极大的不便.加之许多人社经办机构的业务人员档案意识较差,没有经受过专业的档案培训与指导,档案专业知识薄弱,无法应对数量巨大、类型丰富的档案资料,导致档案管理效率低下.由于缺少业务档案验收标准,加之许多人社经办机构档案意识不足,只重视人社业务的开展,对与人社业务活动相伴而生的档案资料的整理和保管工作投入不足、重视不够,以至于没有形成一套完整统一的档案管理流程和标准,导致人社档案的有序性和完整性无法得到保障.
3.传统人社档案管理无法满足用户的信息查询利用需求
人社档案是智慧人社对于医保、养老、就业、医疗等业务进行大数据分析评估与预测的数据来源.传统的人社档案管理存在纸质档案分散保管,手工整理效率低下、整理不规范的问题,无法将信息储量丰富的人社档案变为“信息财富”.人社业务电子档案系统的开发和应用,将人社档案信息进行整序,使之有序化,能够为人社部门深层次挖掘信息价值、进行大数据分析与预测提供高质量的数据信息,从而为人社部门进行基金监管、就业失业状况评估等业务决策提供数据指导,能够通过将各项人社业务档案信息的整合与关联,为参保人员提供完整的、全面的人社档案信息,提供可视化的档案信息服务,以图表等形式让参保人员对复杂难懂的人社业务（如参保缴费记录、报销比例）有更加清晰、生动的认知.国家大力推动电子政务建设,人社部门也提出建设“智慧社保”,为用户提供“指尖服务”,简化业务流程,传统人社档案管理模式已经无法适应大数据时代人社业务的发展,人社业务电子档案系统的优势能够辅助人社部门实现“一口受理、一链、一网通办、异地可办、一次办好”[1]的目标.
4.人社业务电子档案系统是我国电子政务建设的重要组成部分
2017年国务院印发的《政务信息系统整合共享实施方案》明确要求,持续推进政务信息互通、资源整合,虽然我国电子政务建设已经取得巨大进展,但仍存在诸如在线服务能力有待提升、信息孤岛仍然存在、标准规范体系尚未形成等问题.我国建立了涵盖4亿人的全国就业监测数据库,全民参保登记数据库的登记人数超过13 亿,人社档案数据不仅储量巨大,而且数据价值密度极高,人社档案数据的有效管理与开发利用是我国电子政务数据建设的重中之重.人社业务电子档案系统通过对大数据、人工智能、区块链等技术的综合应用,对存量人社档案进行数字化处理,对增量人社业务档案进行信息化处理,使数量巨大、类型驳杂的人社档案信息有序化,为人社大数据信息“提纯”,不仅可以保障人社档案的信息安全,助力政府数字化转型,统一规范的信息格式标准还为人社数据库与其他系统数据库的数据共享和业务协同创造条件,为政府资源利用水平和政府服务水平的提升奠定信息基础.
二 人社业务电子档案管理系统的可行性
1、人社业务电子档案管理系统的前端控制与收集
人社电子档案管理系统的设计开发要与人社业务系统进行衔接,对人社电子档案实施前端控制,根据人社业务的需要对人社档案形成格式、内容结构等制定统一的标准规范,将统一的档案标准规范和业务操作流程固化在人社业务经办系统中.在人社业务经办过程中实时产生的电子档案,可以实现实时归档,同步更新于统一的人社档案数据库中,摆脱的传统管理模式中定期归档的弊端,可以使人社档案信息更快地实现跨业务、跨层级、跨地区的流通和共享,通过人社数据的快速流動与共享,可以减少大量档案数据的重复录入与收集,不仅可以节省数据存储空间,简化业务流程,提高业务经办效率,而且在相关业务时,可以实现用户基础数据系统直接录入,大大缩短业务时间,人社业务异地能很大程度上规避传统模式下繁琐的业务流程以及种类繁杂的明.通过对人社档案的前端控制,不仅档案的格式标准得到统一,为人社电子档案的收集与共享打下了良好的基础.
2、人社业务电子档案管理系统的整序与检索
有序的信息才是真正具有价值的信息,充分发挥人社档案的内在价值需要进行档案信息的整序,整序程序主要分为著录和标引.人社业务电子档案管理系统参照《档案著录规则》并与人社业务系统相对接,系统录入除常用著录项外还新增人社业务特有著录项,保证了人社档案著录项目的齐全完整,增强系统著录的规范性.通过提前录入著录项,建立相应的著录管理模块,人社业务电子档案管理系统可以实现自动著录和自动标引,在系统中自动生成卷内目录.与传统档案著录不同的是,电子档案管理系统著录的不仅是文件本身的内容信息,而且包括文件形成背景、文件形成者等元数据信息,这些元数据作用于人社档案的全生命周期,对其进行全过程管理和监控.
人社业务电子档案管理系统在实施整序的同时也在建设电子文件检索系统.标引是建立检索系统的基础和前提[2],电子档案管理系统通过采用人工智能与概率统计相结合的方法实现自动标引,按照系统设定的规则从人社档案信息中自动抽取关键词,提供给检索系统以作查询检索之用.自动著录和自动标引不仅大大减少档案管理工作量,提升档案管理工作效率,还能为人社业务经办机构和用户提供多条件检索方式,便于用户更快更全面地检索到自己所需的档案信息,而且利用元数据的多维性特征可以反映档案信息的多维联系,比如检索用户的医保信息、社会补助领取信息,系统可能会检索出同一个人相关的就业失业等关联信息,通过多条件检索方式能够大大提升检索效率和检索质量,为用户提供一个友好的检索界面.
3、人社业务电子档案管理系统的保管與安全
人社档案蕴含着大量、核心、质优、动态的社保数据信息,称之为一座“富矿”可谓实至名归[3].在保证数据安全的前提下加以开发利用会产生巨大的价值,然而人社数据资源犹如剑之双刃,发生数据泄露也会对国家和社会带来无法估量的危害.人社业务电子档案管理系统将以保证人社档案信息的完整性、可读性、可用性、机密性作为保障人社数据安全的目标,通过应用一系列安全技术与系统设计可以最大限度的保证人社档案数据在保管和利用等环节的信息安全.
完整性就是保证数据信号不丢失、未篡改,电子档案管理系统综合利用区块链技术、数字签名技术、时间戳技术来维护数据的完整性.其中数字签名技术和时间戳技术利用hash算法将人社档案信息转化为唯一对应的hash值,通过第三方认证保证数据的完整、可信;区块链技术集成了分布式数据存储、点对点传输、共识机制、加密算法等多重技术[4],对维护人社数据的真实完整具有独特的优势.可读性就是保持人社数据可读的技术环境,防止档案信息丢失,人社业务电子档案管理系统通过管控文件格式,跟踪技术环境演变,对需要长久保存的人社档案实施格式管理,通过格式登记系统等技术确保人社档案数据长期可读.
可用性就是证据价值不丢失,人社业务电子档案管理系统通过对人社业务经办过程中形成档案信息加盖可信时间戳、数字签名等措施,利用hash运算保证人社电子档案真实可信,值得一提的是区块链技术对于维护档案信息的可信性具有突出的效果,它将所有节点所有档案真实性维护任务绑定在一起,筑起真实性保护的坚固城墙[5].机密性就是档案信息内容不泄密,人社业务电子档案数据库中整合了各个业务、各个层级、各个地区的人社数据信息,为了让这些数据在电子档案管理系统中安全、有效的运行,保证正常用户的合理利用和防止信息的滥用或泄露,电子档案管理系统利用区块链技术的非对称机密、公私钥设等技术,构建了多角色权限管理模式,根据人社业务需要设置多种系统角色,每个角色拥有不同范围的信息利用权限,从而保证人社信息的合法利用.
4、人社业务电子档案管理系统的统计与利用
人社业务电子档案管理系统作为一个统一的信息整合保管与检索利用平台,通过业务流、信息流的建设与系统设计打通不同业务、各个层级人社档案数据库的互通壁垒,为人社业务经办机构的各项利用提供了有力的技术环境与高质量的数据资源.电子档案管理系统依托于数量巨大、价值密度高、动态更新的人社档案信息资源,运用大数据技术,利用大数据强大的感知能力对人社各项经办机构业务和行为进行精准“画像 ”,结合人工智能技术进行大数据分析,从而形成对大众个性化需求的感知与判断,从而为相关用户提供个性化、专业化的人社服务.
人社业务电子档案管理系统为人社各业务、各机构、各部门提供了统一业务入口、统一档案信息数据库,实现人社数据的大集中、大融合,通过各个系统信息的协同共享,让数据多跑路,群众少跑腿,可以大大加快业务效率,减少大量繁琐手续与无用证明,从而提升群众满意度.基于统一的档案信息数据库,人社业务电子档案管理系统借助互联网、人脸、指纹等生物识别技术,可以实现线上远程待遇享受识别认证,辅助认定就业扶持、社会救济享受资格,全面提升人社部门公共服务能力.
参考文献：
[1]李洪吉,何序,严玉兔,陈晓璞,张春红,尚芳.大数据时代,经办机构如何向数据驱动型组织转型?[J].中国社会保障,2019（02）：42-45.
[2] 金波,丁华东主编. 电子文件管理学. 上海：上海大学出版社, 2015.03.
[3]夏育文.社保数据：社会化应用先过“安全关”[J].中国社会保障,2018（11）：18-19.
[4]中国区块链技术和产业发展论坛.中国区块链技术和应用发展白皮书（ 2016 ）[EB/OL].（2016-
10-18） [2018-08-13]. http：//www.fullrich.com/Uploads/http://127.1.1.1:801/xdl.php?url等于http://xmlib.vip.qikan.com/Text/article/file/2016/1020/580866e374069.pdf.
[5]刘越男.区块链技术在文件档案管理中的应用初探[J].浙江档案,2018（05）：7-11.
作者单位：河北大学管理学院
本文点评:此文为一篇关于电子档案管理系统方面的毕业论文范文,可作为可行性分析相关论文开题报告范文和职称论文写作参考文献资料.
电子档案管理系统引用文献:
[1] 电子档案管理系统学士学位论文范文 关于电子档案管理系统方面论文范文例文2000字
[2] 可行性分析毕业论文开题报告范文 关于电子档案管理系统类论文范文文献2万字
[3] 新颖的档案管理系统论文题目 档案管理系统论文题目如何取
