《计算机软件在办公自动化管理上的应用》
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摘 要 新时期,伴随着科学技术的不断发展,办公自动化在社会中的应用范围变得愈发广泛.具体来讲,自动化办公技术具有一定的综合性,其受到各领域办公人士的广泛青睐.当下,办公自动化和计算机软件已密不可分,其是计算机软件被应用到社会发展中的一種具体表现.计算机软件对于企业办公自动化而言意义重大,对此,本文就计算机软件在办公自动化管理上的应用展开了相关的分析与研究.
关键词 计算机;软件;办公自动化;管理
新形势下,传统的办公管理模式已然不适用于现代社会,诸多办公自动化软件不断被应用到企业办公工作之中,使得企业的办公效率与办公质量都得到了质的提升.办公自动化属于一种新型的办公方式,其主要是借助自动化与信息化技术来完成办公,其与计算机软件的具体应用存在着密切的联系.为提高办公效率,强化对计算机软件在办公自动化管理方面的应用变得十分重要.
1计算机软件在办公自动化管理中应用的主要优势
1.1 降低管理成本
一般来讲,无论是对于哪个企业,其对办公用品的需求量很大,这样势必会增加企业开销,而应用计算机软件则能减少诸多不必要的工作,能有效节约纸张,以降低管理成本,从而提高企业的办公效率.管理成本主要包括交通成本与办公成本.在交通成本方面,一些企业规模比较大,再加之区域性因素的限制,在业务过程中要乘坐一定的交通工具才能对接资料,致使企业开支增加[1].而办公自动化的实现,则可通过网络来实现资料的传输,从而减少交通成本.在办公成本方面,诸多企业均纷纷实现了办公自动化,全面应用了办公软件,大大降低纸张使用数量,从而减少办公成本.
1.2 完善办公流程与办公环境
以往的办公设施以单一的桌椅与文件为主,若工作量增加,会让整个工作流程变得杂乱无章.如今,伴随着科学技术的日新月异,企业发展环境出现变化,计算机软件应用和发展促使人们进入到了办公自动化时代,可通过软件技术将所需的资料、文件录入到电脑中,促使办公效率大大提高.
2计算机软件在办公自动化管理中的应用
目前,为推动企业的高速发展,企业应实现办公自动化的管理,利用更具现代化的计算机软件来优化办公自动化管理系统,更好的规范与约束办公自动化管理行为,进而提高管理效率.以下就计算机软件在办公自动化管理中的具体应用予以阐述.
2.1 文字处理
当前,常见的处理文字的软件主要有WPS办公软件、office系列以及web文字处理软件等,其中,web仅需配置浏览器就能操作文本,无须系统提供其他的软件支持,然而,其却无法开展复杂程度高的编辑工作[2].而WPS办公软件的功能则比较强大,其存在免费版本,所占据的体积与内存都比较小,占据了较高的市场份额.office系列软件的功能也很强大,其具有很好的兼容性与拓展性,能够提供小型的数据库,可为办公自动化管理提供重要前提.总之,将文字处理软件应用到办公自动化管理系统中,能实现对文件的及时备份与转存,还能对文字进行编辑与排版,能达到提高办公质量与办公效率,使得无纸化办公得以实现.
2.2 管理办公自动化软件
管理办公自动化软件的功能是新闻发布、企业邮箱、企业云盘、企业资源、定位跟踪、工作日志、人力资源管理、消息提醒以及出勤登记等.常见的办公通讯类软件有微信、、电子链接的实时化通讯软件以及Bigant等.以上软件均采用先进的计算机技术、工作流技术、互联网技术以及信息通信技术,还引进了先进的自动化办公设备,打破了传统办公模式在时间与空间上的限制,工作人员可通过自动化办公设备获取大量的信息,实现人与人间的交流,使得信息集成、整合、处理、共享与存储的效率大大提高,让企业的办公管理系统实现了有机整合,让办公管理呈现协同化、自动化与实时化的特点,这对于企业而言是一项重大的进步.
2.3 安全管理
将计算机软件应用到办公自动化管理体系中,可借助相应的业务流程与结构框架来达到安全管理.新时期,若想更大程度上提高信息的安全管理水平,管理人员应从工作要求与内容出发,对人员进行合理的分配,做到各司其职,实现职责的合理性划分[3].目前,大部分企业所创建的办公系统均是模块化管理,如果用户没有一定的访问权限,且未经授权是不能范文相应模块的.通过有效的访问来增强业务操作的目标性与针对性,用户需要结合自身的工作内容来选择合适的模块来访问,若用户不具备访问权限,则不能查看工作内容,基于此,便于保护企业业务的关键内容.
2.4 部门沟通
若公司规模比较大,将计算机软件应用到办公自动化管理之中来搭建虚拟性的网络办公氛围,强调分散企业和部门的有效连接,让企业和部门间更好地开展沟通与交流.在实际工作过程中,若工作人员遇到疑难问题,可借助网络平台来进行沟通与分享,能大大提高企业管理水平.此外,计算机软件在办公自动化管理中的应用不受时间和空间的限制,因此,可利用互联网系统来构建电子办公中心,保证各部门间能及时传阅重要的文件与资料[4].
2.5 协同化管理
一般来讲,协同化管理软件主要是以B/S结构为基础,其几乎就是互联网化的软件,再加之协同化管理软件主要是以人为中心,按照一定的流程来执行的针对全体员工所制定的,主要是实现人和人之间协作的一种管理软件.协同化管理软件充分消除了信息孤岛,实现了信息的有机整合.当前,常见的协同化管理软件有致远a8v5、金蝶云之家、华天动力等.以上软件在处理相关事务都有自己的侧重点,我们仅需结合办公需求来选择具备相应功能的软件,从而高效地完成一定的办公任务.
3结束语
综上所述,为更大程度上提高市场竞争力,企业在办公自动化管理方面应用计算机软件,既能提高办公的实际效率,还能改善办公质量.现如今,计算机办公软件已经成为推动办公自动化管理过程中不可或缺的重要力量,因此,在未来,我们应强化对其的创新,以更好的顺应时代的发展要求.
参考文献
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[2] 段金凯.计算机软件在办公自动化管理上的应用分析[J].电脑迷,2016（11）：29.
[3] 吴菊花.企业办公自动化管理中的计算机软件应用探索[J].产业与科技论坛,2016,15（14）：209-210.
[4] 刘广勇,朱昭德.计算机软件在企业办公自动化管理中的应用[J].新经济,2016（15）：126.
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