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冯苏珍1 唐志勇2 廖昱航1
(1.泉州市气象局,福建泉州362000;2.福鼎市气象局,福建福鼎355200)
防雷检测档案管理制度:档案纷争 100501
摘 要: 防雷检测档案内容的完整性、规范性、系统性反映防雷技术服务工作是否规范运行.防雷检测档案的管理工作是否到位,关系到防雷检测机构的正常运转.
关键词:防雷检测档案管理
中图分类号:G27 文献标识码:A 文章编号:1003-9082 (2016) 05-0025-01
引言
防雷检测档案管理工作的规范性、及时性、系统性、完整性,能全面反映出防雷技术服务工作是否运行规范,体现防雷技术服务机构业务水平的高低.随着城市建设的不断推进,防雷技术服务领域不断拓展,防雷事业蓬勃发展.在防雷工作中,形成了大量的文书、图纸、风险评估报告、技术评价报告、检测报告、影像资料等材料,这些材料全面反映了防雷工程从勘查设计、施工安装到竣工验收整个过程的详细情况.防雷工作的日益规范化,防雷档案数量越来越大,资料越来越多,防雷档案管理水平也要随之不断提高.建立健全的档案管理制度,架设管理机构和规范归档资料,不仅有效规范中心的日常工作,并将日常工作留下的痕迹进行有效归档管理,为防雷检测机构资质认定和风险效能防控提供全面真实的资料.
一、防雷检测档案的内容
对与防雷装置定期检测、竣工检测工作有关的重要活动、记载检测工作主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件,均应收集齐全、整理归档.根据市中心的实际情况,防雷检测档案归档的内容分以下范围:
1.防雷装置定期检测项目归档范围
范围包括:《协议审批单》、《防雷装置检测委托协议》、减免相关材料(如未涉及,不需归档)、《检测安排通知单》、《检测方案》(如有,则需要;否则,不需要)、《检测原始记录》、《整改通知单》(如有不符合项)(如未涉及,不需归档)、整改反馈单(如未涉及,不需归档)、《复检原始记录》(如未涉及,不需归档)、防雷产品相关材料(如有,则需要;否则,不需要)、《防雷装置安全性能检测报告》、《送达回证及财务登记》、《防雷装置安全性能风险防控执行单》、《用户满意度调查表》等.
2.防雷装置检测新、扩、改建项目归档范围
范围包括:《协议审批单》、《防雷装置技术服务委托协议书》、建筑面积及防雷类别证明文件、《电气施工图》(电子文件归档,纸质文件不归档)、减免相关材料(如未涉及,不需归档)、《技术评价安排通知单》、《设计修改通知单》、《防雷装置设计技术评价报告》、《跟踪检测安排通知单》、《防雷装置隐蔽工程施工跟踪检测记录表》、《防雷装置竣工图》(如有,则需要;否则,不需要)、《竣工检测安排通知单》、《检测方案》(如有,则需要;否则,不需要)、《防雷装置检测原始记录表》、《整改通知单》(如未涉及,不需归档)、整改反馈单(如未涉及,不需归档)、防雷产品相关材料(如有,则需要;否则,不需要)、《防雷装置安全性能检测报告》、《送达回证及财务登记》、《新、扩、改建建(构)筑物防雷装置检测风险防控执行单》、《用户满意度调查表》等.
二、防雷检测档案的归档、使用及销毁
1.防雷检测档案的归档
1.1 防雷装置新、扩、改建项目、定期检测项目宜在检测工作已全部完成,检测报告已提交给用户后一个月内归档.
1.2 案卷封面内容应包括:档号、案卷题名、编制单位、起止日期、密级、保管期限、共几卷、第几卷.案卷脊背内容应包括档号、案卷题名.
2.防雷装置检测档案的使用
2.1 须严格履行查(借)阅登记手续,登记查(借)阅时间,注明查(借)阅目的,借阅的档案,要保持完整清洁,严禁私自拆卷、勾画、涂改、撕页、照相.借出的档案要严格保管,不准转借他人.
2.2 复制档案内容,必须经过中心领导同意,并登记复制时间及复制目的.复制的材料上注明用途,档案管理人员应做好登记工作.
3.防雷装置检测档案的销毁
3.1 应成立档案鉴定销毁小组,负责档案资料鉴定销毁工作.档案管理人员对保管期满的案卷进行鉴定,并交由鉴定销毁小组审查.
3.2 经过鉴定销毁小组审查后,证实确无保存价值的档案,可编制《档案销毁清册》,登记所销毁档案资料的时间、数量及主要内容.经有关领导批准后,送指定地点进行销毁.销毁档案时,应遵循保密原则及有关规定并指派专人负责监督销毁(要有两人监销),并在销毁册上签名盖章、注明销毁日期.
三、防雷检测档案管理工作中存在的问题
1.防雷档案管理制度不健全
对防雷档案的归档范围、分类、保存期限、交接、销毁等各个环节没有做出明确的规定,以至于防雷档案工作无章可循,档案人员对各种文件材料只能进行简单的收集整理.
2.档案管理手段落后,条件不足
当前中心的档案管理工作模式还比较落后,主要靠人手工管理为主,档案的收集、整理、编目、检索和查阅大多数仍是使用传统的手工操作,计算机等现代化管理手段运用水平比较低,查找速度慢,使用效率低,不仅影响了档案管理质量,也不能满足档案管理、利用的要求.再者,没有独立的档案室,没有及时将档案归档分类,假如年终再进行统一归档,可能导致有些档案资料被误编,缺失.缺乏对影像、照片等档案资料的收集、整理、归档,影响了档案的系统性和完整性.照片、电子版图纸等资料,大多存放在某台电脑或共享盘,若发生意外将损失这些档案资料.
四、针对以上问题的几点建议
1.建立防雷档案管理制度
在防雷档案管理工作中,档案的形成要规范化,档案的管理要系统化,档案的保护要科学化,档案的管理要现代化.明确防雷档案管理所包括的内容,制定详细的奖惩措施,并将防雷档案管理工作纳入业绩考核范围,制定考评标准,保证防雷档案管理工作的落实.
2.文书档案与电子档案并存管理
要加快档案电子信息化建设,适应时论文范文展.对于纸质来文、图片等可采用扫描或拍照等方法制做电子文档,电子归档文件应以年为单位,集中对电子档案进行刻盘或其他方式处理,做为永久备份保存.
五、小结
防雷检测档案能全面反映防雷检测工作中的详细情况,防雷检测档案管理是防雷检测工作中不可或缺的重要环节.通过发现市中心防雷检测档案管理所存在的问题,寻找规范防雷检测档案的有效途径,使得防雷检测工作得到进一步的规范和提高.
第一作者简介:冯苏珍(1963.2.4-),女,汉族,江苏省如东县人,大专,助理工程师,从事财务及档案管理工作.
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防雷检测档案管理制度引用文献:
[1] 检测实验室管理制度论文
[2] 管理制度论文范文 关于管理制度专升本毕业论文范文10000字
[3] 管理制度论文范文 管理制度类毕业论文格式范文2000字