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2011年9月14～16日,首届北京国际友好商会大会在北京饭店举行.来自国际商会等国际组织和美国、法国、德国、巴西、俄罗斯等25个国家和地区的45个商协会和机构负责人、企业家代表共500余人出席了会议.
本次大会的负责人、中国国际贸易促进委员会北京市分会副巡视员李露霞认为,国际大会的成功取决于会议组织者认真负责的态度和清晰的组织、管理思路.同时,在中国举办国际会议需按国际惯例和会议行业的规律运作.
文／本刊记者 佟岳
主办方：北京国际商会
参会人数：500余人
本届会议召开时间：2011年9月14—16日
本届会议召开地点：北京饭店
下届会议召开时间：待定
下届会议召开地点：北京
用会议内容吸引嘉宾
由于会议主办方是北京国际商会,对商会所关心的问题十分了解,因而在制订议题时就显得游刃有余.李露霞说,北京国际商会—直与全球各商会保持联系和合作.通过国际交流,大家看到不同国家的商会有各自的优势,但又有许多差异,但在全球经济—体化的大背景下,各商会的关系变得密不可分,彼此有强烈的合作愿望,如何形成商会合力,商会合力对全球经济健康繁荣发展的影响,以为企业服务为己任的城市商会与其所在城市的社会经济发展的关系,商会服务模式创新与可持续发展等,是城市商会共同关心的问题.因而本届大会的主题自然就有很深厚的需求基础.
商会会议纪要:友谊商会会议
李露霞介绍,创建会议平台的想法由来已久,贸促会多年来与世界各国商会有着紧密的联系,与54个国家的1 14个商会是友好商会,这也为大会的创建奠定了基础.既然是以商会为主体的会议活动,自然要根据商会的需求进行内容的选取和形式的设置.
本次大会的主题是“合作、发展、共赢”,大会设置了对话会、圆桌会议、推介洽谈会等环节.李露霞特别强调了大会注重实际的特点.她说,作为供商会交流的国际会议,大会的形式设置很有针对性,例如对话会议—共邀请了11位嘉宾登台,其中中方嘉宾只占两席,其余都是外方嘉宾.
她介绍,组委会考虑到北京建设“世界城市”新的发展目标的需要,邀请北京市商委的领导演讲,内容本来是“北京建设世界城市的机遇与挑战”,为了与大会主题进一步契合,组委会将内容更改为“北京建设世界城市的商机与合作”,将宽泛的概念变得更贴近实际,令商会与企业家更容易投入其中.又例如,为了在会后可持续地对达成的共识加以实行,会上各商会共同签署了《北京共识》,其中很大一部分是开展具体工作的条款,将探讨的内容落在实处,是大会留下的威果.
另一方面,李露霞介绍,有关商会的机构在国际上有国际商会(ICC)和世界商会联合会等组织,这些机构的成员很多,有国家也有其他城市和地区的商会,但这次的商会大会专门为城市商会打造了—个会议平台,话题对准城市商会间的合力和在城市发展中的作用以及实际工作,这是会议内容非常吸引人的重要因素之一.
用商会资源带动参与者
大会的500余名参会者,覆盖了来自25个国家和地区的45个商会及组织,参会者大都是会长、副会长级别的负责人,还有众多中外企业家.商贸领域的参会者需要看到行业内的有影响力的机构和人物才能满足他们的交流需求,而邀请这些嘉宾往往需要智慧和努力.李露霞以巴黎工商会为例,这是欧洲最大的商会组织之一,商会会长同时也是欧盟商会的会长.1803年由拿破仑授意而成立,组委会注重发挥这样有影响力的商会组织的带动作用,开展工作就方便得多.李露霞说,像ICC的负责人,日理万机,参加世界各地的许多活动,如果会议本身不具备足够的分量,是很难邀请他们到场的.
当ICC的负责人看到基本确定参会的商会名单之后,他连连赞叹,没想到北京作为一个城市组织的活动有这样的号召力,有这么多商会首脑出席.这位来自马来西亚的ICC负责亚太区事务的副会长最终协调出时间确定参会,连马来西亚国庆日的活动也推掉了.
用国际化视角组织会议
李露霞说,本届大会收获颇丰,通过会议的举办,赢得了ICC及各参会商会的高度赞誉.ICC副主席主动提出,北京有条件参与申办2017年国际商会大会,这令她十分振奋.她认为这是本届大会策划、组织及接待工作的国际化水平和求实精神起到了至关重要的作用.
ICC对北京举办国际会议能力的肯定让李露霞深深感到,会议组织者的务实精神和国际视野直接影响到国际会议品牌的打造.本届大会的圆桌会议有其独到之处,邀请了两位海外商会的会长主持,这样的安排有利于海外参会者更好地融人会议的讨论,感受到在中国参与国际会议并不是单纯地倾听主办方的观点.李露霞表示,外国参哙者习惯了国际会议轻：松的交流氛围,外国人更能调动大家的积极性.
李露霞认为,国内有些会议方案的策划人员和执行人员缺乏沟通,从而使会议策划者的目标大打折扣.会议组织者应该从策划开始跟进具体工作,让执行团队理解自己的意图和想法.所谓组织国际会议的专家应该具备制订方案、组织实施、保证会议国际化程度等多方面的能力.尤其对于国际会议,如果会议承办方及服务机构不完全具备相应的要求和服务水准,不了解国际会议的运作规律,势必影响会议品牌的国际化和专业化形象.
她认为,针对商会为主体的会议有别于政府背景的会议,国外商会与政府间的关系与我们也有所不同,根据商会的灵活性与务实性等特点,在邀请外方的信函中,应尽量强化北京市贸促会北京国际商会的民间性,相对弱化政府在这次会议中的角色.本届大会的做法是把贸促会的名称放在一目了然的位置,简化国内会议惯用的力哙意义等内容,最后将邀请对象关心的内容全部附在邀请函后面,使受邀者得到的第—手信息,既简洁又全面.
李露霞认为,呼吁行业尽快建立专业办会培训机制、加强会议服务机构的资质审核十分必要,行业协会或商业机构的会议组织者也应同样提高自身在办会方面的综合能力,多借鉴国际会议的举力经验,了解国际会议运作的规律,培养举办国际会议的复合型人才,这样才能打造吸引海外参会者的高端国际会议并实现举办国际会议的目的.
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商会会议纪要引用文献:
[1] 会议纪要的写作格式 学业论文格式
[2] 会议纪要写作要点 拟写会议纪要主干和写作要点是什么
[3] 心理学和会议纪要本科论文范文 心理学和会议纪要类有关专升本毕业论文范文2万字
