《放管服背景下高校科研财务助理工作》
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【摘 要】 随着我国科研“放管服”工作的深入开展,高校的科研财务助理工作正在逐步推进.如何才能发挥出科研财务助理在科研管理工作中的作用,切实为科研人员减负,让其有更多的时间和精力投入到科学研究当中,成为高校科研管理的重要内容.文章以N大学为实例,回顾了该校开展科研财务助理工作的过程,研究其管理模式和发挥的作用,以期为高校更好地开展此项工作提供参考.
【关键词】 科研财务助理;管理模式;作用;经验
【中图分类号】 F812 【文献标识码】 A 【文章编号】 1002-5812（2020）05-0127-03
为贯彻落实关于深化改革创新、形成充满活力的科技管理和运行机制的要求,近年来国家出台一系列旨在促进科技事业发展、激发科研人员创新活力的政策制度.随后,各省、各地区陆续出台相关政策,要求各科研院所、高等院校认真落实关于深化改革创新的要求,积极开展科研“放管服”工作.本文以N大学为例,通过梳理该开展科研财务助理工作的过程,研究科研财务助理的配备模式、发挥的作用,通过研究比较,总结经验,以期为高校如何更好地实施科研财务助理制度提供建议.
一、N大学基本概况
N大学是一所省属重点建设高校,首批教育部、国家卫生计生委与省政府共建医学院校.“十二五”以来,学校科研水平不断提升,获得国家重点研发计划项目（课题）,国家自然科学基金重点和重大项目,创新研究群体项目等国家级重大科研项目近百项,每年获得近300项国家自然科学基金项目资助.学校按照“简政放权、放管结合、优化服务”的原则,实行科研项目负责人负责、各相关职能部门和二级学院协同管理与服务的科研经费管理机制,所有科研经费纳入学校统一管理.逐步建立起职责明晰、联动合作的科研經费管理体系,明确项目负责人为科研项目经费管理的直接责任人,全面负责项目管理,并承担相应的经济和法律责任;科研部门负责科研项目管理,资产部门、人事部门、财务部门等职能处室在各自职责范围内负责与科研项目相关的资产采购与管理、人员薪酬管理、经费收支管理等.各学院负责为科研项目的开展提供条件保障,配合职能部门落实科研管理工作的开展.
根据统计,N大学近三年年均科研收入约20 500万元,经费报销业务约3万笔,支出金额约23 000万元,科研经费的报销业务量约占全校报销业务量的40%.随着经费管理的要求越来越精细化,科研人员对财务报销制度、业务的流程不了解,导致报销单据被退回的情况时有发生.同时因科研经费结题、审计工作比较复杂,科研人员因时间、精力有限等原因,急需专业的人员协助其经费管理的有关事项.
二、N大学开展科研财务助理工作的过程
(一)萌芽阶段
在2005年N大学部分科研团队就已配备科研助理人员,负责课题组的日常工作,包括编制预算、报销、提交结题报告等与财务相关的事项.学校在引进人才、组建新的科研团队时,往往考虑到实际需求,为团队设置专门的科研助理岗位,配合科研负责人开展各项工作.还有一些科研人员会安排研究生负责单据粘贴、投递报销单等工作.在2005年,N大学的科研经费报销总额约600万元,虽然科研助理、研究生主要承担科研经费报销中简单的、重复性的、技术含量低的工作,但实质上是充当了科研财务助理的角色.
(二)起步阶段
随着N大学科研事业的不断发展,学校科研项目越来越多,科研的预算、报销、结题工作越来越重.学校2010年科研经费报销总额约9 500万元,原来的科研助理、研究生因为缺乏财务专业背景,对财务制度的了解比较少,在从事报销、应对课题项目的中期检查、结题审计时,往往力不从心,深感压力.N大学财务部门结合工作实际,推出学院财务联系人工作制,选拔专业水平高、业务能力强、服务态度好的业务骨干担任学院财务工作联系人,为科研人员编制与调整预算、报销业务、了解财经制度等提供帮助.
2016年,N大学科研经费报销总额超过22 000万元,为了让科研人员安心做专业的事,学校为国家重点研发计划等重大项目组配备科研财务助理,助理主要由学校的财务人员兼任,在完成本职工作之余,为科研项目组提供政策解读、预算审核、账务梳理统计、审计检查沟通联系等服务.由于财务部门本身工作繁重,财务人员能为科研提供的时间和精力有限,在科研财务助理这一岗位上发挥的作用有限,远不能满足科研人员希望专业人员协助其管理经费的需求.
(三)发展阶段
国务院在2018年颁布《关于优化科研管理提升科研绩效若干措施的通知》,“要加快建立健全学术助理和财务助理制度,允许通过购买财会等专业服务,把科研人员从报表、报销等具体事务中解脱出来” .这一政策的出台,解决了高校财务部门岗位紧缺、财务人员精力有限,无法为科研提供更全面、完善的服务问题.N大学2018年科研经费报销总额近25 000万元,学校认真调研科研财务助理工作的方式方法,配合学校已开展的制度建设、信息化建设等工作,探索出一套适合学校发展的科研财务助理工作模式.
N大学从第三方机构选聘科研财务助理,并从为科研人员提供零距离专业服务的角度出发,将科研财务助理安排至学院提供服务.各项与科研经费有关的工作,科研人员只需将原始的单据交至学院的科研财务助理办公室,完成现场审核交接即可,后续的领导签批、登记、单据投递等环节均由科研财务助理.另外,科研财务助理的工作内容还包括协助科研人员进行预算调整、经费使用分析、课题消费结题审计等,切实减轻科研人员在预算编制、财务报销的压力.
同时,N大学借助学校信息化建设,通过科研经费管理系统、全面预算管理系统、网上签批报销系统、自助投递报销系统等,为科研提供经费方面的全流程、专业化财务服务,既有效规范经费使用的合规合理性,也提高了科研经费使用的效益性.
三、科研财务助理配备模式
科研财务助理的配备模式由高校根据实际情况决定,课题负责人可根据课题的经费量、业务复杂程度、人员的配备等情况决定是否需配备科研财务助理、采取何种模式配备科研财务助理.N大学根据学校实际情况,提出了以下几种科研财务助理的配备模式供科研人员选择：
模式一：“课题组自主聘用+财务备案”模式.由课题组自主聘任科研财务助理,通过财务部门培训考核后上岗并备案.
模式二：“财务招聘+课题组使用”模式.财务部门负责选聘、培训科研财务助理工作,建立科研财务助理队伍,由课题负责人提出申请,财务部门派出科研财务助理上岗.
模式三：“财务选派+学院统筹使用”模式.财务部门与学院总体协商,根据学院、课题组的科研项目总数、科研经费总额、报销业务工作量等,综合分配科研财务助理,为学院整体科研服务.
三种模式各有利弊,N大学通过在学院召开座谈会、现场调研等方式征求科研人员意见.經过调研发现,模式三“财务选派+学院统筹使用”更受学院层面和科研人员的欢迎.在该模式下,学院可对科研财务助理的工作量进行统筹调控,学院各课题组可共同使用科研财务助理,共同承担科研财务助理的人工成本.经过一段时间的运行,该模式受到学院和科研人员的一致认可,N大学的科研财务助理工作取得良好效果.
四、“放管服”背景下高校科研财务助理的作用
（一）实现“放管服”有效统一
国家及政府部门提出科研“放管服”改革意见,要求高校充分分析、理解、宣传相关政策.N大学在全面深入了解制度后,积极主动开展科研财务助理工作,同时不断修订、完善校级相关制度,努力做到简化科研管理的办事流程、扩大科研人员自主权限,又不削弱学校对科研工作的整体监管,通过提升为科研服务的能力和水平,保证科研经费使用的规范性,促进科研管理工作有序进行.
(二)实现财务与科研的业财融合
科研财务助理的出现,改变了N大学报销的流程,将科研人员从繁琐的报销事项中解放出来.一批熟悉国家科技管理政策,懂得财务管理知识,精通单位财务报销流程的专业人员陆续走进学院,与科研人员面对面,推进该校业务与财务的融合,实现了经费使用与管理的精准对接.
(三)加强对科研经费的过程管理
科研财务助理的工作内容不仅是协助报销业务,还深入到课题预算编制、调整环节,协助科研项目负责人分析项目预算安排的科学性、合规性.根据有关规定合理编制、调整项目预算,分析项目支出的情况,提出合理化建议.由于熟悉有关政策,又经手项目的各类经费开支事项,对预算执行进度、招标采购、大额支出等情况比较了解,加强了高校对经费开支的全过程管理.
(四)提高学校财务工作效益
科研财务助理可以看作是科研人员和财务人员之间的沟通桥梁,一方面减少了科研人员投入在财务报销方面的时间和精力,与报销相关的琐事可交由科研财务助理;另一方面由专业人员来财务相关事项,提高了科研报销业务的正确性,减少了单据被退回重办的机率,科研财务助理成为科研人员与财务人员之间协作沟通的润滑剂,使双方的协作关系更加和谐,相应地也提高了学校财务工作效益.
五、经验总结
(一)选拔人员的途径要恰当
根据有关文件规定,科研财务助理可以由校内人员担任,也可聘任专职的人员担任科研财务助理.高校要充分考虑自身实际情况选择合适的科研财务助理来源.目前大多数高校存在财务部门岗位紧缺、人员精力有限、科研经费复杂繁重等问题.因此,通过第三方机构来承担科研财务助理工作更有利于科研财务助理工作的顺利开展.
1.从代账公司选聘.代账公司的人员有一定的财务专业背景,对与财务业务相关的内容,比如报销、进行统计分析等,能较快掌握.人员的工资待遇发放、管理由公司统一负责,学校主要对其工作内容进行考核,业务能力进行培训.
2.从会计师事务所选聘.相比代账公司,通过会计师事务所选聘人员,学校可获得更多的“附加服务”.会计师事务所在课题审计、检查方面具有较强的专业团队,对科研经费管理政策更了解,能更好地贴近课题,提供科研经费“事前-事中-事后”全程指导咨询.同时,会计师事务所能及时掌握科研经费管理政策的最新动态,定期赴学校对课题组成员进行科研相关财务政策的培训,为科研人员提供更加全面的科研经费管理服务.
(二)科研财务助理的职责界限要明确
科研财务助理协助课题负责人完成课题申报、预算编制与执行、结题验收等工作,具体职责应结合各高校的实际情况,N大学在制订科研财务助理岗位职责时主要考虑以下方面内容：
1.参与预算编制和调剂.科研经费预算和调剂与项目研究内容、技术路线、研发进展情况联系紧密,科研财务助理无法做到掌握与分析整体经费需求和支出预算计划,因此预算编制和调剂应以科研人员为主,科研助理为辅.科研助理主要把握经费预算安排是否符合有关规定.
2.负责经费报销.预算执行有固定的标准和规范,科研财务助理要熟练掌握经费使用的有关政策,熟悉业务的流程,指导科研项目组人员按照财经法规办事.科研财务助理作为经费执行第一经手人角色时要负有直接责任,作为审核（财务初审、报销核对等）把关角色时要负有连带责任.但是经费使用出现违法、违规情况仍由项目负责人承担主要责任,科研财务助理不作为项目支出合理性和合法性的责任主体.
3.定期开展经费使用分析.定期分析科研项目经费管理和使用情况,向课题组负责人报告项目预算执行情况,并提出专业化意见和建议.
4.配合进行决算检查.针对各种检查、评审或审计,协助课题组负责人整理、分析并提供相关财务资料;编制科研项目中期和年度财务报告以及项目结题财务决算报告等.
5.开展制度宣传.为科研人员提供科研管理、经费报销等方面的制度宣传服务.
(三)科研财务助理的日常管理要规范
1.规范队伍建设.形成规范化、常态化的科研财务助理培训交流机制,让科研财务助理参与到财务人员的日常培训中来,才能及时了解、掌握学校最新的财务规定,在工作中才能为科研人员提供答疑解惑.同时还要加强对科研财务助理人员的人文关怀,让其真正融入到学校财务队伍、科研团队中,提高他们对工作的认同感和归属感.
2.加强内部控制.科研财务助理作为辅助科研人员管理经费的重要成员,同时也是协助财务人员管理经费的重要力量.因此,要通过合理的内部控制方式,加强科研财务助理在实务操作中的流程管理,保证业务的都按流程操作.在的过程中注重责任牵制,明确科研人员、科研财务助理、财务人员的责任范围.
3.严格考核管理.不以规矩不成方圆,严格考核管理,对提高科研财务助理队伍的水平起着重要作用.学院、科研人员对科研财务助理协助进行课题申报、预算编制和调整、经费报销、课题结题验收、财务分析、政策咨询等日常工作情况进行考核.财务部门对科研财务助理掌握财经法规、科研管理规定、报销业务流程以及票据分类初审等工作进行专项考核.考核结果作为人员续聘、发放绩效薪酬的依据,建立完善的队伍进入、培养、退出机制.
4.打通职业晋升通道.高校还应充分考虑科研财务助理的经费保障和职业生涯发展情况,积极与第三方机构联动,为其打通职业的晋升通道,提高科研财务助理的工作积极性.
六、结语
科研工作是高校服务社会、创新发展的关键所在,应该让科研人员有更多的时间和精力投入在科学研究中.科研财务助理把科研人员从繁琐的经费报销工作中解脱出来.高校应结合自身实际情况,从学校的管理模式、科研经费规模、财务管理要求等多方面考虑,选择适合自身需求的科研财务助理配备模式、通过恰当的来源选择人员、规范的制度管理人员、科学化的规划培养人员,让科研财务助理这一制度在高校发展的进程中发挥出更大的作用.
【主要参考文献】
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[2] 付瑶丹.科研财务助理制度执行中的几点建议[J].商业会计,2017,（14）.
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财务助理和大学引用文献:
[1] 财务助理和大学硕士论文范文 财务助理和大学毕业论文怎么写2万字
[2] 财务管理论文范文 财务管理方面大学毕业论文范文2万字
[3] 财务管理论文范文 财务管理类大学毕业论文范文2000字
