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人事档案管理论文范文

【摘要】随着社会化用工的普及,医院的编外人员不断增多,成为医院建设和发展的重要力量.编外人员的人事档案反映其原始记录和历史情况,对其自身的考评晋升和医院的人事管理有着重要的意义.本文从医院编外人员人事档案的重要性着手,探讨编外人员人事档案管理的发展趋势,并提出相应对策,以供参考.

【关键词】医院;社会化用工;人事档案;编外人员

近年来,公立医院的编制呈紧缩态势,规模却不断扩大,这就导致医院内部采用市场招聘的方式向社会招聘员工,即为社会化用工.随着社会化用工的普及,编外人员的比例逐年增加,这对医院的管理形式提出更高的要求,给人事档案管理工作带来新的挑战.面对社会化用工趋势下,人事档案管理产生的一系列问题,医院应提升管理質量,提高服务能力,切实保障编外人员的利益,使编外人员的人事档案管理更科学化、规范化.同时,运用信息化手段深化人事档案制度改革,利用大数据分析、信息共享等应用方法,让编外人员人事档案管理迎来新的机遇.

一、社会化用工趋势下医院人事档案管理的重要性

为解决医务人员的相对紧缺问题,医院需要持续补充编外人员.编外人员在临床一线、后勤保障等方面发挥重要作用,逐渐成为医院不可或缺的一部分.如何让编外人员对医院产生归属感,调动其工作积极性,是医院需要考虑的重要课题.其中,编外人员人事档案管理是基础又至关重要的一环.因此,医院要加强对编外人员人事档案的管理,既要保证档案材料真实、全面、有效,做到原始数据的充分收集与准确核对,又要善于使用,发挥人事档案的作用,为医院编外人才队伍的建设和发展提供参考依据.

二、社会化用工趋势下的医院人事档案管理问题

（一）对人事档案管理的不重视.1.大多数医院认为,人事档案只是依附于人事管理的存在,与医疗事业联系不够紧密,所以对人事档案有所忽视.在安排工作时,管理人员往往将人事档案工作的优先级靠后,这就导致人事档案的工作容易造成堆积,产生档案材料收集不及时、信息不完整等情况,个别医院甚至没有专门的档案室存放人事档案.2.社会化用工趋势下,医院人员呈几何式增长,编外人员剧增.医院领导对编外人员重视程度不足,管理人员工作量增大,对其人事档案工作不够严谨,查阅人事档案流程随意.另外,大部分编外人员没有认识到人事档案的重要性,在学习、进修、晋升过程中等形成的档案材料未及时归档,甚至存在人事档案留在本人手中的情况.

（二）人事档案调动频繁,管理难度增加.1.当前,医院招聘模式趋于市场化,编外人员流动性增大.人事档案频繁地入库和调出,不仅增加了档案管理的工作量,更无形中增大了档案出错的概率.随着医院人员的扩编和流动率增加,人事档案中原先规定的填续也随之简化.例如：按照人事档案的要求,员工入职后应填写干部履历表,但有些医院用员工登记表代替.2.医院大量招聘编外人员,政审难以严格执行,查阅人事档案就成了关键一环.但编外人员人数较多,审核、鉴定人事档案难度增大,存在人事档案入库周期长、转递档案不积极等现象,直接导致其人事档案出现材料不齐全、断档现象严重等问题,无法为政审提供强有力的佐证.

（三）人档分离严重,利用方式单一.1.编外人员数量多且流动性大,管理制度又不健全,医院更倾向于将其人事档案放置在人才服务机构管理.这同时带来两个问题：一方面,医院会产生新的人事档案材料,不能及时有效地完成材料交接、补充和变更工作,致使材料分属两地甚至多地,不利于人事档案的保存、更新和完善;另一方面,医院要查阅和使用编外人员的人事档案,需经过人才服务机构审批同意,这不但给工作带来不便,更降低了人事档案的利用效率.2.人事档案大多数仍采用纸质状态存档,多采用现场翻阅材料的方式获取信息,耗费人力物力,利用方式单一.编外人员又存在“人档分离”现象,导致档案不完善、不齐全,一定程度上削弱了利用价值.由于人事档案未形成数字化检索模式,未形成资源共享,难以进行大数据分析,不易为人事决策提供信息支撑.

（四）管理模式落后,信息化程度不高.目前,医院多沿用以往的人事档案管理方法,采用纸质化办公,手工处理人事档案.随着编外人员的增加,人事档案数据日益庞杂,传统的档案管理模式难以满足医院的发展需求,这就需要运用信息化、科学化的管理手段.但由于资金、资源等问题,大多数医院信息化水平并不高,普遍缺乏专门的信息管理系统.即便有些医院引进了人事档案管理系统,也停留在基本的存储、查询方面,没有进一步挖掘和利用信息化潜力.

三、社会化用工趋势下医院人事档案管理的对策

（一）提高对人事档案的重视程度.一是医院领导重视.给予相关的政策支持、资源辅助,为档案室配置所需的硬件软件设备.支持档案工作,引入先进的档案管理理念,为档案管理员创造学习条件和培训机会.二是人事档案管理员重视.提高管理员自身素质,增强工作责任心,积极学习档案相关知识,加强与兄弟单位的档案情况交流,不断研究和总结新方法、新理念.三是编外人员重视.大部分档案材料的形成离不开员工自身.但编外人员忙于医务工作,对人事档案材料的形成敷衍,致使材料失真或缺失.因此,编外人员应提高认识,配合人事档案管理工作,对档案材料进行审核,保证材料的完整与真实,将材料及时交予管理员归档.

（二）完善医院人事档案管理制度.编外人员的人事档案管理缺乏完善的制度,易导致借阅、转递等流程混乱,不易追根溯源,甚至会出现人事档案丢失的风险.因此,必须让编外人员人事档案管理有章可循,使人事档案工作规范化,对档案的进出、借转都有具体的记录.加强与人才服务机构的联系和合作,引入人事档案动态管理机制,及时将新的档案材料进行归档,避免产生人档分离、档案不全以及材料失真等现象.医院要建立一套完整详尽和适合编外人员实际的人事档案管理制度,让编外人员的人事档案得到高效有序的管理和利用.

（三）强化人事档案监督,保证人事档案的权威性.2018年印发的《干部人事档案工作条例》强调了档案审核内容,坚持人事档案“凡提必审”“凡进必审”“凡转必审”,进一步对人事档案的监督审核提出要求.编外人员人事档案因其流动性和特殊性,更易造成档案材料不全和信息错误等问题.医院应更加注重编外人员人事档案的审核工作,深入挖掘其人事档案,重点核查其“三龄两历一身份”等信息,监督其档案的真实性.对人事档案中存在的错误进行纠正,并查漏补缺,及时补充缺失的材料.只有加强监管,细化审核程序,才能有效防止人事档案失真和遗失的情况,才能有力维护人事档案的权威性与公信力,构建“不敢、不能、不想”的长效工作机制.

（四）建立人事档案信息系统,提高信息化水平.传统的人事档案多采用纸质化管理,不利于保存,在查询及使用的过程中耗费大量的人力物力.尤其是编外人员人事档案,数量大材料杂,更易造成资源浪费.因此,医院建立并推进人事档案信息化,是大势所趋.医院应结合实际情况,构建适合本院的人事档案信息库,形成准确、全面的电子档案.及时更新档案库信息,对在职、离职、退休等情况及时维护,并定期更新考核等记录,对人事档案进行动态化管理,并将更新后的信息形成电子报表上传以供传阅.将人事档案信息库与医院人力资源系统、办公系统联动,实行信息共享利用,进行云计算和大数据分析,为医院决策提供数据支持.在进行人事档案信息化建设的同时,要注意设置系统权限,对电子档案库进行安全保护.