《基于ECRSI分析法的衡阳烟草专卖内管管理流程重组》
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Research on the Reorganization of the Internal Supervision Management Process of Hengyang Tobacco Monopoly Based on ECRSI Analysis
OUYANG Qun1, LIU Xiao-wen1, LIU Yuan1, CHEN Jian-hua2
（1.Hengyang Tobacco Monopoly Administration, Hengyang 421000, China;
2.School of Economics, Management and Law, University of South China, Hengyang 421000, China）
【摘 要】目前,烟草专卖内管精细化管理存在着许多不稳定因素,内管部门日常监管工作流程急需优化与改善.在这一现状下,论文基于ECRSI分析法对衡阳市烟草专卖内管工作流程进行了流程重组,针对原有问题进行了改善,并建立了新的日常监管工作流程,为内管部门提供了技术上的支持.
【Abstract】At present, there are many unstable factors in the fine management of tobacco monopoly internal supervision management, and the daily supervision work process of the internal management department needs to be optimized and improved urgently. Under this circumstance, this paper reorganizes the work process of Hengyang Tobacco Monopoly internal supervision management based on the ECRSI analysis method, improves the original problems, and establishes a new daily supervision work flow, which can provide technology support for the internal supervision management department.
【關键词】烟草专卖局;业务流程重组;ECRSI分析法
【Keywords】tobacco monopoly administration; business process reengineering; ECRSI analysis
【中图分类号】F272 【文献标志码】A 【文章编号】1673-1069（2020）03-0047-03
1 引言
随着我国社会经济的不断发展,烟草行业作为支撑经济发展的支柱产业,专卖监管的模式也随之不断完善.其中,内部监管是烟草专卖局的重要组成部分,主要是由烟草本身的特殊性及其在现代市场经济中的重要地位决定的.随着各部门的探索,内部监管人员的规范意识,内部监管部门的管理工作分配,内部监管反馈问题的处理以及监管工作的有效性,已经浮现在了原有监管模式的问题中.因此,在原有基础上完善烟草企业内部监管业务流程中的不足,建立新的内部监管工作新流程,已成为现阶段烟草企业刻不容缓的首要工作[1,2].
本研究运用ECRSI分析法对衡阳市烟草局内管部门原有日常监管工作流程进行重新设计,将业务流程重组理论引入烟草内管工作中,是对烟草局内管部门的一次有益尝试,也是一次实践性变革.通过现代化的管理理念,对传统内管工作流程进行剖析,运用科学的理论、工具和方法,探索出新的工作流程,为之后的烟草内管工作打下理论基础.
2 业务流程重组理论
2.1 业务流程重组理论概述
业务流程再造（Business Process Reengineering,简称BPR）理论,定义为“针对企业业务流程的基本问题进行反思,并对它进行彻底的重新设计,以便在成本、质量、服务和速度等当前衡量企业业绩的这些重要的尺度上取得显著的进展”.学者们在此理论的基础上不断优化改善,使得该理论不仅限在企业内部运用,更是逐渐丰富到了政府、高校和银行等其他行业[3,4].
2.2 扩展ECRSI分析法
扩展ECRSI分析法,是在ECRS分析法的基础上增加了另一原则“增加（Increase）”,用于对生产工序进行优化,以减少不必要的工序,达到更高的生产效率.ECRSI,即取消（Eliminate）、合并（Combine）、调整顺序（Rearrange）、简化（Simplify）、增加（Increase）.
取消（Eliminate）：如果所研究的工作可以取消而又不影响进度,这便是最有效果的改善.
合并（Combine）：合并是将两个或两个以上的对象变成一个,合并后可以有效地消除重复现象,能取得较大效果.
重排（Rearrange）：重排也称为替换,就是通过改变工作程序,使工作的先后顺序重新组合,以达到改善工作的目的.
简化（Simplify）：经过取消、合并、重组之后,再对该项工作作进一步更深入的分析研究,使现行方法尽量简化,以最大限度地缩短作业时间,提高工作效率.
增加（Increase）：在原有工作上增加工作,来提高工作效率,为后续工作做准备.
3 衡阳烟草专卖内管工作业务流程现状
3.1 内部监管工作业务流程现状
衡阳市烟草专卖局在监管方式上采用市、县两级同级监管的方式,与专卖、销售等部门等合作管理,能夠确保工作责任到人,也是减少冲突的必要方法.如果出现问题,就交由上级处理,通过分析各部门的利弊,找出最终的解决方案.
3.2 内管监管工作流程存在的主要问题
3.2.1 专职内管人员身兼多职,力不从心
全市系统共有内管人员19人,其中市局本级5人,县级局14人（纯销县1人/县,两烟县2人/县）.目前专职内管人员主要工作为：查询、采集“两烟”生产经营相关数据;分析、找出可疑线索;开展市场走访调查;汇总、分析调查情况,对问题进行定性;下发相应表单,对问题进行处理,对责任人进行问责;将问题整改和问责落实情况向上级反馈以及材料整理归档.2017年衡阳市内管部门进行市场走访492件,客户走访3326件,处理异常线索2668件,处理系统预警13180件,随着监管工作精细化要求的提高,监管工作任务繁重,人力明显不足,部分工作疲于应付.由工作流程图1可见,专职内管人员的工作占整个流程较大部分,工作贯穿异常情况判断,实施情况调查以及最后的问题整改落实.
3.2.2 部门各级沟通不流畅,重复作业
与内管人员建立工作联系的仅有内管派驻主任或副主任,无法在最短时间内将异常情况报告分管局领导及其他部门,使得异常情况的处理落实反馈具有延迟性.并且由于市、县两级均需对各自辖区同一类型数据进行监管,偶尔未根据工作轻重缓急合理安排时间,出现重复作业的现象.
4 衡阳市烟草局内管部门工作流程重组构思
4.1 扩展ECRSI分析法
4.1.1 取消（Eliminate）
由于监管工作精细化要求越来越高,日常监管任务繁重,人力明显不足,使得专卖内管人员在面临部分问题时疲于应付.原有工作流程中,专卖内管人员主要负责“两烟”生产经营活动及生产经营过程的监管并调查处理不规范生产经营问题,随后登录卷烟、烟叶、专卖、物流、内管等业务系统查询数据及可疑线索,两部分的工作内容出现了重复,不管是否出现不规范生产经营问题,专卖内管人员都需要登录系统进行可疑数据查看,所以对“两烟”生产经营活动及生产经营过程进行全程日常监管并没有必要,这也将消耗专卖内管人员大量时间与精力.现如今专卖内管人员人数较少,在不增编、不收编的前提下,内管人员由市局进行统一调配,可整合资源.因此取消专职内管人员收集相关资料的工作,取消了对卷烟经营和烟叶生产经营的监管工作,由于不需要对卷烟经营以及烟叶生产经营进行监管,大大降低了内管人员的工作成本,并且后续将对其工作进行重排.
4.1.2 合并（Combine）
合并工作步骤3分析异常情况和工作步骤4对异常情况的描述以及提出初步意见,并将其命名为汇总异常情况.步骤3、4中都存在内管人员对异常情况的判断分析,相当于内管人员在执行步骤4描述异常情况事将重复步骤3的工作,一定程度上重复了之前的工作.此外,原有流程中最后做出调查决定的是内管派驻办,如有调查需要又将工作任务分配至专卖内管员,增加了工作流程,流程合并后提出初步意见将由市局派驻办执行,减少专卖内管员工作量的同时又强化了部门之间的协作能力.将两步合并为汇总异常情况,消除了内管人员的重复工作现象的同时,也为后续工作进行了铺垫.
4.1.3 重排（Rearrange）
将流程工作顺序重排后整个流程初始工作任务表单由市局内管派驻办统一发放.正如之前4.1.1取消中所说,内管人员人数较少,如果将时间花费在寻找问题上,将会极大增加后续工作压力.所以将流程顺序进行重排,市局内管派驻针对以往异常情况,统一下发表单,在任务统一分配,后续内管人员的工时也将得到缩减,同时也消除了市、县两级内管人员同时收集各项日常生产经营数据时出现的重复作业现象.
4.1.4 简化（Simplify）与增加（Increase）
在原有工作流程中,专卖内管人员不仅仅要收集相关资料,且还要对卷烟经营以及烟叶生产进行监管,使得人数本就较少的内管人员疲于奔波.于是,通过简化专卖内管人员的工作,增加建立数据分析组和市场走访组.数据分析组下设两个小组,一组重点分析卷烟货源投放、客户信息管理,二组重点分析零售户订单、卷烟配送货款、烟叶生产经营等相关数据.市场走访组对全市范围内问题市场、问题零售户分多组开展调查.通过一个月对监管人员监管工作数据分析工作平均工时的观察记录,预估出分组后监管人员每月数据分析所用工时,结果表明在任务统一分配,数据集中处理分析后,内管人员每月数据分析工时缩减125小时,工作实效提高63.13%,见表1.
4.1.5 重组后内管部门异常分析核查工作流程
通过ECRSI分析法分析后,将专卖内管人员异常情况分析流程进行汇总,得到业务流程重组后的内管部门异常分析工作流程图,见图2.
异常分析核查工作流程
4.2 其他业务流程重组
衡阳市烟草内管部门工作流程包括异常分析检、调查处理意见以及问题整改处理三个主要内容,然而由于精细化要求的提高,监管工作任务日渐繁重,现有工作模式不再适应日益丰富的内管工作.
为解决原有工作流程的弊端,根据之前所用的扩展ECRSI分析法,在原有工作流程的基础上,把原来的直线职能结构转变成直线+平行流程结构,增加了纪检监察部门的工作职能,通过横向协作,进一步强化纪检部门的再监督.对流程节点进行细化,改进了轻微违规、异常问题的流程时序,细分了一般违规问题和重大违规问题的追责问责.
4.3 内部专卖管理监督日常工作重组后
新的监管模式,简化了市场核查工作流程,减少对上级指令的接收反应环节,极大缩减了市场调查时间,提升了问题调查效率.重组后的业务流程图,降低了专职内管人员的工作压力,将其分为数据分析组以及市场走访组,提升了工作效率,优化完善了原有流程结构,并且将成果固化,对监管工作效果维持追踪.新流程以《烟草行业内部专卖管理监督工作规范》为依据,分解内管部门的工作职责,科学合理匹配工作能力,使精益管理理论可以在内管中得到更好的应用和发展.
5 结论
在当前衡阳市烟草局内管部门面临的问题下,凭借业务重组（BPR）理论以及扩展ECRSI分析法,对衡阳市烟草局内管部门监督工作流程进行了全面研究.通过BPR理论的指导与技术,深入分析了专职内管员日常监管工作流程的现状,找出了不足之处并进行了流程重组,建立了新的内管部门日常监管工作流程图.通过职责调整、人员调剂、内部优化等方式,建立一体化监管模式,建立了可操作、易执行的工作流程,从而将任务目标落实到具体的工作岗位及工作人员,同时业务人员素质提升使得各环节相互衔接、做到无缝管理,使有限的资源发挥最大的效能.
【参考文献】
【1】黄毅薇.在管理创新中加强烟草专卖“精准监管”的力度[J].上海商业,2011（10）：61-63.
【2】郑行华.内管人员动态工作档案管理系统初探[J].中国商贸,2012（18）：76-77.
【3】王琳.基于BPR的餐饮连锁企业服务流程优化与运作管理[D].杭州：浙江工业大学,2013.
【4】丁天翔.基于业务流程再造的IT项目用例分析[J].价值工程,2012,
31（11）：178-179.
归纳上文:此文是关于管理流程方面的相关大学硕士和流程管理本科毕业论文以及相关流程管理论文开题报告范文和职称论文写作参考文献资料.
流程管理引用文献:
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[3] 国有商业银行和业务流程管理硕士论文开题报告范文 国有商业银行和业务流程管理方面论文写作参考范文10000字
