《办公室行政管理的现状与优化建议》
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摘 要：为了适应新时期发展的需要,国家对于高等院校办学的规模、教学的内容、师资的力量和管理机制等的要求逐步严格,面对高等教育的新变化,高校作为高等教育的一个重要的部分,该如何在开放的教育环境中促进高等教育的发展,在招生规模、院校规模持续壮大的当下,如何能更好的管理好独立学院的学生工作和各院系的管理统筹工作,就需要办公室行政管理的高效运转和整体统筹,本文结合当下办公室的实际情况,就办公室行政管理当前的现状进行深入的剖析,并针对说存在的问题提出相关优化的建议,希望本文对办公室行政管理的人员的工作能起到辅助作用.
关键词：独立学院;办公室;行政管理
1 办公室行政职能的概述
办公室是一个有着协调多方,上传下达,沟通内外等多职能的综合性管理组织,在组织和单位扮演者重要角色,是一个牵连众多环节的中心枢纽部门.其中协调职能、辅助职能、管理职能等在日常的办公室工作中起着核心的作用.
1.1 协调职能
所谓协调,就是将总体中的事务进行梳理,将各部门、各单位汇总到办公室的事务都进行有序安排,加强组织、单位间的内外交流,实现信息的对称,对接相关人员从而达到统一各部门、单位的步伐一致.从更细致的层面看,协调作为一个中心点,是从中心散发将上级领导、下级单位以及其他没有隶属关系的单位连接起来,通过协调职能,处理好单位间的关系,有序的进行工作从而实现总体的目标.
1.2 辅助职能
在办公室的内部组织中,起着决定性作用的虽然是领导,但是办公室的行政人员也是对于组织的整体性决策起着辅助性作用.因此,在行政工作中,要在紧张繁忙的工作中深入组织内部留心观察,调查研究,收集资料进行分析总结,以便在关键时刻为领导做决策提供依据,做到想领导所想;领导制定出决策后,办公室的行政人员也需要发挥辅助职能,将决策落实下去,进行决策的执行与监督,同时再进行从下至上的反馈,将决策的执行情况反馈给上级领导以供领导对决策进行情况的了解和及时作出调整.
1.3 管理职能
管理职能与协调职能在办公室的工作处理中是鱼水关系,办公室行政人员要站在全局的高度去对待每一件事情,要系统的去处理好人、事、物的关系,人就是行政人员,行政人员要有计划有目标的办公,就得制定一套适用的制度,依靠这项制度来坚持处理好办公室的事务与事物,制度是每一位职员实行好自己的职责的依据,根据制度,行政人员顺利完成职责工作;在完成自己分内工作后,再充分运用协调职能将相关事务、决策上传下达后顺利完成.
2 办公室行政管理中存在的问题
办公室行政管理要做得好,需要清晰明确办公室行政管理与服务的职能,提高办公室行政人员的综合素质,尽可能达到量化管理、有效办公.
从实际工作中来看,办公室的行政管理确实还是存在一些问题,这些现象导致员工工作效率低,办事结果不尽人意.
2.1 行政人员的综合素质低、专业技术不对口
办公室的行政人员的综合素质影响着工作的成果的执行,一般在单位或者组织中,办公室的行政人员都是通过研读了相关专业毕业或者积累之前的工作经验就进入岗位工作,没有经过系统的、有针对性的岗前培训,行政人员对于工作性质理解不透,无法有效的进行办公,工作效率低,不能為领导或者下层单位提供切实有效的服务.
2.2 行政人员对其涉及工作没有清晰的界定
办公室的行政管理是涉及一个单位大大小小的事情,行政人员处理的事务也是繁多杂乱,行政人员没有按照事务的类型进行工作,工作事情杂多混乱,行政工作人员还要先将工作进行归类,花费较多的精力来了解和熟悉工作内容,没有形成一套成熟的解决方案,一旦出现人员缺位,将直接影响办公室事务的完成情况,加大了办公室行政管理工作的难度和办公室行政人员工作的压力.
2.3 办公室工作无氛围、个体松散、各自为体
一个团队不可避免总是要互相交流沟通来共同完成工作,工作中出现的个体松散、零交流等会导致团队成员之间缺乏默契,除了工作之余没有感情,各自为体,这将影响办公室业务的开展,长期以往如此,员工工作的环境也影响人员心情,导致影响工作,对外来讲,也会给前来办公室业务的人员带来不好的体验.
3 办公室行政管理工作顺利开展的应对之策
办公室的行政管理工作要顺利开展,需要明确办公室行政管理的相关职能,厘清办公室相关工作人员的工作类别,对症下药,提高办公室工作人员的综合素质能力,从而达到事半功半的结果.
3.1 保持不断学习的意识,不断提高自身业务素质和创新能力
文化的快速发展和科学技术的不断前进,知识在日新月异的更替变换,唯有日常工作实践中常保持学习状态,与时俱进,不断提升自我,才能更好的完成工作.
首先是强化办公室行政人员的政治学习,特别是在单位组织中,办公室行政人员要充分利用新时代中国特色社会主义思想来武装头脑,坚持多关注新闻时事,多翻阅党报党刊来提高自身的理论水平,从而了解最新的政治政策与国家发展的动向,以便更好推进工作进展.与此同时,办公室行政人员应该与时俱进,不断提高自身的修养与党性,树立正确的三观意识.
其次是办公室行政人员个人的岗位业务能力学习,要对办公室的行政人员进行专业岗前培训,最基本的行政办公管理软件使用、会务工作的安排、公文写作知识、专业技能运用、党团建设认识等,这些眼看基础性的工作,掌握的程度熟悉与否往往能起到关键的影响作用,虽然都是小事务,但是有专业的指导再工作的方式,事务处理也能达到事半功倍的效果.
3.2 针对性的分类工作,归类处理办公室事务
办公室行政人员分为综合科、秘书科、档案科、党建科、督办科,针对各个科室的工作性质,有针对性的对办公室的事务进行分类,专人负责相关的事务,归类处理,这样既提高办事效率,积累经验,又可以追责到人,避免推诿、敷衍,切实做好行政工作.
3.3 办公室行政人员要加强沟通,树立好的工作氛围
办公室人员之间的相互联系十分紧密,办事人员内部要着力营造一种团结互助、温馨和谐的工作氛围,温馨的工作环境有利于影响行政人处理办公室事务的态度,加强沟通,及时反馈,经常反思自己工作中的不足,多学习他人的优点、长处,办公室间经常组织开会议,增进人员间的交流,分享工作经验,以一颗真诚的心,完成行政管理和服务的工作,这一过程中“沟通”起着重要的作用,无论对内对外,好的工作氛围还是一定程度上能带动工作进展.
4 结语
办公室的行政管理在一个组织中起着至关重要的作用,就当前阶段的办公室行政管理的现象来看,还是存在很多的经验不足,针对所存在的问题,我们要不断的开拓新思路,用创新的管理方式来做好办公室行政管理的事务,让办公室在组织的发展中发挥更大的作用,从而推动组织更好的发展.
作者简介
林晓铃（1991-）,女,广东汕头,本科,汉族,研究方向：办公室行政管理.
综上所述:上文是关于行政管理方面的相关大学硕士和时政本科毕业论文以及相关时政论文开题报告范文和职称论文写作参考文献资料.
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