《电子政务机关档案管理》
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摘 要：电子政务平台是一种新型的机关电子政务管理系统,通过政务管理系统可以实现对政务活动的管理,机关公文是电子政务平台之上的重要内容,通过电子政务平台可以创建新颖的文件形式.在实践中,需要从理论上对电子政务平台的新发展有所认识,还需要投入更多的精力进行求实创新.
关键词：电子文件；政务平台；档案管理
1 机关文件管理和电子政务
电子政务平台可以包括很多方面的内容,有利于办公实现专业化和自动化,有利于部门之间的信息流动更加多元化和专业化,普通的部门之间可以通过信息流动实现电子数据等信息的统计工作.电子政务平台并不是简单的政务上网那么简单,通过电子政务的手段对信息实现重组和再造,可以实现平台之间的高效沟通,让电子服务功能获得升级.
機关在办公过程中会形成种类各异的文件,有的是电子文件、有的是电子表格,有的是图形或者扫描的电子文档,很多文档都需要重新进行分类才能进入电子政务平台,通过电子政务平台实现的功能之一就是文档的分类存储和安全控制,同时大多数电子政务平台都具备文档在线查看功能,可以进行文档的协作编制.
2 电子政务平台对机关公文管理的支持
通过电子政务平台提高政务工作的效率已经成为各级机关的普遍做法,实际上电子政务的平台推广也受到各级机关的重视,但是还是会碰到很多问题,例如纸质文档保管十分困难,海量的信息无法实现电子化,文件的检索也是一个需要研究的问题,一些平台由于设计的不合理,在平台内实现检索功能有困难.另一个问题是网络内容的归类问题,一些部门之间的文档无法实现归类.
3 机关政务平台需要注意的问题
3.1 文件管理不能滞后
电子政务平台在平台搭建的初期往往会投入巨大的人力物力,但是业务应用的速度却非常有限,因为机关档案的管理工作存在不合理之处,业务应用的范围和限度是不够合理的.机关档案室如果单独承接档案管理工作很难满足大多数办公人员的需求.很多机关强调固定资产的管理,但是建立固定资产的文件库之后,只是在短时间内采购各类设备,缺少专业人员的维护,在后期的更新阶段也缺少原件,这些问题都导致了电子文档管理的低效率.
3.2 文件标准需要及时制定
我国的政务平台种类繁多,但是标准化的建设却比较滞后,很多地方在建立了文件管理的规范化实施方案之后,电子政务平台的建设却选用了其他的方案或方法,如果仅仅是根据分工进行软件设计和安排,将会存在标准不统一的问题,如果长久存在利用方面的问题,将会导致标准设置上存在利用效率和科学性的限制,导致文档缺失等风险的出现.
3.3 需要注意文件管理的风险问题
文件的管理模式需要创新,但是同时更需要关注文档的安全性问题,很多地方进行电子化只是简单地进行电子化的文档罗列,很多文件真实性和安全性会受到不确定的威胁.网络泄密事件如果发生可能造成巨大安全问题,很多政府的管理效率和公众形象正是由于公文管理安全意识的缺失造成的.很多机关的电子政务平台都需要对文档的安全进行分类,很多文件系统不具备文件的保管功能,这些突出的问题需要及时得到解决.如果文件管理的规范化问题无法得到解决,不能及时的对办公系统的同步操作问题进行解决,很多重要的文件会出现遗失或者保管不善的问题,在利用和开发文档的问题方面,需要不断进行创新,这样才能解决文档管理方面的隐患.
4 建立完善的机关文档管理体系
现今的阶段是电子政务平台的全面普及阶段,很多机关都需要电子政务平台来及时把政府的决策工作和服务工作向社会进行公开,政府的工作程序和工作方式都可以通过电子政务平台系统向社会公众进行公布.可以尝试在国家层面建立统一的电子政务标准,我国应当尝试一种可行的标准,统一技术上的口径,在细节上和内容上都做到一致,为机关公文的标准化提供一个规范,推动电子政务平台的发展,创新机关电子政务平台的管理,需要注意以下几点.
4.1 明确电子政务平台的定位
首先我们必须认识到电子政务平台不是电子化办公平台,设置的目的是为了实现电子文件的存储和利用的长久化,档案文件管理的目标是为了让电子文件可以长久被利用和保存.有的文件是暂时性存储的,有的文件为了信息公开,需要进行多次备份.电子文件的管理都需要遵守一定的规则,考虑到电子平台信息化程度的不同,需要考虑各种平台信息化的不同目的,遵守一定的原则,考虑到各平台各要素的功能,实现资源利用方面的优势,为了使得电子文件管理实现高效和最优.
4.2 明确电子政务平台的规划
我国的电子政务平台可用的管理方法并不多见,很多地方为了制定适合的电子文件管理标准,借鉴电子文件的管理经验,在政府机关进行了电子政务平台的统一规划,制定了一些统一的标准,采用国际标准可以减少劳动方面的重复性,加快电子文件平台的传送流程,电子文件管理有一定的标准,各地的电子政务平台都需要尽量的遵照标准设计.
4.3 完善数据库
数据库建设是平台搭建的关键,也是平台设计和标准化工作的重点,各级政府之间的平台不能是封闭的闭环,需要实现各部门之间对封闭的信息的智能化处理,为了文档的保密和信息化处理,需要有关人员在资源共享方面进行尝试.在资源的更新和维护方面,各级平台设计的时候需要注意互相之间留存接口,在文件的基础上实现信息化和智能化.
5 结语
电子政务平台是一种新型的政务处理平台,各级机关和组织需要根据政务平台的设计进行公文归类和检索方面的学习,以求提升工作效率,确保公文管理的安全和高效
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作者简介
段文娟（1983-）,女,汉族,湖南冷水江人,本科,助理馆员,从事档案管理工作和人事工作.
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电子政务引用文献:
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