《新形势下加强文书档案管理工作的措施》
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[摘 要]新时期的档案管理呈现了现代化和信息化的发展趋势,与此同时档案建设是一项耗资巨大、复杂的系统工程,必须明确目标,抓住机遇,加强协调,统一建设,创新管理机制,强化服务能力,推动档案工作的改革.
[关键词]新时期 文书档案 管理
中图分类号：S62 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2019）01-0328-01
1.档案管理工作的重要意义
档案是承载着历史事件以及社会进程的文献综合体,通过对档案信息资源的开发与利用,将为政府决策、企业发展、公众的生活提供其所需要的支持.尤其对于组织而言,档案信息资源能够真实地反映组织的建立、发展过程,进而为组织的管理者在进行相关决策时提供参照和依据.
2、新时期文书档案管理工作存在的问题
2.1重视程度不足
首先,当前一些单位中,对于文书档案的重要性缺乏系统的认识.一些单位认为文书档案管理就是简单的整理文书档案,而没有从信息分类、建库、归纳、提取的角度看待文书档案管理问题.与之相对应的,文书档案管理部门在单位中所处的地位较低,被管理层当作“后勤部门”看待,在人员配置和基础设施配置方面也得不到应有的重视.其次,在专业技能训练方面,由于重视程度不足,很多单位的文书档案管理工作人员都是临时补缺,入职前缺乏不要的专业技能训练,入职后也没有进行过有效地继续教育.单位不愿向文书档案管理部门投入教育经费进行人员培训,客观上导致很多工作人员对文书档案的管理一知半解,认为“只要不丢失”便是工作合格.加之一些单位未能向文书档案管理部门配置信息化设备,导致很多单位的文书档案管理和查阅工作十分麻烦,严重阻碍了文书档案的应用.
2.2人力资源力量不足
所谓人力资源力量不足体现在两个方面,一是人员数量不足,不少单位未能给文书档案管理部门配置足够的工作人员,现有工作人员也多是的形式负责文书档案管理工作.有的单位由办公室秘书文书档案管理,由于秘书本身需要负责单位的草拟文、传发文,本职工作已经较为繁重,对于文件档案管理自然缺乏主动性和积极性.二是人员素质不高.很多单位并未引进具有专业背景的文书档案管理人员,现有的管理员多是从其他岗位调岗而来的,甚至有些单位讲文书档案管理部门作为“预备退休部门”,把一些临近退休、离职的人员安排在文书档案管理部门之中任职,这些人员素质参差不齐,对档案管理缺乏系统的了解和认识,日常管理方式也存在很多漏洞,遗失、错置文书档案的事件频发.
2.3文书工作和档案工作间协作不足
文书管理与档案管理应当是一个系统性的管理,二者之间关系密不可分,缺一不可.也只有将二者的管理衔接起来,才能真正发挥文书档案在企事业单位管理中的作用.但在现实工作中,很多单位重视日常文书管理,却忽视了档案管理,对于文书档案管理也多是不同部门分块操作,未能形成一个统一的整体,一些单位制定的管理制度形同虚设,客观上拉大了文书管理和档案管理工作之间的差距.
3.新时期文书档案管理工作优化方法
3.1加强制度建设,建立长效培训机制
首先,要建立健全在职教育的长效管理制度,如省档案局及地市档案局举办的各类专业培训班.其次,要建立在职教育的约束和激励机制.约束和激励机制可以使文书档案管理工作人员产生紧迫感和危机感,积极主动地参加在职教育,努力更新知识,提高业务能力和水平.比如,将在职教育与文书档案人员专业技术职称评定挂钩,对不参加档案专业知识培训的只有资格,不享受相关待遇.
3.2规范的文书工作是做好档案管理工作的基础
公文的种类、格式、处理程序是否规范直接影响到档案管理的质量,尤其是在办公自动化迅速发展的今天,这种关系变得更为密切.许多文件归档工作需要提前在文件形成时来做.因此在文书工作的处理程序上要注意其与档案管理工作的紧密衔接,实现文书工作与档案管理有机的联系.比如平时在文书工作中对文件的鉴定、分类以及归档编号等工作,在文件形成之初就已经确定完成并做相关登记,这样在文书工作中档案管理的因素已经得到贯彻,并且档案管理相关环节的工作都已经完成.这样不仅减少了工作环节,避免了重复劳动,降低了差错率,同时也保证了文书工作和档案管理的统一协调,提高了办公效率.
3.3加强部门协作,相互配合做好文书档案管理工作
文書档案中的许多有利用价值的档案文件材料往往来源于各立档部门.因此,处理好与各立档部门的关系,不断完善档案的结构,提高归档质量,是档案部门的一项重要工作.档案管理人员必须做到“三勤”,即嘴勤、脚勤、脑勤.嘴勤,即经常主动了解各部门开展的业务工作及内容；脚勤,即经常到各部门走访,注意多收集档案工作信息；脑勤,即要根据本企业的实际情况,思考档案与企业业务工作的关系,本着为企业科研生产服务的原则,探讨全面提高档案管理工作的方法.同时要加强与各部门的协调和沟通,保证档案收集渠道的畅通,还要着重收集能够体现企业的历史演变、重组变革、重大事项的档案文件材料,为企业将来拓展业务领域提供科学根据,切实发挥档案部门在企业发展中的参谋助手作用.
3.4文书档案管理的信息化水准
用现代信息技术更新文书档案管理工作,是新时期做好文书档案管理工作的重中之重.计算机技术与网络技术的发展,给文书档案管理工作提供了新的改革思路.计算机技术在文书档案管理工作中的应用,能够促进文字型的文书档案资料转变成为电子档案,与当代企业的自动化办公模式有机结合在一起.新时期的文书档案资料管理者要积极起草与修改原始文书档案资料,利用相关软件,建立企业内部的文书档案信息系统,更好地应用与掌握文书档案资料.每一位文书档案管理者都要结合自身岗位的实际需求,一边学习新的技术,一边开发全新的文书档案管理方法,提高文书档案管理工作的信息化水平.用信息技术促进文书档案管理工作事半功倍,是实现改革的重要标志.
3.5提高管理人员的责任意识,提高文书档案管理工作的科学化水平
文书档案管理工作是一项专业性很强的工作,管理人员不仅要有扎实的科技知识和专业理论知识,还要有勇于奉献的敬业精神以及良好的责任意识,所以说对文书档案管理者的要求非常高,提高管理人员的责任意识是很有必要的.文书档案管理人员一定要意识到文档管理的重要性,并以做好此项工作为己任,忠于职守,细心谨慎,将文件资料的积累、整理、鉴定、统计等作为应尽的职责内容.为了适应新时期对文书档案管理的高标准、严要求,就需要对原来的文档资料进行全面普查,将无用的文件予以剔除,重新组合文书案卷,对于标题不清,内容混乱的案卷,一定要进行再加工,提高文书档案的质量.
结束语
随着我国社会经济的快速发展,文书档案管理工作的重要性逐渐突显出来.在新的社会发展时期,文书档案管理工作者面临着全新的工作挑战.：加大文书档案管理工作的创新力度,积极提高文书档案管理工作效率,才能推动文书档案管理水平的提高,因此研究新时期文书档案管理工作具有积极的现实意义.
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