《信息技术在事业单位档案管理中的应用》
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摘 要：随着我国步入信息化社会,我国的网络技术也得到了发展,进入世界前列,被人们运用于生活、工作、生产等方方面面.信息技术不仅能够对个人的生活造成影响,对企业也有巨大优势.事业单位是我国机构组成当中最重要也是最基础的部分,对我国民众来说具有重要地位.为了满足群众的需求,事业单位就必须要提高效率.本文就信息技术在事业单位档案管理中的应用进行了分析.
关键词：信息技术;事业单位;档案管理;应用
随着国家网络信息技术的发展,信息技术得到广泛的应用,事业单位在档案管理中,应科学应用信息技术,改善工作方式,简化管理流程,在创新相关管理模式的情况下,对其进行协调与控制,建立多元化的管理机制.
一、事业单位档案管理中信息技术应用的优势
1.提高安全性.
传统档案管理需要着重注意档案室的环境情况以及对档案的保护,档案室环境应该保持低温干燥,并且要注意防虫措施,以免档案被虫蛀,或是档案因潮湿而霉变,或是因高温而自燃,对档案安全性造成威胁.有时候事业单位搬迁,在这个过程中也很容易将档案丢失,导致泄密.但是将信息技术运用到档案管理中就可以很好地解决这个问题,因为信息技术将纸质档案转为电子档案,还可以进行云储存或者云备份,安全性得到了极大提高.只要有一台有网的计算机,就可以通过登录*将所有的档案进行下载,不需要担心档案丢失问题,也不用担心档案因种种自然原因而被损坏的问题,档案的安全性得到了极大的保障.
2.提高效率,节省时间.
信息技术促进传统档案向电子档案转变,工作人员只需学习一些信息管理技术便可以独立进行操控,将纸质档案转成电子档案.而将纸质档案转换成电子檔案能方便档案的管理,因为可以设置程序将电子档案自动分类别归纳、记录;也可以在搜索栏输入要找的文档名称,计算机会在全部档案中搜索并且自动调出符合结果的文档;还可以实现网上共享,这样就不用花费时间跑到别的事业单位拿档案,只需要在有网的环境下,利用计算机共享技术,将文档传送.这大大提高了事业单位的办事效率,节省了大量时间,满足群众的需求.同时,也就节省了大量金钱.
二、信息技术在事业单位档案管理中的应用
随着信息化技术的不断进步,在档案管理工作中的应用越来越广泛,并且在实践中已经证明了信息技术的有效应用可以促进事业单位档案管理工作的顺利落实.目前,信息技术在档案管理中的应用主要包括以下几个方面.
1.管理系统方面.通过信息技术的合理应用,可以有效地将档案管理系统划分为多个模块,包括整理与分类模块、用户管理模块、网页查询模块以及搜集模块等,通过对管理系统的细分,使得管理系统更加清晰明确.
2.内容管理方面.事业单位在生产运营过程中产生了大量的重要文件,档案管理内容也相对较多,通过信息技术的应用,可以对其进行文件的统计、汇总、存储、共享等多项功能,从而使得对档案的管理操作更加简单方便.
3.档案资料的存储与保护方面.通过信息技术可以实现对档案资料的永久保存,利用互联网技术及云技术等将档案资料上传到固定的云端之中,并对其加以保护,从而实现对档案资料的科学管理.
三、提高信息技术在事业单位档案管理中应用的有效措施
1.建设相关信息技术平台
在事业单位档案管理期间,需要建设信息技术平台,建立专门的网站系统,根据事业单位的实际发展情况,为其提供专业的网络服务,在灵活使用资料的情况下,更好开展信息网站的建设工作,将先进技术作为基础,进行全面的创新,保证信息技术的应用效果,建立多元化的管理机制.在建设平台期间,事业单位应指导技术人员对其进行合理的分析,通过先进信息技术的支持,创建现代化平台系统,满足信息技术的应用需求,为其后续发展奠定基础.
2.提升管理人员专业素质水平
信息技术在事业单位档案管理领域中应用的时候,会对管理人员操作能力提出比较高的要求,需要管理人员操作系统完成档案管理工作,为了可以对信息技术在档案管理领域当中的实际应用效果做出保证,需要定期组织一定数量管理人员参与到专业素质培训当中,切实提升管理人员的系统操作能力,从而也就能够让档案管理人员的日常操作向着标准化的方向转变,对档案管理工作的效率及质量做出一定保证,也可以让管理队伍的专业性得到大幅度提升,专业管理团队实际运行的过程中,可以在发现问题之后及时使用适应性比较强的措施解决问题,将问题造成的负面影响控制在一定范围内,促使档案的安全性及完整性得到保证.
3.提升信息技术的应用水平
事业单位在应用信息技术开展档案管理工作的过程中,要制定完善的控制模式,提升信息技术应用水平,保证信息化建设工作效果,全面提升办公信息化成效.首先,需要根据实际发展需求,对资金基础进行分析,理清技术的应用思路,制订针对性的建设方案,保证系统的时效性与可靠性.其次,如果档案管理部门的资金较为充足、数据量很大,就可以利用购买服务器的方式对档案进行处理,自主建设相关档案数据库,以便于开展信息数据的控制工作,以此提升其稳定性,完善结构性能,发挥数据加工与提取工作优势.如果事业单位缺乏信息技术平台的建设资金,就可以租赁云端服务器,对档案进行信息化管理,筛选最佳的云商,然后制定完善的管理模式.一旦云商出现问题,将会发生档案泄露现象,因此,需要选择一些资质水平较高的云商,以便于提升档案管理工作效果.另外,在建设相关系统期间,还要制定多元化的管理机制,拓宽事业单位档案管理方面的融资渠道,建立现代化的工作机制,满足实际发展需求.
四、结语
总之,在信息化的时代下,我们应该深刻认识在事业单位档案管理中推进信息化建设的重大意义,准确把握事业单位档案管理工作新的时代要求,增强思想上和行动上的自觉性和主动性,从而有效提升事业单位档案管理的效率.
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