《提升疾控中心档案的利用效率可行性分析》
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摘 要：疾控中心属于医疗卫生机构,其工作内容主要为疾病监测与防治、健康教育以及卫生免疫等,在这些工作完成的过程中会产生诸多档案.本文主要分析疾控中心档案管理的存在的问题,并进一步阐述提升疾控中心档案利用效率的对策,希望可以为相关人士提供帮助.
关键词：疾控中心;档案管理;档案利用;对策分析
提升疾控中心档案管理有着十分重要的作用,不仅可以提升档案的利用率,同时在防止疾病传播、流行病预防以及保障公共卫生安全等方面能够提供强有力的依据.当前,卫生疾控事业正在快速发展,加强疾控中心档案管理、提升档案利用效率是档案管理工作人员需要认真思考的问题,下面笔者简要阐述一些个人看法.
一、疾控中心档案管理存在的常见问题
(一)档案管理不规范
当前,大部分疾控中心都没有意识和认识到档案管理的重要性,进而导致档案管理存在不规范的现象.疾控中心的档案管理会涉及到一些文书档案或疾病档案,因为档案种类繁琐,在整理的过程中工作量极大,在管理工作开展的过程中,因为档案管理制度不完善且档案工作流程不标准,导致一些档案都散落在疾控中心的各个部门中,没有及时归集到档案管理部门,进而导致档案不完整,给后续工作带来极大的不便.
(二)缺少信息化支撑
我国疾控中心在开展档案管理工作时,还在普遍沿用传统的管理模式,缺少信息化管理意识,只重视疾控中心业务开展与效益的增长,忽视了档案管理,使档案管理水平始终无法提升.随着科技信息技术的快速发展,疾控中心档案管理手段也需要进行创新和改变,可以从传统的手动管理转变为计算机管理,全面布控区域网,这样不仅可以使档案管理实现规范化,同时还可以提升档案管理的有效性.但实际情况是诸多疾控中心都认为档案管理不需要实施信息化管理模式,认为信息化技术反而会影响档案管理效率,这样错误的认知会导致档案管理出现各种各样的问题.
(三)档案管理制度不完善
在疾控中心档案管理工作中,其有着细节多、周期长且涉及面较广等特征,在工作开展时应与各个部门进行合作,这样不仅可以保障档案整理顺利进行,同时还可以使档案收集的更加全面.但实际情况并不如此,因为疾控中心档案管理部门与其他部门缺少协作力,档案管理与档案收集标准未能实现统一,而疾控中心针对于档案管理工作也没有制定详细的准则,进而导致档案收集与档案整理范围与各个部门责任划分不清,使档案管理工作想要提升效率十分困难.
二、提升疾控中心档案利用率的对策
(一)创新思维 提升档案服务利用水平
加强档案编研工作,全面了解疾控中心的实际需要素材情况,借助这些分析来对档案信息进行筛选、归纳以及整合,之后在编印成为档案参考资料,这样的方式可以使档案信息内容更加的准确.基于此,疾控中心需要从自身角度出发,提升编研的有效性,以便提升档案利用效率.另外,应加强基础建设工作,构建高质量的档案资料、提升服务.疾控中心应借助行之有效的方式来挖掘档案内容的价值,让其可以为更多人提供帮助.
(二)积极做好疾控档案的利用反馈
首先疾控中心应对使用者信息做好记录,借助信息记录可以了解并掌握使用者对档案的利用情况,然后经过分析和统计可以总结出档案利用工作效率,以便编写应用成果,将成果提供给相关部门,以便为档案利用提供保障;其次积极征求使用者的意见.让使用者对疾控中心档案管理工作人员的服务能力与业务建议提出建议,这样的方式不仅可以改变以往传统的服务理念,实现对档案的多元化管理,在赢得使用者信任的同时,还能够提升疾控中心档案的利用效率;最后可以借助比较分析来掌握疾控中心档案利用工作规律,找到档案实际利用与需求之间的差别,然后运用行之有效的措施来对档案管理进行调整与控制,使疾控中心档案管理工作可以有序进行.
(三)加强疾控中心档案开发利用
疾控中心档案管理需要将档案信息开发与利用作为首要任务,全面加强档案编研工作,这样能够为档案管理各项决策、档案政策研究以及内部管理等工作提供借鉴和参考.在过程中,疾控中心可以与科研院校或医疗卫生机构进行合作,与其共同设计开发档案资源的方式,对档案信息内容进行深入挖掘,以此来为决策提供档案依据.另外,还可以借助网络优势来实现档案资源的社会共享,使档案信息可以方便利用,进而提升档案资料的利用价值.
(四)加强疾控中心档案管理信息化水平
在疾控中心档案管理中开展信息化管理不仅可以提升档案管理质量,同时还可以进一步提升档案的利用效率.在过程中,可以参考档案信息化管理要求运用先进的管理技术与软件设备对疾控中心档案管理工作进行完善,改变以往传统的档案管理模式,使档案管理更加系统化且智能化.另外,疾控中心还需要加强档案资源的整合共享,借助信息传输网络与平台来收集各种各样的档案资料,还可以运用信息技术来建立档案服务体系,全方位的实现档案信息资料的有效利用.而疾控中心想要有效开展这一工作,需要及时推进档案资料的收集、整理、分类的以及扫描等多项工作,尤其是档案文件号、责任人、页码、备注以及档案类型等内容录入到信息目录中,在各个文档中简要概述档案信息的主要内容与形式,这样的方式不仅方便使用者检索与利用,同时还可以提升档案管理的实效性.
结束语：
结合全文,在疾控中心档案管理与档案利用工作中,其工作效率的提升与档案管理人员以及档案使用人员都有着一定的联系.档案信息不仅对疾控中心有着极大的促进作用,还可以为社会疾病预防与控制帮助.所以说,规范和完善疾控中心档案管理与档案利用工作十分重要,在过程中还需要完善档案管理制度建设,以便为疾病预防与控制奠定强有力的基础.
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