《新媒体环境对高校档案管理的影响与对策创新》
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摘 要：随着科学技术的发展,媒体行业也呈现着突发猛进的变革,新媒体的发展正在以迅雷不及掩耳的速度进行中,带来了机遇的同时也有着非常大的挑战.在高校档案的管理工作中,由于新媒体的发展,也使得档案信息呈现多元化和多样化的特征,需要通过一定的变革以此来适应新媒体下的档案管理工作.
关键词：新媒体环境;高校档案管理;对策创新
档案工作在高校工作中起着重要的传承作用,是高校工作不可或缺的一部分.在近些年以来随着新媒体行业的发展,高校档案工作呈现着多样化的发展局面,高校档案工作的信息来源和储存方式也在不断更新,这是一个多方位记录的同时也成为一个新的挑战.
1 新媒体环境下高校档案的管理
高校档案的管理工作在现阶段看来具有多个层面的影响,具体来分析,主要体现在以下几个层面上：第一个层面就是对于隐私问题的涉及,也就是说,高校档案工作涉及档案的隐私性难以保证的问题.在很大程度上,高校的档案工作有一部分工作会交由学生管理,而对于档案管理的学生仅仅只有口头上的束缚没有实际制度上的约束,这就一定程度上使得高校档案管理工作的档案缺乏一定的安全性,容易使得学生个人的隐私信息被泄露,对于一些保密性的文件,高校并不能够对此加以重视,而是存在一定的侥幸心理,这就说明着高校档案工作缺乏一定的安全性和制度上的束缚力这是一个方面;还有一个方面就是新媒体环境下对高校档案宣传工作的影响,在传统的高校档案管理宣传工作中,很长一段时间都是通过一次又一次的会议来让管理人员深化档案管理的意识,从而形成一定的管理能力,进而起到相应的宣传效果,但是这种宣传方式不仅需要重复性的工作,而且宣传耗费时间之长,也成为一个弊端,在新媒体环境下,高校宣传档案管理工作正朝着多元化和多层次的方向发展,新媒体的优势就是可以通过多种渠道和多种方式实现宣传效果的增加,这是传统媒体远远不及的方面,对于高校宣传工作来说,要牢牢地把控这一个层面的优势,实现在新媒体环境下高校档案宣传工作的创新性发展;还有一个方面就是工作方式的不同,对于高校档案管理工作的方式来说,这是个极大的变革,传统的档案管理工作由于档案多为纸质档案,需要一定量的人力和占地来实现档案工作的管理,但是在新媒体环境下档案管理工作开始出现了新阶段的发展,新媒体环境下档案不仅仅局限于纸质资料,更多地变为数据信息存储在硬盘中,所以这就可以说明档案管理工作出现了根本性的变革,可以说不需要使用过多的人力资源和占地就可以实现档案的永久保存,资源利用率也随之提高;最后一个方面就是档案工作的工作思路的变化,在现阶段很多地方的高校档案管理工作还是保留最原始的工作思路和工作方法,在新媒体环境下,数据系统的应用就开始成为档案管理工作的一个新的思路.
2 新媒体环境下高校档案管理工作的应对
2.1 档案管理观念的转变
通过对高校档案管理工作的分析可以得出高校档案管理工作呈现着传统于新型管理方式兼容性比较难的问题,所以首先就需要转变档案管理理念,要实现这一点,需要通过几个阶段依次来实现：首先得从档案管理工作的内容上入手,也就是说高校档案管理工作内容要通过新媒体环境下的系统相结合,以此来实现内容的时代性划分,以及档案内容随时间的变化而增加,内容更具备一定的时间顺序调理性;其次,从档案管理的服务上来说,高校档案管理服务更要呈现多元化的发展趋势,也就是对于主动权的把控;再者就是高校档案管理工作的管理手段上的问题,需要注意的就是管理手段的更新,在进行管理的过程中,要改变的一点就是注意信息的流通性,以便于根据不同的实际情况进行管理工作的不断改善,增强档案管理工作的互动性;还有就是要有一定的前瞻性,对于这一点来说就比较偏向于档案管理工作的策略了,对于档案管理工作的策略来说,一定要有前瞻性,在思考过去管理和工作的弱点的同时要对未来的发展有一定的展望;最后就是注意明晰档案管理工作的空间特征,所谓空间特征就是高校档案管理工作在进行的过程中,不能够限制档案管理范围的空间性,也就是说,高校档案信息管理工作必须要保持公开和透明的状态,在互动性的基础上能够做到管理水平的提高.这点是很重要的一个层面.
2.2 档案管理制度的建立健全
新媒体环境的发展过程中最需要注重的一个发展平台就是网络媒体的发展,网络媒体的发展在现阶段的媒體行业中发挥着重大的作用.所以对于档案管理工作来说,高校应该通过构建系统完备的档案管理体系,通过新媒体环境和传统媒体环境的融合,实现建立一种更加科学有效地管理模式.这种科学有效的管理模式建立后需要一定的制度制定来健全管理体系,这就需要通过加强各部门之间的互相监督工作来实现不同部门之间的沟通合作,最终实现媒体技术的发展让档案工作呈现合理化和创新性的发展.
2.3 档案的个性化与特色
对于新媒体环境下档案的个性化和特色来说,主要的区别在于各个媒体平台与软件的自身特性,同时,这也是档案管理工作个性化发展的重要基础.在高校档案管理工作中,应该创新档案管理和工作的方式,从具体来看,高校可以通过微博和微信公众号等媒体平台,通过整合自家高校的资源,将自家高校的各类型会议等工作通过一周一发送或者一天一篇的工作推广保存到各类型的媒体平台上,同时可以借用各种教学资源平台,通过整合教师资源来建立自己高校的师资档案,以此来实现师资资源的存档.还有就是可以通过各种媒体平台自带的功能,让全员参与,对自己的档案进行相应的更新,以此来做到丰富师资力量档案的作用.使得档案更具有真实性和可靠性.
2.4 媒体化的重视
对于这一点来说要深刻明确高校档案工作的最终目的.高校档案工作的最终目的是实现档案工作能够为高校的科研教学服务,这是一个层面,还有一个层面就是要实现党机关工作部能够随时随地调用档案资源时,档案资源的真实性和全面性有一定的保证.要实现这两个层面,就要求高校领导要做到对高校档案管理工作的重视,也就是说高校领导可以通过转变高校档案工作的管理理念,通过创新管理模式,优化人员配置,或者说是通过一定程度上的政策鼓励和支持,一定数量上的物料支持,来实现档案工作的管理,使得高校档案工作成为一种媒体化的发展.
2.5 人员综合素质的提高
高校管理人员要有一定的专业水准,可以通过不断培训和加大审核通过力度来做到人员综合素养能力的提高.在具体的做法中,高校档案管理工作在选拔人才的过程中,要注重人才专业技能和管理技能的发展,在传统的档案管理和工作中,相当一部分人员并没有好的档案工作的专业素质,或者说是档案管理的专业素质随着社会的发展变化而逐渐脱节.这就需要通过不断学习来改善这一个无奈的局面.高校要开设关于档案管理工作和计算机档案储存工作的一些专业课程,通过培养和提升相关的复合型人才,再加以一定的考核,使得管理人员的综合素质和专业技能都能够得到相应的提升.
2.6 注重现代化的信息系统
现阶段高等院校每年的扩招,生源数据的增加,对于高校档案管理工作而言就是一个极具挑战的工作.每个学生的信息在进入学校系统之前需要通过填写纸质资料备份,但是纸质资料有一个缺点就是在进行调查以及查阅的时候非常不便,所以说就需要现阶段新媒体环境的融合.通过现代化信息系统的应用,实现实体档案和数字化存储系统的转变,通过规范化学生数据信息,实现学生档案工作系统的高效处理.在学生数据档案形成的过程中,需要的一个必要的步骤就是管理人员通过计算机系统的数字端口将各个数据接口利用起来,最终实现文件数据的共享,从而可以实现学生档案管理的信息方便传导性,还不容易丢失,但是在一个系列过程中需要注意的一个层面就是归档电子文件和元数据的处理,这是很重要的一个层面,也是确保档案管理工作安全性的重要保证.通过及时调解档案的数字化管理,来做到在节约储存空间的同时做到信息灌输效率的高效,避免出现了在信息传输过程中的信息丢失.
3 新媒体环境下高校檔案管理的深刻转变
3.1 实体管理的转变
对于传统档案管理工作而言,传统档案工作主要是对纸质档案管理资料进行管理,而现阶段的变化就是,纸质媒体转变为多种类型的数据信息,相应的,管理工作的重心就从实体档案管理转变为人力资本管理,这是一种新的转变,也是一种根本性的变革,通俗点来说就是从管理档案到管理用户的转变.不同点在于,管理档案是一成不变的工作,而对于用户的管理是为了让档案实现其应有的价值.这是很重要的一个层面.坚持以人为根本的思想,通过管理制度的不断创新,实现用户和档案之间的一种友好的联系,这点是特别重要的一个方面.这样做的优点在于能够充分发挥出档案管理工作者的工作积极性,然后可以降低档案管理工作者的压力,还能够确保档案工作的高效性.
3.2 专业媒体化管理的转变
高校在不断发展的过程中,由注重专业和高度的发展方向慢慢转变为融合性的方向发展,也就是说,高校跨越式发展的基础上,经验管理能力的不断加深深刻影响着档案信息的管理,所以需要通过传统经验管理的模式来实现专业化的发展过程,通过实现设施的管理来实现管理能力的提升,从而使得档案管理资源的可利用价值得到不断地提升.
3.3 全方位,网络化管理的转变
全方位网络化管理工作的实现需要从把控原始档案的全局开始做起,从区域管理到网络化的管理,再到细节管理,管理层次的不断加深,也意味着管理能力的不断深化.这是保证新媒体时期高校档案管理工作能够创新的重要基础也是一个必要的过程.还有就是需要加强网络的多媒体管理制度,通过管理工作的监督和管理水平的提高实现管理效果的提升.
4 结束语
高校要想实现新媒体环境下档案管理工作的创新,必须要做到的一点就是能够通过专业的技术培养和运用新媒体技术人才,通过融合新媒体和档案管理工作的创新点,来实现档案管理工作的教育性和引导性的作用.
参考文献
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档案管理和大学引用文献:
[1] 档案管理论文范文 档案管理类大学毕业论文范文2万字
[2] 档案管理和大学本科毕业论文范文 档案管理和大学毕业论文怎么写2万字
[3] 档案管理和大学论文写作参考范文 关于档案管理和大学论文范文例文8000字
