《新形势下企业档案宣传工作存在的问题与对策》
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【摘 要】企业档案是企业建立与发展的重要见证,通过档案可以清晰地了解企业的成长与进步,因此加强企业内外的档案宣传工作非常必要.随着信息技术的发展,传统的宣传方式已无法适应快节奏的发展步伐,现代企业对档案宣传工作提出了新的要求.对此,笔者将以当前企业档案宣传工作为研究对象,探析其发展过程中存在的问题,并制定一系列的应对措施,以期促进企业档案工作蓬勃发展.`
【关键词】企业档案;宣传工作
自20世纪90年代以来,我国企业档案工作伴随国有企业改革力度的加大而正式提上日程,逐步得到发展.但纵观企业档案工作全环节,档案宣传工作始终未跟上档案工作的整体步伐,宣传手段陈旧单一,加之受到信息技术的冲击,致使档案宣传工作不受重视,企业档案工作未得到外界全面、客观、正确的认识,企业档案深藏库房等均造成了资源浪费.因此,如何向企业内外相关方宣传档案及档案工作,从而使档案发挥真正的作用,亟待企业档案部门重视并解决.
一、档案宣传工作的意义
档案宣传工作作为档案工作的重要组成部分,是向人们传播档案工作信息、思想,从而影响人们行为的过程.对于扩大企业档案及档案工作影响力、提升对档案重视度、规范企业员工档案行为具有重要意义.
（一）是扩大档案影响力的契机.近年来,我国已步入大数据与移动互联发展的时代.在新形势下,信息化技术传递速度快的优势,使企业宣传事宜不受时间与空间限制,而档案中包含企业经营的各方面内容,是企业信息之命脉,更是企业舆论的先导.因此,加强企业档案宣传工作,有利于不断扩大档案的影响力,使企业实现对舆论的正向把控.
（二）引起对档案工作的重视.由于檔案中包含企业经营规模、技术研发、产品专利等机密内容,以往企业为了尽可能保护信息安全,档案管理时常会采取限制利用和封闭管理的形式.在这一氛围下,企业内部档案宣传自然被忽略,久而久之,员工的思想发生转变,档案逐渐变得神秘不可及.档案宣传工作的开展,能够增强员工对档案及档案工作正确、全面的认识,了解档案对企业的重要性,从而提升对档案的重视程度.
（三）规范企业员工档案行为.档案的用途十分广泛,是企业开展各项工作的凭证,更能为企业生产与经营、管理等工作提供建设性意见.由此可见,档案服务与宣传不应拘泥于专业人员,而需要企业全员共同参与.加强档案宣传,能够规范企业全体员工的档案行为,使他们从档案归档、收集、利用等各环节能合规有序,从而进一步提升企业档案管理水平.
二、当前企业档案宣传工作中存在的问题
（一）重业务、轻宣传.由于企业档案管理制度的安排,档案部门往往将重心放在档案收集、整理、利用等业务环节上,因为只有做好业务才能突出业绩,而档案宣传是一项漫长且持久的工作,档案部门未对其引起足够重视,促使宣传工作断断续续,形式循规蹈矩,效果差强人意.档案宣传工作提不起重视力度,只有在上级部门有布置要求时才开始搞宣传,内容也大都缺乏新意,并无实质性的“干货”.不仅造成了物力与财力的浪费,更使得档案宣传始终无法打开局面.与此同时,大部分企业未将档案宣传纳入年度档案工作计划范围内,对档案宣传未进行明确规划与分工,致使宣传部署与总结等工作未得到妥善安排,宣传效果不尽人意.加之传统企业档案管理一贯提倡保密思想,致使新形势下企业档案宣传工作始终无法打开局面.
（二）经费与资金投入不足.现代企业在投入的同时追求高回报率,而档案工作不能给企业带来显性的、直接性的经济效益,因此企业将大部分资金用到项目经营与技术研发上,对档案工作的投入经费甚少,档案部门俨然成了企业的“清水衙门”.而在资金局限的背景下,企业档案部门势必会将有限的经费用到档案管理与保护等基础业务工作上,宣传工作能分到的资金微乎其微.企业对档案的重视程度可见一斑,受局势所迫,企业档案工作人员对宣传工作的态度不紧不慢,认为兴师动众动用大量人力、财力、物力开展档案宣传工作得不偿失,其实际产生的间接效益可能远不如预期,甚至部分档案人员将其视为一种额外的工作负担.
（三）宣传方式单一陈旧.档案是企业不可忽视的重要资源储备,但企业管理者往往忽略档案的重要性,宣传手段陈旧老套,相关内容仅仅见诸于企业期刊、内部OA网等,且未拓展对外传播渠道.这种单向宣传的手段使得平台浏览量甚少,根本无法起到宣传效果.无论是海报宣传、还是网站宣传,企业在档案宣传上流于形式、内容粗糙,更没有做好用户意见收集与反馈,最终导致档案宣传长期处于封闭状态.在移动互联网高度发达的新形势下,我国国有企业仅侧重于对企业行政事务类宣传,档案部门未结合企业发展.企业档案宣传工作想要寻求突破,首先要打破馆藏单一局面,做好档案基础工作,使宣传内容能够面面俱到,加大力度深挖开发已有馆藏档案信息资源,做出迎合现代受众口味的内容.
（四）宣传工作缺乏针对性.我国企业特别是国有企业档案工作带有浓重的行政色彩,这为档案工作环境的创设带来了一定的保障.但由于档案中存在许多敏感性因素,这也为档案宣传带来了一定的困难.纵观企业档案宣传现状,普遍存在权责不分,主体不明的问题.与此同时,出于对行政因素的考量,国有企业档案宣传往往局限于向上迎合管理层布置的任务,对基层员工实际档案需求置之不理,致使宣传效果不理想.现代企业的规模、性质不同,档案管理的内容也不尽相同,而我国各区域间档案管理存在不均衡问题.档案宣传需结合本企业实际情况展开,然而工作人员却过分寻求“求同存异”的理念,大小事宜均向大型国有企业看齐,致使宣传内容与实际情况不符,带有夸大成分,无法满足企业发展需求.
三、新形势下加强企业档案宣传工作的有效策略
（一）采取有效手段,不断扩大档案影响力.为了快速摆脱枯燥的档案面,可借鉴国内外企业的成功宣传案例,运用现代多样化传媒优势,对宣传形式加以丰富.在吸收与借鉴好的经验做法的同时,注意做到立单位实际,逐步发展形成本企业特色的档案宣传体系.例如,可利用国际档案日契机,开展档案基础知识和档案法律法规普及,通过海报展板、OA办公系统、企业微信公众号、电子显示屏等渠道广泛传播,亦可开展档案知识竞赛、档案标语征集、档案业务知识培训、专题宣讲等形式多样的活动.通过企业档案宣传体系的建立,一方面能加快员工对企业档案和档案工作的认识,另一方面能够更好地利用宣传工作发挥好档案的文化休闲功能,扩大档案影响力.
（二）引进多元化人才,提升档案宣传水平.企业档案部门应将提升档案宣传工作的专业素养提到日程上来,从岗位应聘阶段起,注重具有计算机、多媒体宣传、文案策划等学习背景人才的引进.对于已在岗人员,应定期开展提升档案宣传能力的培训计划,邀请优秀人才来单位开设讲座,鼓励员工外出学习.采取有效的考核制度,将宣传工作纳入绩效管理范畴,提升档案工作人员的重视力度,创设积极的工作环境.与企业党群宣传部门积极合作,将公司网站宣传融入档案元素,使档案宣传能够真正发挥效果.
（三）普及档案编研成果,加大员工关注力度.档案部门要不断挖掘、开发馆藏档案资源,通过宣传普及,体现档案价值.档案的根本作用归根到底在于利用,通过档案工作人员不断挖掘、开发档案资源,利用多种宣传媒介、平台将汇编成果广泛地推送给企业广大员工,从而引起他们对档案和档案工作的关注力度.笔者所在单位曾通过对单位馆藏档案资源实施筛选、挖掘和开发,注重选取公司成立及发展过程中重要节点历程资料,编撰形成内容翔实、丰富的效果实例、专题汇编等档案编研成果向企业员工作宣传,让他们更好地了解企业发展历程,树立企业情怀,提升凝聚力,更好地服务企业的生产、经营与管理.
（四）运用多媒体信息技术,开设档案宣传板块.信息化时代背景下,互联网实现对人类工作与学习的渗透,企业档案部门想要不断提升竞争力,就应当积极学习最新信息技术,通过互联网不断扩大自身影响力.一方面,企业应当建立起独立的档案管理系统,定期做好系统检查,确保企业各类档案能够得到完整有效的积累,为宣传工作奠定资源基础;另一方面,宣传工作应当贯穿于档案工作的始末,档案工作人员需对新增的档案资源进行归纳,并公布于公司内网,做到实时更新,引导各部门更多地关注档案工作.定期对档案检索功能进行升级,完善档案业务体系,为用户提供更周到的服务,从而为自身设立良好的口碑.此外,档案工作应当抓住年度国际档案日、企业司庆、最新档案法规发布等重要时间节点,加大档案宣传力度,使档案工作环境更加开放,摆脱当前尴尬的面.
（五）针对不同主体,有计划地实施档案宣传.档案工作人员应当发挥好主人翁的作用,在工作中做到身体力行,结合不同主体特征,选择不同的档案宣传方式.企业档案涉及财务、人事、经营、技术等方方面面,而档案本身也发挥着文化建设与品牌功能.企业档案部门应积极联合党群宣传部门,将档案与企业文化宣传相结合,结合企业的发展历史,创设出有特色、有温度的档案宣传体系.针对基层员工,应重点突出档案的功能性;针对管理层,应突出档案对企业发展的重要性,从而使档案宣传的作用得到更好的发挥.
四、结语
档案宣传与企业的发展有着密切的联系,为了更好地迎合时展,企业必须不断完善自身机制,加大对档案宣传的重视力度,从实际情况出发,找到宣传环节存在的问题,并采取对症下药的方式,不断丰富宣传手段,提升宣传技能,扩大宣传渠道,确保员工真正意识到档案管理的重要性,从而使档案工作在企业中能够真正发挥效力,为企业的长远发展奠定良好基础.
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