《人事档案管理信息化建设》
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摘 要 信息化时代的到来,为人们的社会生活带来了便捷与高效.人事档案管理是企业内部管理的一项重要内容,关系着企业的生存与发展.借助网络及大数据等技术,将人事档案管理进行信息化整合,能提升人事档案管理的质量与效率,带动企业的跨越发展.本文首先分析了人事档案管理的特点,在此基础上,分析了人事档案管理信息化建设的意义,最后指出了人事档案信息化管理的路径.
关键词 人事档案 管理 信息化
中图分类号：F270文献标识码：A
信息技术的高速发展,对人们的工作、学习与生活都产生了深刻的影响.人事档案管理工作是档案管理工作中的重要内容,人事档案管理工作能够为企业的发展提供人力信息支持,保障企业内部的各项工作有序开展.将信息技术运用于人事档案管理中,能够实现档案管理的信息化与智能化,大大提高档案管理工作的质量与效率,是顺应时代需求的重要变革.加强人事档案信息化建设能够提升人事档案管理效率,实现资源的合理配置,进一步健全管理机制,优化工作流程,推动企业效益实现最大化.
1人事档案管理的特点
随着信息时代的到来,信息传播速度加快,企业在进行人事招聘时,如果没有关于人事信息详细的采集及记录资料,则会影响招聘的效果及企业的未来发展.人事档案管理作为一项服务性工作,需要对人事档案进行收集、存放、调用等多方面工作,是人力资源管理中的重要环节.
人事档案管理关系到单位及个人的发展,其具有一般档案的共性,同时也具有区别于其他档案管理的个性.从整体来看,人事档案管理具有以下几方面的特点.第一,准确性.人事档案是人事信息的重要载体,是人员聘用及调动的主要参考依据.因此,人事档案中所记录的内容必须真实、全面,能够使企业根据实际工作的需求,详细了解员工的具体信息,包括他们的学习经历、工作经历及思想状况等.第二,流动性.在人事档案管理工作中,人事档案需要与档案所有者保持同步.工作中可能会出现人事关系的流动,所以人事档案也要随之进行流动.第三,机密性.人事档案全面记载着企业人员的相关信息,其中的部分内容涉及个人隐私,因此,人事档案管理部门应做好档案保密工作,防止的泄露.
2人事档案管理信息化建设的意义
人事档案管理工作对企业的发展意义重大,人力资源已成为企业核心竞争力的重要影响因素,加强人事档案管理工作是提升企业核心竞争力的必要条件.随着信息化时代的到来,人事档案管理也逐步走向信息化、网络化的发展方向.人事档案通过信息化平台进行统一管理,并将信息技术与网络技术融入其中,提高了人事档案管理的效率,从而为企业的顺利生产与经营提供了人力保障.
2.1提高人事档案信息查询速度
网络信息技术的快速发展,为人们的生活与工作带来了极大的便利.通过信息技术的合理运用,能够实现数据的高效处理.传统人事档案管理工作往往需要管理人员以纸质形式进行档案信息的记录,如需进行档案信息查询,也需要人工查找,不仅在时间、人力、资源等方面造成浪费,同时还存在效率低下的问题.而人事档案信息化建设,将计算机作为人事档案信息的载体,在对档案信息进行查询时,可以利用计算机的快速检索功能,全面、准确、快速地搜索到所需信息,信息查询效率大大提升.
2.2缓解工作人员的工作压力
传统人事档案管理工作主要依靠手工收集,这就需要耗费大量的人力与时间,往往为工作人员造成较大压力.而人事档案管理信息化的建设,能够有效解决上述问题,帮助工作人员缓解工作压力,提升工作效率,避免时间与精力的浪费.例如,在进行数据收集时,能够充分利用信息化平台自动化与网络化的特性,实现数据的快速整合.另外,在档案信息录入工作中,能够避免资源的浪费,提高信息的利用率与价值,这样就能省去工作人員很多重复、烦琐的工作,从而降低了他们自身的工作强度.
2.3工作质量与效率获得提升
人事档案管理信息化是人事档案管理工作创新发展的必要手段.传统人事档案存在诸多弊端,如果不对其进行革新与发展,将阻碍企业的长远发展.传统人事档案管理采用人工搜集与记录的形式,同时还需要以纸质形式呈现出来,不仅会占用大量的资源与存放空间,而且还不利于长久保存.长期如此,纸质档案难以得到有效利用.另外,纸质档案经过反复翻阅,会产生磨损与遗失等问题.相比之下,人事档案管理信息化能够节省资源与空间,简化工作程序,使档案的保存与利用更加方便,同时也为档案信息的收集、记录与查询提供了便捷的方式.
2.4档案信息更加安全
档案信息中蕴藏着不可估量的价值,一旦出现档案信息泄露或丢失等问题,都会使企业遭受一定的损失,威胁企业的相关利益.因此,档案信息的保密工作也是档案管理的一项重要内容.档案管理信息化建设能够有效保护档案信息的安全.在信息化管理系统中,工作人员能够对信息进行快速检索与保存,及时检查并发现信息缺失等问题,并采取相关措施,有效保证档案信息的安全.
3人事档案信息化建设路径
人事档案信息化建设是一项系统工程,需要多方协同推进建设.从制度管理、资金投入、人员素质、管理方式及数据库建设等方面健全管理机制,从而保障档案管理信息化建设的顺利开展.
3.1完善管理制度
完善的管理制度,是保障人事档案管理信息化建设顺利进行的前提.在人事档案信息化管理工作中,要不断完善与规范相关的管理制度,提高档案管理与服务水平,促进信息化管理工作的有序开展.通过建立专门的人事档案信息化管理部门,强化创新管理理念,建立人事档案信息化管理情况定期汇报制度,加强对人事档案信息化建设的监管力度,真正使信息化建设落到实处.另外,企业要不断完善人事档案的使用制度,并严格依照相关的规章制度及流程使用档案资料,保证档案信息的真实性与完整性,避免出现信息缺失、篡改等问题.通过管理制度的建立与完善,真正发挥人事档案信息化管理的价值,提高档案的利用率,为企业的长远发展提供制度保障.
3.2加大资金投入力度
在人事档案信息化建设过程中,需要大量的资金支持与帮助,否则档案管理信息化建设只能是“纸上谈兵”.因此,企业要加大资金投入,不断强化基础设施的建设,更新升级人事档案信息化设备,为人事档案工作的开展提供设备支持.另外,设备的后期维护也需要一定的资金.如果因某种原因无法一次性进行资金的投放,可以分批次投放资金,逐步替换落后的档案管理设备.同时还要留存部分资金作为设备的维护费用,避免人事档案信息化工作因设备的损坏而中断.在资金使用过程中,人事档案管理部门应提前做好资金的使用规划,根据信息化建设的内容,有计划、有针对性地合理分配资金,从而提高资金的使用效率,避免出现资金的浪费.
3.3创新档案管理方式
在当前信息化的背景下,人事档案信息化管理是大势所趋.人事档案信息化建设过程中,传统的人事档案管理方式已不适应信息化管理的要求,档案管理方式也应进行相应的创新,从而保证人事档案信息管理的合理性与科学性.科学有效的管理方式,不仅能够提高人事档案管理工作的质量,同时还可以激发企业内部的活力.档案的信息化建设使档案形态发生了变化,呈现出了数据化的特点.这样就可以将纸质档案中的相关信息录入计算机,实现档案的数据化管理.这样在对人事档案信息进行查询时,更加方便、快捷.信息化的档案信息可以实行分类管理模式,对档案资料进行整理与分类.对信息的传输格式、指标体系及数据结构等进行统筹管理,将信息存储、交换与处理的标准统一化,从而实现信息资源的整合与共享.
3.4提高工作人员的专业素质
在推进人事档案信息化建设过程中,要加强对档案工作人员的管理与培训,不断提高其专业素质.他们工作在档案管理的一线,他们的工作理念与工作方法对人事档案管理有着直接的影响.因此,要对档案管理的流程与操作进行严格监控,提升信息化的工作意识,从源头上保证信息化管理的顺利开展.另外,工作人员作为从事人事档案管理工作的专业人员,需要具备一定的专业素质.在上岗前要对相关人员进行岗位培训,合格后方可上岗.在工作中,要严格按照操作规程进行操作,不可对外泄露员工的档案信息.同时,档案管理人员还需要具备数据处理能力及档案管理的相关理论,不断提升个人的综合素质,促进人事档案管理信息化建设工作的开展.
3.5建立档案数据库
數据库建设是档案管理信息化的重要环节.通过数据库的建立,能够将档案信息通过数字化的方式呈现出来,便于工作人员的管理与利用.第一,档案管理部门要根据纸质档案的相关内容,建立并完善人事档案数据库,将纸质档案信息转化为数字化的档案信息存储到计算机中,从而保障档案信息的安全性.数据库创建过程中,应保证信息内容完整、有效,避免出现遗漏现象.第二,在企业内部网站中开辟独立的操作模块,公布人事档案管理的相关内容,便于工作人员操作.另外,在建立操作模块的同时,还应建立一套相应的信息安全保障机制,只有专人才具有访问权限,保障人事信息的安全性.档案数据库的建立,能够避免因纸质档案保存不当而出现信息丢失的问题,进一步提升了人事档案管理的质量与效率.
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