《从财务角度看汽车4S店内部控制环节:存在的问题和改进的措施》
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摘 要：近几年,汽车4S店处于高速增长期,积累了稳定的客户群体和企业知名度,经营业务和企业规模增速显著.但在高增速发展的同时,企业成本居高不下,毛利率不断降低.伴随着新开业4S店的不断涌现,企业面临的竞争压力不断增大.如果不能从根本上降低企业成本,梳理业务流程、规范企业制度,众多4S店将很难在激烈的竞争中生存.鉴于此,文章从财务角度阐述了汽车4S店在销售环节、保险理赔环节、库存管理环节、维修环节、收款环节、市场宣传环节等内部控制关键环节中存在的问题,并针对这些问题从公司制度、内部流程、库存管理、合同管理等方面提出了改进措施.内部控制关键环节的改进对汽车4S店的发展有着至关重要的意义：第一、有利于规范汽车4S店各环节业务流程,有助于各部门之间的分工与协作,实时反映企业的生产经营状况,提高企业的竞争力和凝聚力;第二、有利于防止舞弊行为的发生,规范企业管理,降低汽车4S店的企业成本,为企业今后的发展提供动力之源;第三、有利于减少资金占用,加速资金财转,提高资金利用效率.
关键词：汽车4S店;内部控制;存在问题;改进措施
随着网络时代的到来,汽车网上销售平台、二手车网上交易、新能源汽车的日益兴起,城市汽车限购令的实施,使传统汽车的销售量日趋下降,利润率越来越低.同时,综合维修保养商的涌现,也使汽车4S店的维修业务受到巨大冲击,已有一些4S店因无法继续运营而关闭.市场竞争加剧使汽车4S店的业绩提升和企业发展面临新挑战,更加需要科学有效的内部控制制度来为汽车4S店的健康稳步发展保驾护航.
一、汽车4S店内部控制各环节存在的问题
（一）销售环节
1. 銷售业务管理不规范.
（1）开具管理不规范,有的销售业务员经与客户协商后,开具金额小于实际购车金额.这样顾客能达到少交购置税和保险的目的,销售业务员少报售车款,将此差额据为已有的同时,也降低了公司利润.
（2）分销商管理不规范.销售经理与二级分销商签订的代销协议定价过高,让利幅度过大,畅销车型分配过多,不但没能消化滞销库存,还分流了客户资源,滋生舞弊行为.甚至将展厅客户转化成分销客户,对差价进行分成,使得公司利润下降,甚至亏损.
（3）销售收款管理不规范.当收款人员不在岗时,销售业务员有时会先替顾客代收购车款或订金,但并未及时交至收款人员,而是在顾客实际购车时才将销售款或订金交给收款人员,从而截留公司收入,保留账外资产.有的销售顾问离职时将私自收取的款项带走,造成公司收入及公司声誉损失,销售业务员也会面临法律风险.
2. 业务操作不规范.
（1）加装、赠送业务流程不规范.精品加装、精品赠送、礼品卡、加油卡赠送过程中,领用单没有顾客签字确认,一些本应赠送顾客的精品被销售人员私吞变卖.对于精品加装业务,存在销售业务员将顾客介绍到其他加装店安装精品,从中获取私利现象.加油卡、礼品卡由销售部门负责保管,出现赠送金额与顾客实际收到金额不相符现象.
（2）试乘试驾车处置没有按规范操作.有的试驾车已超过厂家规定的试驾期限,没有及时处置,造成汽车处置价值减损.试乘试驾车售卖时,没有进行评估,以超低卖给亲友或员工,员工购买后再出售赚取差价,减少了公司处置收入.
（二）保险理赔环节
1. 保险业务操作不规范.
（1）赠送卡的领用发放操作不规范.赠送客户油卡、电话卡、礼品卡过程中管理不严,登记不全,保管存在漏洞,出现保险业务员以顾客名义冒领,或实际领取的金额大于赠送给客户金额现象,降低了保险业务利润点.
（2）优惠券的管理不规范.发放的优惠券存在管理不严、使用范围约定不明确、使用时间、使用人没有限制、领用、使用、结存金额登记不全现象,造成优惠券在所有业务中都可以使用,重复使用、冒用、滥用现象较严重.从而无法估计当年的免费维修量及金额,违背了开展优惠券活动的初衷,降低了公司利润.
2. 保险索赔拒赔现象时有发生.对发生的索赔事项,在向生产厂家索赔时,存在提交资料不全、不符合索赔标准或索赔申请不合格未及时提交、更换配件没有寄回厂家的情况,造成生产厂家的拒赔,拒赔金额只能由4S店承担,直接造成公司损失.
（三）库存管理环节
1. 合同管理不规范.存在外购配件的合同签订流于形式、或没有签订合同、外购配件供应商资质不符合要求、进货缺少监督现象,容易造成配件采购人员与厂商串通舞弊行为,抬高进货价,从中牟取私利.
2. 外购配件缺乏出入库管理.外购配件的入库、领用、结存缺乏管理,没有外购配件库存管理系统,或虽有库存管理系统,但采取统入统出方式,使得进货数量、领用数量,结存数量无法统计,容易产生虚购配件、冒领、多领、私拿配件的行为.
3. 没有合理控制库存量.为获得更多厂家返利大量购进配件、整车,造成库存积压,存货周转缓慢,占用公司大量资金.整车滞留时间长,发生价值减损,同时增加库存管理成本.
（四）维修业务环节
1. 打折授权规定不明确.维修业务优惠折扣权限缺乏限定,导致打折权限被滥用,打折力度过大,或者权限审批流于形式,造成公司的维修利润下降.
2. 维修流程不规范.维修过程中,存在机油、玻璃水等养护品给顾客少加以及旧件未更换现象,形成结余养护品、配件被维修人员私自变卖或私下接单赚取收入.同时,维修过程中拆下的旧件被维修人员变卖,未入旧件库统一处理现象也时有发生.
（五）收款环节
1. 收款监管力度不够.对于不需开的收款业务,如果监管不力,容易出现不交或少交的现象.验车、上牌业务缺少对收款金额、费用支出的统计监督,容易产生截留款项现象.
2. 存款、银行对账不及时.收款长时间不存入银行,收款人员或出纳人员有挪用资金的风险;信用卡刷卡、微信、支付宝收款不及时与银行对账单核对,产生信用卡重复划款、微信、支付宝回款与收款金额不一致的现象.
（六）市场宣传环节
1. 宣传合同的签订缺乏监管.合同的签订由宣传部门人员全权负责,合同的审批流于形式,造成合同金额大大高于实际广告宣传金额,其差价被宣传部门人员私吞,使得公司成本加大,宣传力度不够,影响公司的知名度和顾客来店的频率,间接影响公司利润.
2. 宣传用品缺少监管.用于宣传公司形象的各种宣传品、礼品存在过高、生产商的选定缺乏监管现象,使得宣传部门人员从中获利.宣传品购进、领用、结存情况疏于统计,造成宣传品被员工私自领用或随意发放的现象,造成公司资产损失.
二、完善汽车4S店内部控制的措施
（一）建立建全公司各项制度、确保各项制度的有效实施
1. 制定财务管理制度,明确各自的岗位职责及分工.
（1）制定收款制度.严格执行收款纪律,对所有收款都应向客户提供或收据,客户应在维修单、验车单、销售订单上签字确认,收款人员应将每日所收款项上交财务,财务人员应在维修系统及车辆销售系统中核对每日结算情况,避免出现少交款的现象.
（2）每月及时核对银行对账单.对于信用卡收款、微信、支付宝收款,财务人员应每月核对回款情况,确保没有漏收和多收现象.对于刷卡机故障导致的重复收款情况,及时与顾客联系退款.
（3）、支票及时存入银行.出纳人员应将所收到的、支票于次日存入银行,大额收入应于当日送存银行.避免财务部存有大量,造成安全隐患.
（4）加强对付款环节的审批.对供应商的结算付款,财务人员应认真核对送货清单与开据内容、清单是否一致,禁止开具内容与送货清单不相符,的开具金额应与库存系统录入金额、送货清单金额一致.
2. 制定员工的管理制度,规范员工行为.严禁销售业务员、维修业务员代客户收款,并制定相应的处罚措施,一经发现,严肃处理.在展厅、维修大厅、客户休息区设置非财务人员禁止收款的提示语等.重要岗位部门应采取定期轮岗制度,不相融职务应相互分离,起到相互监督、相互制约的作用.
3. 制定明确的授权制度.明确业务员、主管、经理、总经理的打折审批权限,严禁越权打折情况发生.如有需要给顾客或关系客户较大打折力度的,需经有相应权限的人员审批签字确认.收款人员在收款时应核对打折的审批签字是否与公司的规定一致,对于不一致的打折收款,收款员应予以拒绝.
4. 制定优惠券管理办法.规范优惠券的印制数量、发放范围、使用范围、核销流程.对所有优惠券的发放均应录入电子系统;建立客户档案,记录优惠券的持有、使用、结余情况.
（二）制定并规范各环节的业务流程
1. 维修环节.维修车辆应由维修业务员接待并开具维修单,向顾客说明维修项目及金额,顾客签字确认.车间修理人员在接车时要全面检查车辆状况,依据维修单进行作业,不得私自改动维修项目.维修过程中更换下的旧件应展示给顾客确认并允许客户带走.客户放弃旧件的,应于维修结束后交由废旧件管理处统一处理.向厂家索赔的配件,应及时进行索赔流程操作,将旧件寄回厂家,并关注厂家的索赔审批情况.
2. 销售环节.要求销售业务员真实填写整车购买价款,销售合同、销售订单应有顾客签字确认,管理人员做好回访工作,对回访过程中发现的与销售订单、销售合同不一致的情况及时进行反馈.精品赠送,精品销售、精品加装由客户本人确认签字,禁止销售顾问代领代签,精品加装与销售合同内容一致.
3. 库存管理环节.
（1）加强配件库存的出入库管理.规范对配件、精品、宣传品、礼品的出入库管理.对于非厂家配件的采购应逐级审批通过;外购配件送货清单应有送货人签字、仓库管理人员在接收时应对配件的品种、数量、规格、质量进行验收并确认签字.所有外购配件都应录入库存管理系统,进行出入库管理.所有配件、精品、宣传品及礼品的出库均应以出库单为依据,并由领用人签字确认.对于已出库未用完的宣传品、礼品应做好退库入库手续.
（2）加强整车库存的出入库管理.整车的单位价值都较高,少则十几万,多则上百万,对其的出入库管理应更为严谨.车辆到货验收时,应先检查车辆的整体状况,有无在运输途中的破损情况,车辆入库应有信息员、整车库存管理员的签字确认 ,按车辆颜色、型号、发动机编号录入整车库存系统.库存管理员应妥善保管汽车钥匙并设立备查账,每日进行盘点.车辆的出库应以销售部门开具的出门条为依据,出门条应有销售业务员、销售经理、收款员、库存管理人员的签字确认方可出库.
（三）建立合同管理辦法,规范合同的订立、履行、归档
1. 做好合同订立前的调查工作.在选择供应商时做好前期调查,对供应商的企业规模、相关资质、产品质量、产品、产品的进货渠道等进行了解,以减少不合格供应商的采购风险,降低采购成本.
2. 合同订立时明确双方的权利和义务.合同订立时应明确规定送货方式、采购、结算办法、开具类型、双方的权利、义务和违约责任等.广告宣传合同,还应明确宣传方式、宣传时间、宣传载体、返利的计算方式及返利形式.与汽车二级分销商订立的合同应符合双方利益水平,合理制定返利结算条款,规范二级分销商的合作模式、车型的分配方式、订车、交款、提车的合作流程、返利结算的开具类型及开具方式.
3. 规定合同的审批权限及流程.所有待签定的合同应交主管领导审阅,总经理审批,金额较大的合同应经过财务、法务部门的审核,总经理审批.
（四）合理控制库存量
1. 加强配件库量的控制.根据送货次数及日消耗量合理确定外购非厂家配件的进货数量.根据厂家制定的配件返利政策,结合自身4S店的维修业务、保修业务、车辆故障类型等所需配件种类、使用频率、用量情况,制定合理的厂家配件进货数量,减少配件库存积压及过期减损,减缓公司的资金需求.
2. 加强整车库存量的控制.重视和加强整车采购计划,根据公司经营目标、年度销售计划、库存状态、市场销售情况、每种车型的返利政策合理制定采购计划,避免采购量过高,造成库存积压、占用大量资金,采购量过低,影响公司的销售业绩、利润及返利金额.销售部门应实时跟踪整车的库存状态,加速整车的周转率,对于库存摆放超过3个月的车辆应制定相应的促销计划,减少积压、加快资金回笼.
3. 加强试乘试驾车辆的管理及监控,在保证厂家要求的试乘试驾车数量的情况下,及时处置不需用的试驾车,避免试驾车滞留企业,降低处置价值,占用企业资金.试乘试驾车的处置应履行固定资产处置审批流程,每辆待出售的试乘试驾车都应有二手车市场的评估报告,试驾车的出售不应低于市场评估价.内部员工购买试驾车应经过销售经理、总经理的审批,销售符合员工购车的规定.
参考文献：
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[2]汪双玲.论物资采购合同的风险的内部控制[J].会计师,2019（03）.
[3]王立超.探讨汽车4S店内部控制[J].现代经济信息,2018（04）.
（作者单位：北京市北奔汽车修理厂）
言而总之：该文是一篇适合不知如何写内部控制方面的内部控制和汽车专业大学硕士和本科毕业论文以及关于内部控制和汽车论文开题报告范文和相关职称论文写作参考文献资料.
内部控制和汽车引用文献:
[1] 内部控制和汽车毕业论文格式范文 内部控制和汽车类专科毕业论文范文8000字
[2] 内部控制和汽车产业在职研究生论文范文 内部控制和汽车产业类有关开题报告范文2万字
[3] 内部控制和汽车产业论文怎么写 关于内部控制和汽车产业论文范文集2万字
