《财务档案管理中存在的问题和对策分析》
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摘 要：对于任何企事业单位来说,财务管理都是管理系统的核心内容,只有不但强化财务管理的整体质量和效率,才能为企事业单位各项活动的顺利实施奠定良好的基础.而财务档案管理又是财务管理的关键环节,要想提高财务管理的整体质量,企事业单位必须要加强对财务档案管理工作的重视程度,采取行之有效的管理策略,争取在提高财务管理水平的同时,也能促进企事业单位的稳定发展.
关键词：财务档案管理;问题;对策
引言
财务档案管理作为企事业单位管理工作体系中的重要组成部分,对于提高财务工作水平发挥着不可替代的作用.然而,就目前企事业单位财务档案管理的整体现状来看,其管理效果并不理想,在管理的过程中还存在一些问题,严重影响了企事业单位的健康发展.为此,相关管理人员必须要正视实际问题的存在,结合实际问题采取有效的解决对策,从而为提高财务工作的整体水平提供可靠的保障.本文针对财务档案管理中存在的问题进行分析和研究,提出了相应的解决对策,仅供大家参考.
1、财务档案管理的重要意义
财务档案是企业单位对运营发展过程中涉及各项经济活动的开支、收入进行真实、精确、完整的记录,能够客观、间接地表明企业单位的日常经济活动.财务档案管理则是对这些有效的经济信息进行保存、整理和分析,并将其作为企业单位制定重大决策的有效依据.作为企业单位管理体系的重要组成部分,财务档案管理的整体质量直接决定着企业的财务状况和运营情况,加强企业单位的财务档案管理,既是提高企业财务水平的有效途径,同时也是促进企业稳定发展的必然要求.具体来说,财务档案管理的重要意义主要体现在以下几个方面.
首先,从财务档案的本质来说,财务档案主要指的是有效的经济信息和财务信息,在信息化时代背景下,信息资源的重要性不言而喻.一方面,信息资源能够为企业单位的重大决策提供有效的参考依据,有助于为企业的快速发展指明方向,从而减少弯路.另一方面,完善的信息资源是构建财务信息系统的前提基础,同时也是推进企业单位信息化管理的必要条件.由此可见,只有不断加强对财务档案管理的重视,才能全面提高企业单位管理的质量和效率,从实现企业单位可持续发展的根本目标.
其次,从财务档案管理的角度来讲,企业单位相关的一些高层决策所需要的依据是财务档案提供的,企业单位的一些经济开销及重大的经济活动,都会在财务档案中体现出来.财务档案会真实有效地将单位的财务信息分析、整合、归类地反映出来,甚至可以将以往的经营状况反馈出来,这些财务信息能够为管理层提供可靠的参考依据.而参考价值的大小主要取决于管理水平的高低,换言之,就是管理质量越高,经济信息所反映的问题越深刻,越有参考价值;管理质量越低,经济信息反映的问题越肤浅,难以发挥出有效的参考价值.
最后,作为企业单位制定预算的基础,财务档案发挥着至关重要的作用.无论企业单位,还是事业单位,它的开源节流都与财务档案的有效管理息息相关,只有进行有效的财务管理,企業单位才能获取良好的经济效益.无论企业单位的大小,这个单位平时的收入和支出以及单位的重大的经常活动和支出都会体现在账务档案上,只有将其作为制定预算的参考依据,才能强化财务预算的科学性与合理性,从而为提高资金的使用效率奠定良好的基础.所以说,无论对于企业单位的优化升级,还是企业单位的管理改善,有效地进行财务档案管理都具有重要的意义和影响.
2、目前财务档案管理中存在的问题
通过上述内容我们不难看出,财务档案管理在企业管理体系中占有重要的地位,只有不断强化企业单位的财务档案管理质量,才能为提高企业的财务水平奠定良好的基础,进一步减少企业的经济风险和财务风险.但是,就目前我国企业单位财务档案管理的整体现状来看,其管理效果并不理想,在实际管理工作中还存在一些问题和不足,严重降低了财务档案管理的有效性.
2、1制度陈旧,有待创新
在财务档案管理的过程中,最突出的问题就是缺乏完善的管理制度和体制.由于企业单位经营自主的相对独立性以及近年来事业单位实行以合同制等具有企业单位色彩的体制改革,使得单位内部对财务档案管理的方针向倾向于来自于领导人方面的主观化管理,从而忽视了依靠法律和制度方面的管理原则.[1]很多单位中关于专职的档案管理机构和人力资源明显不足,从而使得法律制度成为一纸空文,即便遵守,也难以付诸实践.在制度创新的引导之下,只有少数企业才能做到针对财务档案制度的管理活动,而且组织起来也是不讲章法.
2、2执行力弱,需要加强
制度方面的健全力度不足,换来的便是工作人员在财务档案管理方面的执行力弱化的不堪现状.由于制度的不够完善与人力资源的不足,很多领导并没有真正对这一工作模块予以高度重视,这又为很多工作人员的内心滋生了应付了事的思想.企事业单位在具体的工作环节中做不到真正对档案实施有效管理,尤其是在细节工作中,不能根据相关法律的基本要求对财务管理中产生的各类档案进行立卷、归档和保管.造成的直接负面影响,不是事业单位中该入档的档案不能够及时合法地入档,就是企业单位中财务档案中的一些商业机密在管理执行力不足的情况下被泄露,使得企业在竞争中处于劣势.
2、3安全性低,亟需改进
不论是事业单位还是企业单位,财务档案管理进行有效践行,都具备着相同的制度动机,那便是财务档案信息的安全处理.根据当前的一些法律规定,除了一些经济监督部门有权调用财务档案之外,其余的部门大多在这个环节的工作中需要层层审批才得以实现,为的就是这个安全问题的绝对保障.很多单位在具体执行的过程中,虽然有制度在先,实际的管理环节上由于人情因素的困扰磕绊,大凡体制内的工作人员都具备着查阅档案的机会,甚至在必要时刻能够做到复制粘贴甚至是外借,这就导致了档案保密程度的降低,风险得以大大地提高.这便使得到了关键时刻查阅起来十分麻烦,不能够为社会人员提供便捷的服务.
3.针对上述问题提出的解决对策
基于企业单位财务档案管理工作中出现的问题,我们必须要采取行之有效的解决对策,只有尽快解决这些问题,才能为企业单位的稳定发展扫清障碍,从而将财务档案管理的有效价值发挥得淋漓尽致.
3、1建立完善的财务档案管理制度
完善的财务管理制度是确保实际工作顺利开展的基本前提,要想最大限度的减少管理问题,企事业单位必须要结合自身的实际情况建立针对性、系统性的财务档案管理制度,以便为实际工作的开展提供参考依据.[2]首先,企事业单位需要结合相关法律法规建立财务管理制度,明确财务档案管理工作的内容和形式,将具体职责落实到个人身上,争取在调动管理人员积极性的同时,也能落实岗位责任制的基本要求.其次,企事业单位还需要建立相应的监督机制和奖惩措施,将主动管理与被动监督相结合,以便获得最佳的管理效果.此外,针对管理人员的管理效果,企事业单位需要给予相应的奖励和惩罚,这样不仅有助于提高工作质量和效率,而且还能健全财务档案管理体制,从而规范管理流程.
3、2不断强化管理人员的综合素质
在财务档案管理的过程中,针对执行力度不够这个问题,企事业单位需要从管理人员的综合素质入手,为了解决这个问题,必须要加强对管理人员的培训,以便不断提高财务档案管理人员的综合素质,从而更好地满足实际工作的需要.一方面,企事业单位需要加强对财务档案管理人员专业技能的培训,帮助他们掌握先进的管理知识和方法,不断提高他们的专业素养和技能素养,以便促进工作质量和效率的提升.另一方面,企事业单位还需要注重对财务档案管理人员的职业素养培训,不断强化他们的责任意识和服务意识,促使他们能够认识到自身工作的重要意义,从而为强化财务工作的整体质量貢献自己的一份力量.值得注意的是,为了获得理想的培训效果,企事业单位需要坚持理论联系实际的原则,将理论培训与实践培训有机结合,从而促进管理人员综合素质的提升.
3、3加强财务档案管理信息化建设
最后在安全风险的抵制和缓解方面,企事业单位需要规范管理程序以实现强化保密措施,这样一来能够保证财务信息的完整化,二来能够在经营管理中合理利用财务档案,进一步为企事业单位提供最大限度上的便捷服务.[3]为此,企事业单位必须要加强财务档案管理的信息化建设,充分发挥信息技术和网络技术的优势,将身份认证系统和安全风险预警系统引入实际工作中,通过信息技术对财务档案管理的安全风险进行实时监测,争取在降低安全风险的同时,也能提高财务档案管理的信息化水平,从而为实现企事业单位的现代化发展创造良好的条件.
4、结语
综上所述,目前我国企事业单位在财务档案管理的过程中还存在一些问题和不足,这些问题的存在不仅会降低财务管理的整体质量,而且还会影响企事业单位的稳定发展.为此,相关管理人员必须要正视这些问题的存在,充分认识到加强财务档案管理的重要性和必要性,结合实际问题采取针对性的解决对策,争取在扫清财务管理工作障碍的同时,也能优化企事业单位的工作体系,从而为推动我国各项事业的全面发展奠定良好的基础.
参考文献
[1]王燕.财务档案管理的问题及完善对策[J].图书档案,2019（15）.
[2]谭丽明.财务档案管理现状及改善对策[J].管理科学,2018（17）.
[3]张晓红.财务档案管理中存在的问题及对策探讨[J].理论研究,2016（03）.
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档案管理和财务引用文献:
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