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崔健 牛福新
(国家海洋局天津海洋环境监测中心站 天津 300457)
摘 要:随着国家对档案质量管理工作要求的不断提高,为获取并长久的保存质量合格的档案,既需要在归档前期对档案资料进行全面审核,保证资料的完整性、可靠性、规范性,也需要对档案的归档要素进行定期检查,并且严格控制档案室环境条件,已达到完整有效并且长期的保存档案资料的目的.以海洋环境监测档案在归档过程中开展的质量保证措施为例,浅谈质量保证在档案管理中的应用.
关键词:质量保证 档案管理 应用
中图分类号:G25 文献标识码:A 文章编号:1674-098X(2012)01(c)-0197-01
1. 引言
近年来,随着国家对海洋环境监督力度的不断增强,监测档案管理的重要性也更加凸显.作为监测任务完成后存在的唯一依据,档案资料显得尤为重要.为了获得一份合格的档案,仅仅是在档案整理规范性方面有所规定是不够的,同时也需要加强档案资料的质量控制,包括资料的完整性查询、报表填写的符合性、电子文档的定期检查及存储条件的控制等各方面,以全面保证资料的完整性、可靠性、符合性、长期保存性.以下,就以海洋环境监测档案为例,浅谈质量保证措施在档案管理中的应用.
2. 档案分类
现在使用监测任务档案可从存储介质上分为两大类,即电子文件、纸质资料.
2.1 电子文件
指在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件.
归档电子文件一般以光盘作为存储载体,选用顺序为制只读光盘、一次写光盘、磁带、硬磁盘等.现以监测任务中最常使用的只读光盘为例,浅谈在归档过程中采取的质量保证措施.
2.1.1 归档前光盘的检查工作
对于存档的光盘,在归档前除了按照《海洋科学技术研究档案业务规范》HY/T 056-2010及《海洋调查观测监测档案业务规范》HY/T 058-2010的要求核查内容的完整性、真实性外,还需要检查光盘表面是否存在划痕、是否清洁,内容在相应的系统环境中是否可读,是否存在病毒等措施,以便更好的控制存档光盘的质量.
2.1.2 光盘档案整理相关要求
参照《海洋科学技术研究档案业务规范》HY/T 056-2010及《海洋调查观测监测档案业务规范》HY/T 058-2010的规定执行.
2.1.3 光盘的存储条件
光盘在存档过程中应作防写处理,避免擦、划、触摸记录涂层,因此档案室可对易损光盘外加光盘保护盒,以硬盒塑料光盘盒为佳,以避免光盘在存储过程中被挤压、划擦,单片载体应装盒,竖立存放,且避免挤压,有条件的实验室可将光盘与纸质资料分开存放,存放时应远离强磁场、强热源,并与有害气体隔离,档案室中放置的密集柜一般可符合隔离条件,环境温度选定范围:17℃～20℃,相对湿度选定范围:35%～45%,档案室内可放置温湿度表、干燥剂以调控以上温湿环境.
2.1.4 光盘的定期检查
电子存储介质(如光盘)存在易损坏、易划伤、数据易流失等问题,为了保证光盘资料的长期使用,档案室需要定期对存储的光盘进行检查,检查内容包括电子文件的可读性、内容完整性、表面清洁性等条件.一般情况,光盘满4年进行一次机读检验,合格率应达到100%.在处理电子文档的设备进行更新后,应立刻对设备运行环境进行检查,确认库存载体与新设备的兼容性,如不兼容,应立刻进行电子文件的载体转换工作,原载体保留时间不少于3年.另外,为避免一张光盘出现问题时无法读出数据,档案室内对同内容的光盘应刻录两套分别保存,或采取别的可靠措施予以保存.
2.2 纸质资料
以监测任务档案为例,纸质资料包括:报告、原始数据报表、照片等.现在很多任务归档规定也同时要求在档案内放入任务的相关计量资料、合同书、任务书(方案)等,可根据任务要求入档.
2.2.1 归档前纸质资料的审核
为保证原始资料的质量,在文字资料归档前,需要对其进行审核,审核内容包括:归档资料(报告、原始记录表)内容是否完整,样品的采集地点、时间、数量及化验项目是否符合任务书(方案)要求,原始数据报表的填写是否符合要求,如内容是否填写齐全、签字是否完整、划改的地方是否签字确认,且划改的地方不宜过多,以保证书面整洁,报告的编制是否符合《海洋监测规范》、《海洋调查规范》等相关技术规程的要求.对于提交的照片资料,检查照片的清晰度、拍摄的角度是否能体现所要表达的监测目的、拍摄时间、地点、任务、内容是否完整并符合要求,这就需要对资料进行多次审核,并且要求资料既符合数据的可靠性要求,也必须满足档案管理部门的相关要求.以我单位为例,在资料提交前,进行论文范文审核制度,由资料产出部门先对资料数据的可靠性、真实性、完整性进行两级审核,合格后,提交档案管理部门,由档案管理部门进行第论文范文审核,即提交资料是否满足归档要求,以全面保证档案的质量.
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2.2.2 纸质档案整理相关要求
参照《海洋科学技术研究档案业务规范》HY/T 056-2010及《海洋调查观测监测档案业务规范》HY/T 058-2010的规定执行.
2.2.3 纸质资料的保存环境
因纸质资料具有占用空间大、易燃、易被虫蛀等特点,所以档案室内库房应具有足够的库容空间,做好防火、防尘、防高温、防潮、防盗、防虫及温湿度调控等条件,并且避免阳光直晒.环境温度选定范围:14℃～24℃,相对湿度应控制在45%～60%.档案室库房内应存放温湿度计、灭火器、防虫、防潮等配置.
2.2.4 纸质资料的定期检查
每年对档案室库房检查一次,确保帐物相符.可按照本单位档案库房管理规定,定期开展纸质资料的检查工作,内容包括资料的完整性、环境条件的符合性、案卷内资料是否保存完好等.
每隔两年应对照片(底片)进行一次抽样检查,不超过五年进行一次全面检查.若温、湿度出现严重波动,应缩短检查的间隔期.检查中应密切注意底片、照片的变化情况(卷曲、变形、变脆、粘连、破损、霉斑、褪色等),亦应注意包装材料的变质问题,若发现问题,应查明原因,及时采取补救措施.为避免照片在存放过程中出现卷曲等质量问题,可在归档时将照片资料塑封,然后根据项目分类集中保存.
3. 结语
档案资料作为任务完成后的唯一依据,其重要性可见一斑.随着国家对档案要求的不断提高,为了保证档案的输出质量,采取的各项质量保证措施是极为重要的,只有在资料归档前严格审核、按要求整理、入卷、严格控制资料保存环境、定期对资料进行检查,才能够长久有效地保存合格的档案,使所开展监测任务的作用长期的发挥下去.
参考文献
[1] 电子文件归档与管理规范.GB/T18894-2002,国家质量监督检验检疫总局.
[2] 海洋调查观测监测档案业务规范.HY/T 058-2010,国家海洋局.
[3] 海洋科学技术研究档案业务规范.HY/T 056-2010,国家海洋局.
[4] 档案库房技术管理暂行规定.1989年8月29日施行,国家档案馆.
[5] 照片档案管理规范.GB/T 11821-2002.
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档案引用文献:
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