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彭云
（南京晓庄学院音乐学院,江苏南京2111 71）
【摘 要l目前普通高校档案管理在高校的管理工作中占有一定的比重,高校档案不仅具有较高的保存、使用和借鉴价值,更对目前高校的教育教学、科研工作、党政工作、人才培养等提供基本信息.通过对高校档案管理发展历程的回顾、档案信息化管理的内容以及高校档案管理法制化问题的探讨,认为在目前高校档案工作中应按照（（高等学校档案管理办法》要求,逐步规范化、信息化和法制化.
【关键词】高校；档案管理；信息化；法制化
高等学校档案（以下简称高校档案）,是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录.由此可见,高校档案足整个社会文化、历史资源的重要组成部分,不仅具有较高的保存、使川和借签价值,更对目前高校的教育教学、科研工作、党政上作、人才培养、学生事务和后勤保障、校园基础建设等各项工作提供有价值的信息,是极为重要的信息渠道.另一方面高校档案管理也受国家档案管理相关法规的约束与调整,应在自身不断发展与完善的道路上“建立科学的管理制度,逐步实现保管的规范化,标准化.”《高等学校档案管理办法》第五条指出,高校档案工作由高等学校校长领导,其主要职责是：（一）贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策,批准学校档案工作规章制度：（二）将档案工作纳入学校整体发展规划,促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；（三）建立健全与办学规模相适应的高校档案机构,落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费：（四）研究决定高校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题.
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一、高校档案管理发展历程
综合已有的文献资料进行分析,表明：高校档案管理经历了一个分散一集中管理一规范化管理一信息化管理的发展历程,建国以来,高校档案管理在高校的管理工作中始终占有一定的比重,却见证了我国高校改革与发展的历史进程,记录了高校在不同时期发展的重要历史时刻与重大历史事件.以北京大学校徽设计历史事件为例：1898年（北京大学）初名京师大学堂,1912年5月l5日正式命名国立“北京大学”,1916年12月蔡元培先生出任北京人学校长一职；北京大学校徽原稿（鲁迅先生设计）就是在北京大学档案馆被管理人员整理资料时被偶然发现.从鲁迅先生日记可知,鲁迅设计北大校徽前后,曾与蔡元培有几封重要的通信,可惜已经遗失,因此无法探知鲁迅设计北大校徽时的初衷与过程的细节.该事例充分表明了高校历史档案资料的珍贵,是无价之宝,同时也说明了高校档案管理工作的重要性.进入90年代,高校档案管理工作日趋规范,管理人员的综合能力水平也较以前有不同程度的提高.随着世界网络信息化时代的到来,以及目前我国高等教育大众化的特定历史时期,对高校档案管理工作提出了更高的要求,尤其对从事档案管理工作的人员有明确的要求.
二、高校档案信息化管理的主要内容
(一)档案资源技术信息化
在信息时代,信息化已经成为各行各业现代化的核心与主导.因此,高校档案资源技术信息化也已在高校行政与档案管理工作中达成共识.档案资源技术信息化是将档案资源和档案各项管理过程,通过信息系统加工和网络的传输保存,将原有不同形式载体的档案资源转化为数字化信息,实现档案资源的合理配置与有序、进行信息化的有效开发,从而实现档案资源的社会共享.毫无疑问,在目前高校的日常管理过程中信息化成为了各项档案工作的重要管理平台.
(二)档案管理方法科学化
首先建立健全档案管理制度是做好高校档案信息化管理的保证,建立档案管理信息网络,实行档案管理责任制,使学校档案管理工作有章可循,有据可依,增强缜密性,防止随意性.其次应做到档案资料分类管理,规范使用.经过多年的经验积累与摸索,在不少高校人事档案管理工作中形成了一套科学的工作流程：收集一鉴别一整理—保管一检索一利用一转递一统计.并在每单个工作流程统一标准,例如在档案搜集环节,应做到三及时：及时搜集,及时归档,及时按规定组织、补充；在保管环节应做到严密科学、安全可靠和便于查找等.
(三)管理人员素质现代化
档案工作是一项业务性很强的工作,在工作中突出“以人为本”的管理理念,加强管理人员自身素质的培养；同时高校应补充和加强计算机网络方面的专门人才,改变已有的管理人员层次结构,以适应信息化工作的需求.
(四)档案服务的社会化
档案管理的另一个重要目的是服务社会,同时也是其真正价值所在,社会资源共享是目前信息化社会发展的主流趋势.高校档案管理工作中也应为学校服务,更应以服务促进管理,促进发展.高校应积极促进档案服务机制的创新与发展,为社会提供一种全新的传播、交流档案信息的方式与高质量的档案信息产品,更好地为社会发展服务,以满足社会不同领域对档案信息的需求,实现档案资源共享,推进国家档案事业的全面发展.
三、高校档案管理的法制化探讨
(1988年1月1日起施行)包括第一章总则、第：章档案机构及其职责、第三章档案的管理、第四章档案的利用与公布、第五章法律责任和第六章附则.其中总则第三条：～切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企事业单位和公民都有保护档案的义务.二十多年来,随着《档案法>,的颁布与实施,档案工作的透明度大为提高,促进了社会各个领域的档案意识的觉醒与提高.《中华人民共和国档案法实施办法》（1999年5月5日国务院批准）第十五条之四：根据需要和可能,配备适应档案现代化管理需要的技术设备.
《高等学校档案管理办法》(2008年9月)第一章第六条规定：高校档案机构包括档案馆和综合档案室.具备下列条件之一的高等学校应当设立档案馆：（一）建校历史在50年以上；（二）全日制在校生规模在1万人以上；（三）已集中保管的档案、资料在3万卷（长度300延长米）以上.未设立档案馆的高等学校应当设立综合档案室.这是教育部在未来较长一段时期内对高校档案管理工作规范化要求的具体要求.由此可见,高校档案管理工作人员应树立法制观念,以法律为准绳,明确公民利用档案的权利、义务及利用档案的原则、方法和手续；明确并遵守开放档案的条件、方式和途径,以及公布档案的程序及权限,使档案资源利用置于法律监督之下.
高校档案管理部门应顺应时论文范文展的需要,以档案信息化建设为契机,认真分析信息化建设对传统档案管理模式造成的冲击,充分认识信息化建设引发的档案管理工作理论与工作方法的突破与变革,积极应用数字化技术手段与网络工具,提高开发档案资源的能力与水平.
参考文献
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[4]高等学校档案管理办法[Z]. 2008(9)
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