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【关键词】电子文件 档案化管理 电子档案 档案质量
电子文件管理是一项极其复杂的技术工程,从这个意义上说,也可把电子文件管理称为“电子文件技术工程”.电子文件的特性决定了电子文件管理必须遵循档案收集、整理、保管、利用、鉴定、统计等管理原则,而且从电子文件生成那刻起,就必须对电子文件进行档案化管理.档案化管理电子文件才能保证电子文件具备成为档案和法律证据等的要素,具备了这种要素的文件才有可能归档,成为档案.
一、电子文件的特性
（一）电子文件是数字化信息技术的产物.电子文件的信息形态就计算机内部处理来说,也是二进制的数字编码,只是在输入和输出时,才有其各自的特殊形式.电子文件从一个载体复制到另一个载体,或者从一台计算机传递到另一台计算机,实质上是在计算机内进行数字信号的传输处理.
（二）电子文件对设备的依赖性.电子文件的形成和各种处理均是在计算机等设备的支持下完成的,离开计算机等设备,电子文件既看不见也摸不着.其对设备依赖性主要体现在：一是数字编码,二是硬件,三是软件,四是技术设备更新,五是加密.例如电子文件对其他设备环境的不兼容性,使其只能在某种设备上处理.不同软、硬件环境形成的电子文件载体,有时难以互换.
（三）电子文件载体的非直读性.电子文件的非直读性体现在很多方面.一是数字编码记录于载体上肉眼无法分辨,何况磁载体上的“磁畴”极性是物质内部的物理性质,根本不可能看到.此外载体上的信息记录密度极大,例如一张容量可达600MB-4000MB的光盘,刻写激光斑点的直径小于百万分之一毫米,可存35万张打印纸上的文字信息,或10万页图形信息.即使在高倍显微镜下可以看见光盘上的记录痕迹,也不可能读懂那些小点表示什么.另外,载体上的数字信息往往进行了压缩编码、加密等处理,即使有设备,如果不解压解密也不能读取其内容.以上种种因素均决定了电子文件载体的非直读性.
（四）电子文件物理结构与逻辑结构的复杂性及对元数据和背景信息的依赖性.文件的物理结构是指其信息存诸于载体上的位置及分布情况,文件的逻辑结构是指信息自身的结构.电子文件的信息物理结构和逻辑结构往往是不一致的.在电子文件信息的处理过程中,其物理结构经常发生变化,而其逻辑结构却可以保持不变.电子文件的逻辑结构通常也需要专门的信息予以描述,当然这些信息可能是隐含的,无特殊需要而不显示出来.正是由于这种原因,电子文件的物理结构和逻辑结构之间关系是很复杂的.在电子文件归档时,如何保持其物理结构和逻辑结构的复杂关系,是保证电子文件不被破坏而必须注意的关键问题之一.
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元数据是关于数据的数据.电子文件的这种元数据必须特意附在文件信息中,否则将无法恢复电子文件的原貌.电子文件的运作往往是在网络上进于的,操作者互不见面,体现行政背景关系的信息可能存放在其他地方.如不特意提供或补充这些元数据或背景信息,就可能给电子文件的运作和归档带来问题.
（五）电子文件信息与载体的相分离性.电子文件的存放位置不是固定的,而是可以变化的,甚至可以从一个载体转换到另一个载体,其内容信息却不发生任何变化.同样,还可以通过网络传给远方的一个或多个接收者等等.这些情况,不仅造成电子文件与载体的分离性,也使长期处于共享计算机网络资源环境的使用者淡漠了对电子文件存储于哪台计算机、哪个载体以及什么位置的关注.此特征给电子文件的保管带来许多新的问题,处理不好会直接影响其真实性、完整性和可靠性.
文字、图形、声音、影像等多媒体信息均可以单独或相互搭配构成电子文件的内容,这就造成了电子文件的多媒体集成性,使得电子文件的信息形态及其组成要比纸质文件等复杂得多.
二、档案化管理电子文件的技术措施
（一）签署技术.对电子文件进行签署的目的在于证实该份文件确实出自作者,其内容没有被他人进行任何改动.电子文件的签署技术一般包括证书式数字签名和手写式数字签名.
(二)加密技术.采用加密技术可以确保电子文件内容的非公开性.
(三)身份验证.采用身份验证技术可以设定电子文件内容的公开和利用权限.
（四）防火墙.这种访问控制技术,可以阻止对本机构信息资源的非法访问,也可以阻止机要信息、专利信息从该机构的网络上非法输出.
（五）防写措施.这种不可逆式记录介质可以有效地防止用户更改电子文件内容,保持电子文件的原始性和真实性.
随着上述等技术的成熟、普及和新技术的出现,保证电子文件的原始性和真实性从而其可归档性就可以得到更为有效的保障.
三、档案化管理电子文档的管理措施
电子文件的形成、处理、收集、积累、整理、归档、保管和利用等各个环节,都有信息更改、丢失的可能性,用档案化的科学方法建立并执行一整套科学、合理、严密的管理制度,从每一个环节节堵塞信息失真的隐患,对于维护电子文件的原始性、真实性十分必要.维护电子文件真实性的管理措施涉必须贯穿电子文件形成、处理、收集、积累、整理、归档以及电子档案的保管、利用的全过程,可以称之为“电子文件全过程档案化管理”.
（一）电子文件的制作过程要责任分明.制作人员应该对其制作的文件负有全责,在合作制作的文件或大型设计项目中,要注意划清参与人员的责任范围.一般来说,非相关人员不能进入其他人的责任范围,需要时可以允许用只读形式调阅,以防由于误操作、有意删改等原因造成文件信息的改变.
（二）电子文件形成后应及时进行积累,以防在分散状态下发生信息损失和变动.办公等活动中形成的公文性电子文件一经定稿就不得进行任何修改,CAD电子文件的更改要经过必要的批准手续.收集积累过程中的一切变更都应记录在案,并需备份.
（三）建立和执行科学的归档制度.归档时应对电子文件进行全面、认真的检查.内容方面的检查包括：归档的电子文件是否齐全完整,真实可靠；相应的机读目录、伺服软件、其它说明是否一同归档；归档的电子文件是否最终稿本,CAD电子文件是否反映产品定型技术状态的版本或本阶段产品技术状态的最终版本；电子文件与相应的纸质或其它载体文件的内容及相关说明是否一致,软件产品的源程序与文本是否一致等.技术方面应检查包括：归档电子文件载体的物理状态,有无病毒,读出信息的准确性等.
（四）建立和执行严格的保管制度.归档电子文件应使用光盘作为存储介质,对所有归档的电子文件应作写保护处理,使之置于只读状态.在对电子文件实行格式转换时,要特别注意防止转换过程中的信息失真.对电子文件要定期进行安全性、有效性检查,发现载体或信息有损伤时,及时采取维护措施,进行修复或拷贝.
（五）加强对电子文件管理、利用活动的管理.应该为每一份电子文件建立必要的记录,记载文件的形成、管理和使用情况,用这些记录来证实电子文件内容的真实性.电子文件入库载体不得外借,只能以拷贝的形式提供利用.对电子文件的利用实行利用权限控制,防止无关人员对电子文件系统的非法访问,防止利用过程中的泄密和损伤信息.
作者单位：广东省中山市土地房产产权档案馆
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