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【摘 要】本文通过对房屋建筑工程竣工验收备案档案工作的实践和认识,阐述了笔者对房屋建筑工程竣工验收备案档案管理工作的几点建议和看法.
【关键词】房屋建筑工程 竣工验收备案 档案
房屋建筑工程竣工验收备案档案工作,是基本建设工作中不可缺少的重要环节,落实这项基础工作是社会主义市场经济发展的需要,搞好房屋建筑工程竣工验收备案档案的管理对建筑市场具有十分重要的意义.
一、房屋建筑工程竣工验收备案档案的定义
在谈论房屋建筑工程竣工验收备案档案之前,我们有必要先弄清什么是房屋建筑工程竣工验收备案.根据《房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收备案管理暂行办法》的规定.在本溪市境内新建、扩建、改建的各类房屋建筑工程,建设单位应当自工程竣工验收合格之日起15日内,向备案机关备案,即到本溪市城乡规划建设委员会工程建设管理处备案.不按时备案的工程可贵令停止对房屋建筑工程的使用,重新组织验收.而记录整个房屋建筑工程竣工验收备案活动的原始资料,就是我们所说的房屋建筑工程竣工验收备案档案.具体而言,房屋建筑工程备案档案是指房屋建筑工程在竣工验收备案活动中直接形成的具有保存价值的各种文件、报表、图纸、照片等不同载体的历史记录．它是记录和反映建筑质量和建筑经济活动的重要资料证据,建立房屋建筑工程竣工验收备案档案可以完整、准确地反映建筑物的形成过程.
二、房屋建筑工程竣工验收备案档案的内容
备案的前提是工程竣工验收.工程竣工验收是指建设工程依照国家有关法律、法规及工程建设规范,标准的规定,已经全部完成工程设计要求和合同约定的各项内容,并取得政府有关部门（或其委托机构）出具的工程质量、消防、规划、环保、城建档案等验收文件或准许使用文件后由建设单位组织勘察、设计、施工、监理等单位和其它有关方面的专家进行工程验收,市工程质量监督站对整个验收过程实施监督.工程竣工验收备案需要提供竣工验收过程形成的全部资料.房屋建筑工程竣工验收备案档案的内容如下：
1．房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收备案申请表；2．建设工程规划许可证；3．建筑工程施工许可证；4．施工图设计审查合格书；5．建设工程规划验收合格证；6．工程竣工验收报告；7．工程竣工报告；8．工程质量评估报告；9．工程质量检查报告；10．工程质量监督报告；11．论文范文消防、档案等部门出具的认可或者准许使用文件；12．施工单位签署的建设工程质量保修书原件；13．住宅工程的《住宅质量保证书》和《住宅使用说明书》原件；14．工程款无拖欠证明或已按施工合同付款的证明原件；15．建设工程竣工验收备案证书.
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三、房屋建筑工程竣工验收备案档案的特点
（一）系统性.房屋建筑工程竣工验收备案档案,是围绕项目从立项到竣工活动形成的各种有保存价值的文件材料构成的有机体系.它是每个项目各阶段运行完整的、系统的历史记录.在整个竣工验收备案活动中,常以每个项目为一个单元开展,在开展的过程中,每个项目在不同阶段形成的各种材料尽管有区别,甚至包含多种专业,但内在联系是前后一致、相互配套的,是个相互联系的有机整体,有着完整的系统性.
（二）原始性.房屋建筑工程竣工验收备案档案是整个建筑物形成过程的真实写照,它记录和反映房屋建筑工程形成过程中每个程序、每个环节,是第一手资料,在法律判案方面是作为核定事实的佐证,具有很强的原始性,因此在建筑经济活动中的地位日渐彰显.
（三）多样性.房屋建筑工程竣工验收备案档案,从横向即项目本身来讲,有住宅、办公楼、厂房、仓储等固定资产投资的新建、改建以及扩建等不同建设项目、不同专业所产生的各类资料,种类多样、专业多样.从纵向即档案的内在联系来讲,包括房屋建筑工程活动过程中形成的建设工程规划许可、建筑工程施工许可、工程竣工报告等诸多内容.因此房屋建筑工程竣工验收备案档案具有多样性的特点.
（四）多种专业性.房屋建筑工程竣工验收备案档案涉及专业很多,是多种形式的技术协作结果.包括有关勘察、规划、设计、施工、监理、安装、维护等各种技术工作方面的资料.
（五）施工单位多元化.房屋建筑工程竣工验收备案档案内容多元化.由于房屋建筑工程具有体量大、工期长、专业多的特点,一般的工程都分为施工总包和专业分包,单体项目可能有多家施工单位施工.总包单位要和建设单位签订施工合同,每个分包单位和总包单位又要签订合同,即房屋建筑工程竣工验收备案档案中施工许可证等文件的形成是多层次的.
四、房屋建筑工程竣工验收备案档案的作用和意义
房屋建筑工程竣工验收备案档案是记录项目建设形成过程的重要资料,是永久性的技术文件,是建设项目工程施工的法律文书,是工程优劣的凭证,因此建设项目的竣工验收备案档案必须做到准确、完整、真实.竣工验收备案是一项技术性很强的经济活动.在竣工验收活动中产生的大量文件资料,是竣工验收备案活动的历史见证；是全面反映竣工验收备案活动的第一手资料,具有一定的考证和查询作用,是解决终止合同、经济纠纷、法律诉讼的原始佐证.
建立健全房屋建筑工程竣工验收备案档案,有利于加强工程质量管理.竣工验收备案档案详细准确的记录了建设项目竣工验收活动的每个环节、每个程序,在以后的利用过程中都能做到有据可查.这就在客观上要求做好原始材料的形成、积累工作,同时也对房屋建筑工程竣工验收备案档案的管理提出了更严格的要求,以适应工程建设项目各项工作的需要,并服务于社会经济的大发展和建筑市场国际化发展的需要.建立健全房屋建筑工程竣工验收备案档案有利于依据法定程序严格审批事项,杜绝项目形成过程中腐败现象的产生.
五、房屋建筑工程竣工验收备案档案的管理
（一）建立档案岗位责任制.明确档案相关人员和管理人员工作职责,包括档案管理、装订、归档、移交、接收、保密、借阅、销毁等环节.如有违法泄露应当保密的、与竣工验收备案有关的情况和资料,或者与开发商、施工队串通损害国家利益、社会公共利益或者他人合法权益的,由上级监管部门进行一定的处罚.明确归档范围的种类,严格归档要求,建立一整套行之有效的档案存放、查借阅制度,不断完善档案管理体系.
（二）管理规范化.严格按照档案管理操作规范的标准和要求,全面实行规范化管理,所有档案分类准确,编排有序,微机注入目录清楚,内容详尽,查阅快速方便.
（三）保管科学化.除了合理确定文件的归档范围,还要注重档案材料的积累、收集,根据建筑工程竣工验收备案文件形成的不同性质、内容、数量,编制科学分类方案及整理标准,划定保管期限,多元化编制检索工具等.只有确保工程竣工验收备案档案的完整、准确,才能为工程建设提供详实、可靠、成套、有价值的档案信息.
（四）加强归档档案借阅管理,建立健全房屋建筑工程竣工验收备案档案管理制度.借阅须经馆长同意并签字,凭单位介绍信*借阅和登记手续,但资料的原件不得离馆.
（五）档案馆要重视硬件设施的建设.竣工验收备案档案要单独存放,要有档案柜、空调、电脑、温度计、吸湿机等设备,同时做到防潮、防蛀、防火、防盗等,并加强档案的技术保护,以延长档案的使用寿命.
（六）加强业务指导工作.加强档案人员的业务培训,不断提高建筑工程备案档案管理人员的素质.深入到档案的形成单位进行指导,不断提高业务素质和实际操作技能.
作者单位：辽宁省本溪市城建档案馆
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