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电子档案的规划管理需要符合实际的应用发展特点,根据电子档案的规划发展特点,确定电子档案的可识别性、多样性、共享性、可分离性等发展特点,结合实际的电子档案管理对策方案,加强电子档案与传统档案的规划管理的有效结合,提高我国档案管理的技术水平.
一、电子档案的基本优势特征
相比传统档案而言,电子档案具有更加明显的电子档案优势.电子档案不受存储环境的影响,更具有存储效率,具有高密度存储水平,具有信息的共享性效果,可以有效的提高数据的及时调取、搜集、整理和分析,更具有良好的多样性特点.
(一)依赖性
电子档案具有一定的依赖局限性,它需要使用计算机硬件和软件设备,利用电子网络系统,实现数据的同步连接,相比传统档案而言,在载体质量上是不同的.纸质的档案管理是采用人工记录的方法,而电子档案的存储是利用硬件设备的存储代码,利用计算机完成,是可以进行多次调取和识别的.
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(二)信息的高密度性作用
电子档案数据信息具有高密度存储特点,可以利用现有的光盘、硬盘、U盘等介质,通过信息存储的高密度调整,合理的减少存储空间的有效性管理,方便信息的存储和存放,缩短信息的存储空间提高信息的利用效率.
(三)载体的多样性
传统的档案数据信息载体是以纸为主要的载体,具体变化时对纸张大小规格的变化.而电子档案管理的存储方式较多,其中有磁盘、U盘、硬盘、光盘等,具有较多的载体,载体具有多样性,这是有利于电子档案的管理存储和发展的.
(四)电子档案的共享性发展特点
传统的档案管理往往存在较多的约束性问题.在同一时间下,调取信息只能有一个用户进行使用,而且必须要是现场使用.而电子档案改变了这种调取方式,可以在同一时间下,完成多人、不同空间地域的同时调取,提高数据的共享信息效果,实现了局域网数据信息的共享.人们利用计算机、电子终端设备就可以在世界各地随时调取档案信息,及时对档案信息内容进行反馈分析,提交准确的档案信息,方便档案管理人员对相关信息进行及时认证,方便档案管理人员进行管理.
(五)档案信息载体之间的分离性
电子档案息息不具有固定的物理位置,可以以非实体的方式进行规划管理,这种可以分离的方式实现了电子档案信息的存储方便,易于复制整理,传输,提升异地调整文件的方便性作用.从电子档案的实际特殊性进行分析,研究电子档案的利用便捷效果,根据电子信息的档案管理标准,对实际的异地远程调阅方式进行建设,为人类、社会、经济、科技、文化等方面内容提供良好的发展空间.根据实际的数据标准进行分析,确定数据的信息安全性,提高信息的安全保密性,防止信息录入存储措施.根据信息实际的档案标准进行理论性数据分析,提出适合档案规划管理的标准原则,对电子档案进行数据搜集、编制、检索和调整,确定符合实际档案规划管理的本质特点.
二、加强电子档案的管理对策
(一)完善电子档案管理标准
制定合理的电子档案管理制度,根据电子档案实际的规划标准,对文件进行前期管理和化分析,保证文件归档、查阅等有效利用各个环节实际的统计监督管理标准,依照有效的科学制度管理标准,建立统一的电子文件档案管理标准.对档案进行电子文件的搜集时,需要对电子文件的相关信息内容进行原始化的数据内容分析,保证电子档案搜集数据的真实准确性.
(二)加强电子档案的格式转换的安全性
电子档案的文件往往承载着不同的载体,需要根据实际的情况进行不同问题的转换.其中包含文件文字内容的转换、签名的转化等.通过计算机实现内容的有效复制,将其完整的粘贴上去,实现对电子文焕的真实保存,保证与原始资料的一一对应性.利用计算机可以有效的提高电子档案的保护存储小狗,根据文件实际的文档设计败走婚,合理的分析电子文件的加密陈固定.对电子档案进行特定形式的保护,加强计算机系统信息的独立性,保证计算机系统信息的环境安全性.根据数据系统信息的增减标准,合理的修正数据信息文件的相关内容,确保数据息息的增减合理.如果没有及时进行备份,数据一旦修改,救护造成原始文件无法找回.电子档案的数据信息需要进行及时的备份存档,确保数据信息的的实时化管理.因此,档案管理中必须对电子文件的原始档案急性存储备份,确保电子档案转换的安全性.
(三)电子档案的控制作用
电子档案需要具有权属审核标准,根据实际的规划管理标准,确定实际的权限认定责任人.利用登录进行考核管理,确定对考核相关内容的及时管理和搜集,保证使用者的基本需求.在有限权限利用确认后,方可以进行拷贝和修改操作等处理.尽可能的避免了数据信息的全部拷贝,可以有效的提高数据信息资源的利用效率.加强电子档案的安全性措施管理,需要对电子档案数据信息进行层次划分,确定权属关系,对数据信息进行全程化监控管理,形成自动化操作记录,方便日后管理调查分析.
(四)重要电子文件的管理
电子文焕的虚拟化管理是具有依赖性的,电子文档依赖于电力资源的供给,依赖于计算机系统的正常工作,依赖于网络数据的共享传输.通过电子档案管理可以有效的实现数据快速准确管理,但是一旦电子档案应用不灵,就会直接影响档案的调取.因此,对于重要的档案仍然需要对纸质文件进行备份管理,提高档案的多种安全保护性效果,确保档案管理的严密准确性.
三、结语
综上所述,电子档案的管理是需要结合计算机软硬件设备、网络技术、电子档案管理人才等多方面结合实现的.电子档案管理具有重要的发展性意义,是未来档案发展的趋势.
（作者单位：龙江县妇幼保健计划生育服务中心）
总结：本论文可用于档案电子论文范文写作参考研究。
电子档案管理系统引用文献:
[1] 电子档案管理系统学士学位论文范文 关于电子档案管理系统方面论文范文例文2000字
[2] 可行性分析毕业论文开题报告范文 关于电子档案管理系统类论文范文文献2万字
[3] 新颖的档案管理系统论文题目 档案管理系统论文题目如何取
