《如何推进机关事业单位档案管理工作规范化标准化》
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摘 要：随着时代进步和社会发展,机关事业单位一直是为我国政治、经济发展提供资料支撑和基础保障的幕后英雄,这与机关事业单位内部健全且完整的管理系统是密切相关的.而档案管理工作作为机关事业单位内的重要组成部分,它也存在着管理条例不完善、专项制度不健全等各类问题.因此,各事业单位必须积极探索创新如何将档案管理工作达到规范化和标准化的要求,从而在新阶段将机关事业单位的作用发挥到最大化.在本文中,笔者通过深入调查和仔细分析,结合机关事业单位中档案管理工作的重要价值,探讨在现存阶段机关事业单位档案管理工作中仍然存在的各类问题,以及在今后机关事业单位将以何种途径推进档案管理工作的规范化和标准化,希望能给读者带来一定的思考价值和阅读空间.
关键词：机关事业单位;档案管理;规范化
长期以来,机关事业单位为国家的发展提供强大的支持和保
障[1].档案管理工作的规范化和标准化探究对提高机关事业单位的综合实力具有重要价值,既能够为各项工作的有序展开提供重要保障,又能培养更多高素质人才,激发工作人员的进取心和积极性.诚然,在现存阶段,互联网信息技术的迅速发展,使得传统守旧的档案管理方式已经不适应于当前机关事业单位的发展需求.因此,各事业单位可以积极利用互联网信息技术,在快速、便捷的互联网普及下,以实现档案管理工作的规范化和标准化为前提要求,积极探索更多符合时代潮流的管理方法,从而有效减缓工作人员的工作业务,不断提升档案管理工作的效率和价值.
1 机关事业单位档案管理工作现存的问题
1.1 管理理念和管理设施落后
多数事业单位法律意识淡薄,没有认识到档案管理工作对国家发展的重要意义,因此档案管理理念落后守旧,管理设施不完备.在进行档案管理时没有开发专门的档案管理网站或软件进行电脑检索排序,往往通过手动翻阅纸质资料的形式来查找信息.也没有设立专门的防火、防潮、防盗的档案存放柜,使信息存放安全系数低.由此一来,工作人员在查找资料时需要的时间过长,很多资料也会随着翻阅而产生缺页或破损.另外,阴雨天气或特殊情况也会导致档案在不经意间被损坏.
1.2 缺乏完备的管理制度和管理体系
很多事业单位没有建立全面完善的档案管理制度,只是筛选一部分专门人员来负责档案的管理工作.但由于管理人员数量少、档案整理技术大,导致事业单位档案管理存在档案资料丢失,档案混放乱放,资料整理不规范等各类问题,这种低效率、高消耗的工作方式会导致很多珍贵的档案资料无法找回.
1.3 档案管理工作没有得到重视
在当前阶段,很多事业单位虽然已经意识到了档案管理工作的重要作用,并根据当前实际情况对工作内容做出调整,但大多数事业单位的档案管理工作缺乏各类部门的支持,没有开拓各类宣传渠道,仍然缺乏针对性、全面性、科学性,这对实现档案管理的规范化与标准化目标产生不利影响.
1.4 档案工作者存在技术问题
与规范化的制度模式相比,大多数事业单位内的工作人员缺乏专业技术和综合实践能力,在很多时候不能将档案管理工作与事业单位的具体进展相适应,从而导致档案管理工作存在着很多漏洞.笔者认为主要有两个原因：第一,事业单位内的档案管理人员上任时间短且更换频繁,这就使得很多工作人员还没有完全适应工作环境就被调岗,档案整理零零散散;第二,事业单位很多档案管理人员缺乏专业技术管理水平和多年工作经验,也没有参加过专项培训,导致档案管理工作标准化与规范化程度低.
1.5 档案资源利用率低下
大多数事业单位没有充分挖掘档案资料内的最大价值,往往认为只要把基础工作做好就行,过于看重如何收集、存放、整理各类档案,导致优秀资源的浪费.
2 推进机关事业单位档案管理工作规范化的途径
2.1 改进档案管理的管理理念和设施
事业单位要顺应互联网发展大势,从节约资金和人才消耗的角度出发,积极改变手动翻阅纸质资料的档案管理方式,通过互联网办公软件快速高效的收集、查阅、整合各类资料,利用电子设备存档的方式能够完整的保留更新各类档案数据,并且还可以通过搜索关键字的方式及时查阅所需资料,这为档案管理工作的高效开展创造了条件.
2.2 完善档案管理制度和管理体系
机关事业单位的档案管理工作离不开各部门和工作人员之间的密切配合,这就要求工作人员在办公之前设置工作台账,严格根据单位内的管理制度开展每一项工作.另外,机关事业单位高层领导应定期商议并完善档案管理制度,及时为员工组织专项培训会,向员工讲解在新制度、新体制下要如何开展工作,帮助他们提升专业水平和服务能力.
2.3 大力宣传档案工作的重要性
机关事业单位还要重视档案管理工作的宣传教育活动,通过思想教育让单位工作人员感悟到自己所做工作的重要意义,从而激发员工的进取心和工作积极性.机关事业单位应充分利用微信公众平台、微博发文、单位宣传栏定期发布与档案管理工作相关的文章,也应开设工作人员为档案管理工作提意见的专项栏目,推进档案管理工作的规范化和标准化进程.
2.4 加大档案管理技术人才培养
事业单位要想在新时代下站稳脚跟,必须加大对计算机网络人才的引进和培养.首先,在单位内部要积极开展互联网信息教育培训,教会员工基础的信息技术知识,提高他们的专业素养和服务水平.另外,事业单位要优化技术人员招聘方案,积极引进各高校和社会上优秀的信息技术型人才,从而实现档案管理的创新化研究和标准化、规范化推进.
2.5 优化整合档案资料
事业单位档案管理工作的優化能够为其他各项管理工作的开展提供良好的支持[2].管理人员每月都要对各类档案进行整理、分类,并同步到网络数据中,对没有标号和页码的档案进行重新编排,从而实现资源的优化配置.
3 结语
近年来,随着信息技术水平的不断进步与发展,信息知识与技术手段已经逐渐成为社会经济发展的必然驱动力[3].各事业单位必须顺应时代和社会发展潮流,将推进档案管理工作的标准化和规范化研究作为发展目标,不断提高单位内档案管理的工作水平和服务效能,为事业单位的蓬勃发展注入鲜活生机.
参考文献
[1]李雪莹.推进机关事业单位档案管理工作规范化标准化研究[J].办公室业务,2019（09）：84.
[2]梅英华.如何推进事业单位档案管理工作规范化标准化[J].农家参谋,2017（22）：270.
[3]李萌.推进机关事业单位档案管理工作规范化标准化措施[J].传播力研究,2018,2（24）：198.
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档案管理和工作规范引用文献:
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