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谭晓华
（呼和浩特职业学院培训学院,内蒙古呼和浩特010051）
摘 要：阐述了做好学校档案管理工作的重大意义,针对当前学校档案管理工作中存在的主要问题,就怎样加强学校档案管理工作,提出一些粗浅认识.
关键词：学校；档案管理；服务意识
中图分类号：G271
文献标识码：A
文章编号：1007-6921(2015)15-0040-02收稿日期：2015 - 06 - 23
学校档案是直接记录、反映学校活动,保存备查各类学校文件材料的总称.它是一所学校的众多教职工具体从事教育活动、学生学习和教学管理等活动中凝聚而成具有保存、参考价值的重要资料,集中反映了学校于各个历史时期的主要工作和活动情况,在学校工作中发挥着承前启后作用.实践表明,分析利用学校档案,既能在培养人才、探索教改方向诸多方面发挥重要作用,还可为学校深入改革和发展提供齐全可行的决策依据.
1. 深入认识做好学校档案管理工作的重大意义
1.1 学校档案是学校记录起源、发展、变迁的重要历史载体
档案这面镜子,不仅反映过去,还可预示未来.在学校中,档案记载着学校建立、建设和发展的历程,记录了教学、科研及各项工作取得的成绩、经验和相关的问题、教训,所以它是学校各项工作重要的组成部分,是整套运行机制中必不可少的部分.学校档案中包括了文件资料管理、教师履历管理、校园文化建设、优秀课堂教学及教学实践记录、教学研究、学生的学习与生活管理、学籍管理、招生及毕业就业工作等众多文字、声像电子资料,记载着所有教师学生的德、能、勤、绩,集合着大量直接可靠的信息.不管是学校的用地协议、建设项目,或是教职员工的职称评定,学生学籍信息查询,经过时间的推移以及人事的变迁,这些都只能借助档案才能掌握了解最原始的情况.
1.2 学校档案作为学校的教学总结,可以为教学管理提供切实依据
学校中心的工作是教学管理,属于非常细密复杂的系统工程.这个工程的任何一个环节都需要数据,都离不开档案的真实记载.学校档案汇聚了学校已有的知识成果,见证了学校的成长和奋斗,具有极大的开发和利用价值,比如要开展全面的教学评估,需要对师资力量、教师教学水平、实际教学情况,和学生的德、智、体成绩,乃至学生就业后的各种情况予以论文范文和分析,这些就发须依托档案提供的各种原始资料,才能得出全面、系统、符合实际的准确结论.开展学校档案的综合分析,便于全面掌握教育教学工作等诸多方面的历史延革、演变发展,为新形势下学校建设提供借鉴及依据,从而推进学校的整体建设发展.
1.3 学校档案由于真实记录了校内外开展的各项工作,能够为领导提供重要的科学决策凭证
平常人们总讲,一个人的记忆永远是有限的,谁也不能把自身全部活动都留存脑海,又何况是单位.对一个单位而言,它整个活动的轨迹仿佛一条绵延无限的历史长河,每一位领导者作为某一个时期的参与者,他能熟悉的也只是某一阶段的活动内容,领导人为了让自己的工作可以有效开展,必须要精心谋划,对各种状况进行必要的调查研究,才能形成正确的决策.比如笔者所在的呼和浩特职业学院就是由几所院校合并形成的,它的前身包括了教育学院、师范学校、电大、职大、管理干部学院等不同类型的学校,学院领导层可谓五湖四海,对学校的前身多数只限于局部了解.因此,作为领导者非常有必要借助档案开展必要的调查研究,知晓合并前各校的专业设置、办学师资、毕业生供求、实验条件等各方情况和成功经验、失败教训.一切了然于心后就可以因地制宜调整办学方针,确保教育教学、招生就业等工作的顺利开展.
1.4 借助学校档案可以正确合理地培养并使用各类人才
一所学校里岗位众多,有直接从事教学的,有从事行政管理的,有从事总务后勤的,难免五花八门,如何把教职员工都安排在最合适的岗位上人尽其才显得至关重要.拿人事档案来说,它作为个人履历和社会实践的记录,反映着每个人的思想政治水平、道德品质、业务技术专长、组织指挥能力、身体健康状况、家庭和社会关系等.不管何时何地,只要档案完整,便于查阅,就能了解一个人德、才、体是否全面,掌握他的个人历史,根据每个人不同的特点知人善任,使其在实际工作中都能有施展才能的舞台.
2. 当前学校档案管理工作中存在的主要问题
自《中华人民共和国档案法实施办法》颁布以来,面对不断发展的新形势,学校档案管理工作根据新的时期新的特点,适应改革发展的需要,不论是在建立科学的管理制度、强化档案管理人员业务技能培训,还是硬件设施的改善等方面,应该说都有很大提高,但也有很多学校受各种主客观因素影响,对档案管理工作不够重视,档案管理资源不足且管理水平落后,突出表现为：
2.1 认识参差不齐,对档案工作重视不够
一个阶段以来,因为人们对档案工作意识淡薄,对档案工作于学校建设中的重要地位认识不够,导致档案管理工作长期得不到真正重视.根据个人近年来的调研掌握,这个问题应该是许多学校都普遍存在的,不管是领导还是各级教职员工,人们的档案意识都不强.现实中,许多处室中形成的材料由于上交不及时,致使年度立卷归档工作难以如期完成,再有是因为材料存放分散在处室甚至干部手中,收集整理起来难度大、不齐全,这些都极大制约着学校档案的系统和完整.
2.2 业务素养参差不齐,档案管理方式落后
由于认识不够,一些学校未按统一要求设置专门档案管理岗位,档案管理人员要么由教师*,要么是临时配备.有的档案管理人员并非档案专业出身或者未经培训就上岗,系统培训不够,档案管理方式落后,对档案管理工作的发展形成了极大制约.现实中好多人事档案内容雷同就是这样的佐证.翻开档案,普遍千人一面,不是“拥护党的领导、坚持改革开放”就是“工作认真、踏实敬业,任劳任怨”等好话空话套话,由于共性多,个性少,往往有结论无事实,根本无法具体准确地了解一个人的德、能、勤、绩究竟如何.
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2.3 硬件设施差,技术管理跟不上时代步伐
客观来说,学校档案业务管理及保管技术工作目前还较为落后,一些硬件设施无法达标,许多档案管理部门的计算机配备不足、性能落后,集中进行信息存储处理困难重重.甚至连最低的防潮、防蛀、防火、分类装订的设施也不具备,极易造成档案缺失甚至遭到破坏.也有的档案保管硬件不齐全,规格不统一,难以满足现阶段档案工作全新的需要.还有的档案管理人员仍然依靠手工方式和原始手段完成装订保管,档案的错归错放、随意归档、资料不全等现象时有发生.这些都不同程度地影响了学校档案的长期安全保存,也制约着学校档案工作不断迈向方便迅捷使用的进程.
3.关于做好当前学校档案管理工作的一些粗浅认识
3.1 切实提高思想认识,进一步加强对档案工作的组织领导
一方面,要建立、健全管理机构,突出对档案工作的领导.这就要由过去光是分管领导重视的模式变为领导层面群体重视、全员参与、各司其职的管理新格局.校内应成立院长为组长、分管院长任副组长、各处（室）负责人为成员的档案工作领导小组,领导小组下设办公室做好日常统筹协调.要健全档案管理网络,在建立综合档案室并配备专门档案人员基础上,学校党政办公室、培训处、教务处、招就处、总务处、工会、团总支和各系都要有*档案人员,积极参与并承担学校档案管理工作,对档案进行收集、整理、归档,同时从组织、人员配备上确保网络完善,扎实做到院长亲自抓,分管院长、处（室）负责人具体抓,其他领导主动积极配合抓,努力形成档案管理为全院提供服务,全院主动支持做好档案管理的格局.院档案工作领导小组应经常研究解决工作中具体涉及的用房、设备、经费等硬件问题,不断改善档案管理工作环境条件,建立指挥协调的档案管理信息网络,达到档案工作与学校各项管理工作共同发展互相促进.另一方面,要广泛深入地做好宣传工作.要结合学校实际,大力开展《档案法》宣讲活动,通过学习档案法规和制度,举办档案知识竞赛等方式,向全校教职工灌输档案管理工作重要性,以此来提高教职工档案意识,督促大家来重视并支持学校档案管理工作.为此,学校领导应起好带头作用,身体力行,率先示范.此外,还要紧跟形势,努力将档案工作和校园文化建设相结合.作为展示学校形象和建设成果的重要载体,学校档案工作应立足广阔的社会文化背景,以体现丰富多彩的生命魅力及个性独具的文化氛围 mbAlunWen.net,并且结合德育教育各类活动,建成校园文化的重要基地,最大程度反映学校的历史面貌和文化风貌.
3.2 通过加大培训力度,不断加强档案工作者的业务技能
档案工作牵涉面广,头绪复杂,针对不断发展的档案工作需求,需不断加强档案员的业务技能培养,提高从业者素质,这是推动档案科技进步,加快档案事业发展的关键.加强档案管理员政治思想及职业道德操守教育是基础,需让档案员树立起“维护历史,爱档如珍,兢兢业业,业务精通,服务现实”的理念.应选配事业心、责任心强的档案员充实到档案工作岗位,加大投资,定期组织培训,强化档案员自身素质.培训内容上,不仅要学习档案专业理论知识,还要学习现代管理知识,提高先进技术设备的实际操作技能,让学校档案工作紧跟办公自动化步伐.此外,要通过建立激励机制,实行目标管理,把档案工作的各项任务横向落实给各部门,由部门做好资料归档,纵向要落实到人,由专人进行管理,这就能形成虽然纵横交错但又互相联系的档案网络,进而确保档案管理的正常运转.通过必要的一些奖惩措施,比如：开展年终检查评比,将档案工作列入各处（室）负责人的考绩范畴,以此来调动并激励部门与档案工作人员的主动性和创造性.
3.3抓好硬件支撑,发挥科技带动作用,努力提升学校档案的现代化管理程度
当前,一些学校档案工作仍然为人工管理,手工检索,这已很难适应如今档案工作的新要求.这就需要加快信息化建设步伐,增加必需的软、硬件设施投入,以实现档案管理设备及手段的科学化、信息化和标准化.要加强档案馆建设,专门设立综合档案室,进一步加强档案基础建设,丰富并优化馆藏,提高馆藏能力,尤其要抓好重点教学档案工作,以便为档案馆深入发挥服务功能、更好为满足学校多种需求提供基础保障.应添置档案管理设施设备,编档管理,分类存放,做好防盗、防火、防虫、防潮、防光、防高温、防尘、防霉措施,使档案保管安全、管理规范、利用方便.加强科技带动作用,运用科技来加强档案工作,这就要集中骨干人员和资金,对那些档案工作中亟待解决的“瓶颈”问题开展重点研究,结合自身实际,充分借鉴国内外先进科研成果,不断提高档案工作中的科技成分.
3.4 强化主动服务意识,为学校发展做出应有的贡献
要摒弃以往档案工作中“等客上门”的被动服务方式,突出主动服务观念、效益观念和信息观念,超前谋划,积极为领导决策及社会各方利用者考虑,创造条件主动提供好服务.要在查准率、查全率和方便利用等方面多下工夫,进一步提高服务水平,使之转化为实实在在的经济效益和社会效益.
档案管理工作作为学校基础工作中重要的组成部分,占有着学校基础管理中不可或缺的地位.正因为如此,学校各方都需对档案管理工作引起足够重视,成为普遍共识,努力做到档案工作管理方法科学化,管理手段高效化,让档案的价值真正得到体现,从而为学校的科学管理及未来发展提供全方位的服务和不可缺少的保障.
总结：此文是一篇档案学校论文范文,为你的毕业论文写作提供有价值的参考。
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