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(中国兵器工业第五二研究所烟台分所,山东烟台264003)
［摘 要］文章简要探讨了科研单位科技档案管理的特点、方法和工作方向,强调科研单位科技档案管理的创新要点.立足科研单位的实际情况,加强科技档案的管理工作,夯实基础、提高效率、构建体系,提出具有实践意义的问题解决方案,从而确保科研单位科技档案工作的顺利开展,同时为科研单位开展其他各项工作提供信息支撑.
［关键词］科技档案；科研单位；档案管理
［DOI］10.13939/j.cnki.zgsc.2016.19.098
1.科技档案的含义
科技档案是科学技术档案的简称,是在科学研究、生产技术、基础建设等活动中形成的具有保存和追溯价值的科技文件资料.科技档案对国家、社会、单位和个人都具有技术指导作用,是科研过程的历史记录,是科研技术活动的重要依据.科技档案因其具有专业技术性强的特点,不同于一般档案的管理.例如科技档案的收集、整理、分类需根据不同的专业进行区分；科技档案的保管也需设置独立的科技档案馆；科技档案的借阅和应用主要是围绕科技活动开展等.
科研单位相较于企业的科技档案管理,在科技档案内容收集上更侧重于科研项目、工艺技术、基础研发、产品设计定型、专利成果等活动资料的记录和归档.科研单位在科技档案的管理特点方面除了强调专业性特点外,更重视科技档案管理的安全保密性.
2.科技档案管理的现状及主要问题
2.1支持力度和重视程度不足
目前我国的企业普遍存在对科技档案管理工作认识程度不深、支持力度不足的现象.往往将精力集中在新项目研究和技术开发的过程上,却忽视在科研过程中形成的科技档案信息数据的运用和管理.日常工作中不能发挥科技档案的支撑和辅助作用,无法为科技档案管理工作提供良好的环境,降低了科技档案数据应有的信息价值.随着我国政治、经济、科技文化活动的日益增多和不断发展,科技档案管理工作的重要支撑作用日益凸显.科技档案管理工作也面临着重要的转型,需要加强管理人员的使命感和责任感,探索新的管理模式,迎接新的挑战.
2.2安全保密系数低
首先,随着现代化科技水平的不断进步,传统的科技档案管理模式存在一定的漏洞,严重威胁着科技档案管理工作的安全性和保密性.科技档案涵盖了科研单位众多工作人员的科研成果和心血.而我国的科技档案管理过程中,只是简单的执行国家档案管理的相关制度和规定,并未有效地结合单位自身特点建立科技档案保护制度和流程标准,对于科研单位自身科技档案保密认定的范围不明确、职责不清晰.其次,虽然现阶段已有众多的科研单位已经开始利用信息系统管理科技档案资料,但却对管理系统的安全保密性要求不高.国际国内发生的利用互联网技术或信息系统病毒窃取国家或企业核心数据的事件也是屡见不鲜.档案保管人员缺乏安全意识、保密意识和忧患意识,无法有效地避免或杜绝科技档案数据的缺失,直接或间接地造成涉密的科技档案资料发生泄密情况.
2.3工作缺乏亮点
由于传统工作模式缺乏创新,科技档案管理工作长期以来一直处于延续传统工作模式的状态之中,如简单的数据收集、归纳、整理、录入、你查我借、你问我答等,并没有形成一种具有特色的科技档案信息资源.科技档案管理工作缺乏主动性、动态性和便捷性.科技档案管理工作的最终目的是为了服务于科研工作,而传统科技档案管理工作的模式不能够完全服务于科研工作并提升科研价值.因此科技档案管理工作不能只是将科研成果保存起来,保证科技档案数据不泄露、不损坏就可以了,更重要的是要发掘出科技档案的真正价值.然而我国的科研单位在科技档案管理工作中,却未能认识到这一点.对科技档案管理的工作还停留在原来的工作模式中,满足于现状,止步不前,不能做到结合工作实际创新管理模式,严重阻碍了科研单位科技档案管理工作的创新发展,也影响了科技档案发挥其应有的价值作用.
3.科研单位科技档案管理的特性和应用策略
3.1支撑性
科研人员、专家学者、技能技术人员是科研单位的主要人员构成,其在科研过程中需要引用、推理、验证大量的科技数据或信息,尤其是在原有项目、型号、产品或技术研发成果基础之上的创新和推广,原有的科技档案资料是新开展的科研活动关键支撑.因此科研单位应在日常的科技档案管理工作中加强对科技档案管理的重视,最大限度地围绕科研项目、课题研究、重点工作系统全面的开展科技档案收集、归档、调研、制度建设和支撑服务工作.务必保证科技档案管理工作形成具有参考价值、指导意义、决策引导和成果裂变的管理体系.同时需根据社会发展趋势和单位工作的实际情况,不断在科研单位内部宣传科技档案管理工作的重要意义,增强科研人员的重视程度,为科研、生产提供优质数据支撑,为单位的现实工作服务,为科研单位科技档案的制度化、体系化、标准化和规范化提供管理基础.
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3.2安全保密性
安全保密性是科研单位开展科技档案工作的第一要务.科研单位的科技档案资料的安全保密不仅关系到众多科研人员和科研单位的利益,甚至会严重威胁国家安全.因此这就要求科技档案管理人员应具备高度的保密安全意识和责任感,严格遵守国家保密管理规定,并不断建立健全科研单位的科技档案管理制度、流程和标准.除了严格贯彻和执行科技档案管理的国家安全、保密制度规定,保持高度的警惕性和保密意识,在科技档案保管、借阅、利用过程中层层把关审批、记录清晰、做到不失密不泄密外,还应加强科研单位科技档案管理的体系的创新性建设.首先,可建立多层次的科技档案审核机制,不定期地开展不同层级、不同专业、不同类型人员的抽检、校对工作.其次,在科研单位引进信息系统或设备监控审批软件,无论是查阅、打印、输入、输出或是销户科技档案资料,均可在电脑中查询到详细的操作记录,科技档案管理人员可以实时便捷的管理与科技档案相关的工作痕迹,及时处理异常或违规操作现象.有力地保障了科研单位科技档案工作的安全保密性,同时更好地为科研工作提供技术服务.
3.3服务特色性
传统科技档案管理工作在提供科技数据的模式上比较单一和被动,忽视了科技档案管理工作应采取多渠道积极主动的服务特性.为了更好地为科研人员提供科研数据和文献资料,科研单位可将传统的科技档案检索渠道不断拓展,形成以搜索引擎模块和子模块为特色的科技档案信息管理系统.如设置独立的科技档案管理内部网页,并在网页上建立具有便捷检索模块功能的数据库操作系统.科技档案数据检索模块可根据科研单位的主要研究项目、专业、产品或成果等内容分级、分类设置子模块检索功能.而子模块检索数据库又可全面涵盖文字、图纸、图片、视频、链接等多种数据类型.同时可将科技档案数据动态以弹窗的方式,定期定时自动在科研单位的内网中进行更新.通过建立具有主动服务功能的科技档案信息管理系统,使科技档案管理工作不再停留于传统的保管和归档,能够最大限度地为科研单位提供便捷的网络浏览途径,同时内网的特殊性也可确保数据信息的安全,为合理、高效的利用科技档案提供了新的管理方向.
总之,科研单位的科技档案管理工作是我国档案管理工作的重要环节之一,如何有效地建立和落实科研单位科技档案管理工作,创新性地提出科研单位科技档案管理新模式、新思路、新措施是高效实现科技档案管理的根本保障,更是科研单位在国际社会中开展科研技术竞争的关键,我们需要反复探索、反复实践,保障科研单位科技档案管理工作朝着可持续发展的方向不断前进.
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