《档案库房的安全管理与有效路径》
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摘 要：本文论述了档案库房安全管理的基本内容,并结合实际情况,探讨了档案库房安全管理中存在的主要问题、产生的原因以及优化的方向与方法,旨在提升我国实体档案的安全系数.
关键词：档案库房;安全管理;管理制度
引言：
即使在信息时代背景下,实体档案仍作为档案的重要组成部分,甚至可以说是档案的核心组成.但现阶段档案库房安全管理存在多种多样的问题,急需相关人员进行修正完善,全面保障档案库房的安全.
一、档案库房安全管理内容
档案库房是实体档案存放的主要位置,其安全管理的主要目的为最大化实体档案的保存期限,避免实体档案遭受恶意窃取、破坏.具体内容可包括防火、防盗、防潮、放光、防尘、防鼠、防虫、防高温八项内容[1].
第一,防火.火灾是对实体档案损害最大的灾害之一,档案库房安全管理中需要采取较高的重视程度.加强日常防火检测、配备自动化火灾监控及消除设备等.
第二,防盗.现代背景下,信息窃取行为更多发生在网络渠道上,档案库房实体档案被盗风险明显降低,档案丢失更多集中在人员保存或者调取上的操作失误.虽然风险略有降低,但实体档案的重要性决定了防盗工作不能有丝毫松懈,甚至要结合现代技术加强防盗监管力度.
第三,防潮.档案库房潮湿会导致大量的纸质档案更加容易腐烂,保存年限明显缩短.现阶段库房常见防潮措施多依靠防潮设备进行.
第四,防光.长期直接暴露在强光下会导致文件字迹模糊,无法辨认,缩短档案的有效保存年限.现代档案库房保存进程中其它种类的防护措施已经能保障档案保存空间的避光性,需要注意的是仅为取用时避免自然光直射与库房内部只能使用白炽灯照明.
第五,防尘.灰尘也是加速档案损坏的重要因素.现阶段常用的防尘方法为档案封存前除尘;保存环境尽量密闭;库内定期清理.
第六,防虫.虫对档案主要伤害为啃食与污染.档案库房内应当提前布置除虫药剂与驱虫药剂,最大程度上保证档案的安全.
第七,防鼠.鼠对档案的危害与虫类似,不过其危害程度更高.档案库房内绝不可放置食物,定时做好老鼠诱捕工作.
第八,防高温.高温危害与火灾较为类似.其防范措施为在档案库房中设置一定的温度平衡措施,保证室内温度长期维持在合理的范围内.
二、档案库房安全管理实现的有效途径
(一)库房建立质量存在问题
我国档案库房安全管理一直秉承着建筑为主、设备为辅的理念,库房自身的质量标准一直是档案安全的主要保障,我国相关法律对于档案库房建立的质量标准进行了详细的规定,但现阶段档案库房多依托于其他建筑物建立,质量标准极少能达到法律要求.因此,提升档案库房安全管理工作成效要优先提升库房建筑质量.
第一,细化选址工作.由于完全依托于公司主体建筑物修建,档案库房建立进程中常缺乏必要的地质环境勘探,档案安全受到多种威胁.因此,在库房修建进程中必须进行较为详细的周边环境与地质环境考察.库房周边不能存在输油管线或者加油站等存在风险的建筑物;库房不能建立在地质环境较为活跃的地区;库房不能建立在排水不畅的低洼地区;对于部分将档案库房搁置在地下的单位,要确保库房不受地下水位的侵蚀,为库房安全提供较为全面的保障.
第二,加强材料控制工作.材料控制工作的不到位同样由于大多数档案库房依附于已有建筑物或者直接與建筑主体统一建设.库房搭建进程中,要对原材料进行较为严格的质量检测,除常规印象中的硬度、稳定性等,防火、防潮是库房材料质量控制的关键.要在现场检测其是否为不可燃材料,避免周边火灾影响到档案库房的安全.
第三,注重结构设计工作.结构设计问题同样受库房依托在已有建筑物基础上建立的影响,其结构设计进程中必须要屈从于建筑物已有管线.档案库房结构设计进程中,理论上除紧急消防通道外,日常只能有单一通道进出,避免档案被窃取.同时管线设计应当尽量避免对档案存放的主体位置造成影响.
从上文论述中不难看出,档案库房建立的全部问题都与其是在已有建筑物基础上建立有直接关系,因此,提升档案库房质量的最为简洁、有效的方法为在法律层面要求档案库房必须独立建设,并制定较为严格的惩戒制度,保障该条政策的落实.
(二)库房安全设施布置存在疏漏
针对安全管理要求较高的档案库房来说,由于无法预见档案安全事故发生的全部原因,防护设施布置存在疏漏是难免的.针对该方面的优化,主要从两个方面入手[2].
第一,对已有基础性安全设施进行梳理.如空调等大功率、长时间使用的电器安装进程中是否使用独立的电力线路,避免线路过热引发火灾;如防火器安装是否达到标准,防火设备中是否存在需要更换但未更换的个体;如是否存在备用电源保障电力供应暂定时,防范措施正常发挥功能;如地震或者雷电高发区域,是否存在相应的防护措施等.对于存在问题的部位统一进行修整完善,为档案库房提供基础安全保障.
第二,现代化监管设备的应用.针对档案库房安全管理工作来说,高成本现代化设备的全面应用是难以回收成本的.但实体档案的价值并不能完全从经济价值的角度进行衡量,其还具有历史价值、法律价值等.企业应当加大成本的投入,在档案库房内部布置较为先进的自动化感应及处理设备,监管的内容包括但不限于温度、湿度、生命活动痕迹、烟尘等,实现档案库房精确管理,为档案库房的安全性提供更加全面的保障.
此外,安全制度的健全也是档案库房安全建设的途径.健全的主要方向为对管理工作流程进行书面化表达,同时对档案责任制度进行较为详细的划分,纠正原先较为笼统的档案管理制度,为管理人员工作提供更加全面的指导与限制.
结论：
现阶段档案库房安全管理存在的问题较为多样,企业的主要领导及相关负责人应当更加关注档案库房管理中存在的漏洞,从库房建设、安全设施、管理制度等多方面入手提升档案库房安全管理工作的成效.
参考文献：
[1]廖国玲.影响档案库房安全因素及规避对策[J].兰台内外,2019 （18）：13-14.
[2]李雅丹.论档案库房安全防护工作[J].办公室业务,2019 （12）：108.
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管理引用文献:
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