《事业单位档案管理信息化建设存在的问题和解决措施（2）》
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摘 要：随着社会经济水平的不断发展,事业单位档案管理工作也逐渐朝着信息化方向发展,从根本上改变了档案管理形式.现阶段,事业单位档案管理信息化属于新型管理模式,但是在实际管理工作中也出现一系列问题,需要管理人员引起重视.此次研究主要是探讨分析事业单位档案管理信息化建设存在的问题,并在此基础之上提出针对性地解决措施,希望能够对相关人员起到参考性价值.
关键词：事业单位；档案管理；信息化建设；问题与措施
科学技术的迅速发展使事业单位档案管理信息化建设成为必然发展趋势.为了全面适应社会发展,我国大多数档案管理工作都已经涉及到信息化管理模式,充分开发档案管理资源.这就要求事业单位能够借助先进信息手段与技术将物质资源转化为信息资源,建立档案目录数据库,做好内部档案管理服务工作.事业单位档案信息化管理技术主要包括网络技术和计算机技术,联合以上技术能够从根本上提升档案管理效率.
1 档案管理信息化建设的必要性
第一,信息化建设能够确保提升档案整理工作的准确性.由于事业单位档案管理具有较强的严肃性,所以需要全面保证档案记录的准确性和客观性.在应用信息化技术之后,可以最大限度提升档案整理工作的准确性.第二,能够加强档案管理效率.相比于传统档案归档整理来说,在档案管理工作中应用网络技术和信息技术可以全面提升档案效率,减少管理人员日常工作量,确保其能够从基礎管理工作中解放出来.第三,多元化的档案资料存储.按照传统档案管理工作来说,管理人员在整理纸质档案时只能应用单一化存储方式.随着当前对档案管理工作的新要求能够看出,档案管理期间需要实现现代化管理手段,并且能够加强视频资料与音频资料的管理效率,全面促进事业单位实现多元化管理目标.
2 事业单位档案管理信息化建设存在的问题
2.1 缺乏注重档案信息资源开发工作
现阶段,我国大多数事业单位不注重档案信息资源的开发利用,在档案信息资源采集方面也比较欠缺,出现严重的信息资源重复加工现象,降低了档案信息化资源质量.截至目前,我国档案资源开发还处于低下水平,尽管已经建立了上千个信息化数据库,并且在实际应用期间也发挥了重要作用.然而,大部分数据库中所含数据并没有完全被开发利用.
2.2 档案检索问题
在检索档案期间主要包括人工检索方法和计算机检索方法,对比分析以上两种检索方法可以看出,计算机检索方法的效率更高.但是此种现象所导致的后果是多数档案管理认为过分强调计算机数量,并没有注重计算机硬件问题,导致多数计算机同时运行情况下容易导致死机情况.所以,对于此种问题来说,最重要的就是更换档案管理计算机,确保计算机设备的性能.
2.3 网络安全环境问题
事业单位的档案大多涉及到机密文件,所以在实施信息化建设期间,需要与互联网进行连接,此时可能会导致泄密问题出现,再加上病毒侵袭和攻击灯,都会导致档案管理信息化建设遭受阻碍.因此事业单位为了全面解决和处理档案信息泄密问题,需要加强内部控制和管理.由于部分网络安全维护人员缺乏较强的安全意识,将存储涉密档案资料的数据库与互联网进行连接.在使用计算机期间没有及时更新病毒,这样容易出现攻击行为.由于缺乏网络安全知识,常常无法应对复杂的网络环境.
2.4 档案管理人员素质低下
由于社会经济的快速发展,多数企业都广纳人才.对于高校毕业生来说,其不再局限于安逸的工作环境,比较向往有活力的企业,这样就导致事业单位档案管理工作缺乏专业人才,现有的管理人员缺乏丰富的实践经验,并且很少有人会长期从事于该项工作.其次,大多数进入事业单位档案管理工作的人员在人事岗位上调动频繁,在较大程度上影响了档案整理和记录工作,造成档案管理工作混乱,并且时常出现重要档案资料丢失情况.所以事业单位需要全面注重档案管理工作,组建一支专业的档案管理团队.
3 事业单位档案管理信息化建设的有效措施
3.1 强化档案管理信息化建设的重视程度
对于事业单位领导层来说需要认识到档案管理工作的重要性,这样才能够从根本上推动档案管理工作发展.管理人员需要建立健全档案管理制度,这样能够确保档案信息化发展的实效性.比如,单位内部人员需要调动档案时需要做好制度规定工作,最大限度减少档案丢失率,确保档案管理工作的系统化和规范化.
3.2 全面提升档案管理人员的综合素质
为了实现事业单位档案管理现代化,在信息化建设期间需要全面注重人才对档案管理工作的重要性.在招聘档案管理人员时需要注重其计网络技术知识和计算机应用基础知识,确保其具备现代管理技术,这样才能够确保加强档案管理人员的专业素养.所以,在加强档案管理人员专业素养时可以通过以下途径实现：其一,注重档案管理人员的政治素养和专业道德,为了使其更好地适应档案管理信息化建设,需要充分发挥出政治素养和专业道德的约束作用,使其能够全身心投入到档案管理信息化建设工作中.其二,加强培训档案管理人员的专业知识,为了全面提升档案管理人员应对问题和处理问题的能力,提升其对档案信息资料的理解能力和剖析能力,需要注重档案管理人员的信息技术知识培训教育工作.
3.3 推动档案管理信息化建设进程
事业单位档案管理信息化建设工作需要按照自身特点建立管理机制,并且按照国家相关要求实施标准化和规范化信息建设,在实际工作实践中验证信息化建设标准的规范性,有利于建立系统体系.在事业单位档案管理工作中最重要的就是质量与效率,因此在信息化建设期间需要充分应用科学技术,能够应用计算机和网络做好档案管理工作.对于档案管理人员来说,应用计算机和扫描仪及时更新档案内容,做好图片资料,音频资料和视频资料存储工作.
3.4 注重信息技术应用安全性
第一,检测和响应措施：通过网络检测能够及时发现入侵行为,利用响应机制能够及时处理入侵行为.为了避免病毒等不良信息入侵,需要在档案管理库当中设置安全监控中心,建立完整的检测体系.在此期间可以通过防火墙技术实现互联网防范和互动.为了避免入侵人员发现防护措施和监测系统,需要采用隐蔽技术对入侵者的破坏行为进行主动反击,确保在有效时间内给予系统反应,防止出现更严重入侵行为,加强档案信息安全性,并且能够及时应对入侵行为.
第二,预警和保护措施.为了全面确保信息技术应用安全性,需要做好预警机制,其属于整个系统中的关键环节,可以充分发挥出预见性作用.及时引进、研发经过实践通过的专业技术,确保人事档案转化为电子材料时的安全,增加档案保管保护的技术含量,通过先进的信息技术保障人事档案管理工作的高效运行.预警机制可以深入分析网络环境以及安全漏洞,并且将预测和评估信息反馈到信息安全保护系统中,实行终极保护效果.在网络信息结构系统中最关键的就是保证各个部门的相互配合情况,从根本上减少网络信息风险,弥补安全漏洞.其次,预警保护措施还可以评估系统安全设置情况,并且通过各项保护措施减少外部侵袭情况,加强网络安全性.
4 结束语
综上所述,在事业单位档案信息管理工作中需要全面注重信息化建设的重要性,首先需要了解管理工作的信息化模式,确保满足现代社会发展规律,在实施档案管理信息化规划时应当做好信息安全工作,改革和创新传统管理方法,实现真正意义上的信息化管理模式.
参考文献
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信息化建设引用文献:
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