《新形势下档案管理工作的规范化》
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摘 要：伴随着社会的进步与发展,档案管理的方式也在不断更新,与时俱进.而在这种新形势下,档案管理的规范化至关重要.它不仅记录着人事走向,也保存着国家社会的重要信息.促进档案管理的规范化,是社会主义文化建设的需求,本文立足于档案管理工作的发展现状,探析在新形势下如何使档案管理工作更加规范化.
關键词：新形势；档案管理；规范化；文化建设
中华上下五千年,在历史的轨迹中许许多多的人事物都留下了宝贵的“财富”,并推动着社会的发展,通过档案管理,这些人事物会被永远的记录、保存下来.所以,档案管理工作在整合社会资源、梳理社会动向的方面起着重要作用.而在信息化时代高速发展的新形势下,档案管理工作也越来越重视其规范化的发展,以便于使档案管理工作更加完善,提升工作效率.
1 档案管理工作的发展进程
档案可以说是对过去发生的事情的总结与记录,从古至今,都发挥着不可替代的作用.“档案”一词是在清朝以后才广泛应用,在此之前,历朝历代都有不同的称谓,像我们熟知的“史册”、“典籍”等都是档案管理的一种,只是当时档案主要记录在甲骨、帛书或竹简上,记录费时费力又不便于查找.随着造纸术的产生,历史“典籍”开始记录于纸上,使档案的管理有了便于记录的方式,由此,档案的雏形产生.
经历千百年的发展,现如今的档案管理已经不再只流行于纸面这种形式,它有了多元化的发展,1950年以后,产生了以光盘、磁盘为载体的档案形式,而网络化时代的来临,真正为档案管理工作带来了质的飞跃.电子档案的集中性与易查性改变了原有档案管理工作的运行方式,使档案管理工作更加理性化、省时省力.
2 新形势下档案管理工作中存在的问题
2.1 专业人才稀缺,技能欠缺
每项职业都需要专业人才的培养,但是现在高等院校和大众普遍不会接受一些偏门、冷门的专业,所以像档案管理这种少为人知的专业,很少有院校设置,导致专业人才供给不足,人才队伍素质良莠不齐.即使专业培养的人才也未必会专门从事本行专业,现在很多专业都拥有共通性,而大部分人认为档案管理工作只是简单地整理、记录,所以一般企业不会重视从事档案管理工作是否是专业人才.
其实不然,档案管理是一项复杂的系统,对于档案实体管理和档案信息的整理划分不是一朝一夕能够学会的.随着网络的盛行,档案管理工作也更多的向网络信息整理为主,但是大部分档案管理人员计算机实操技术并不纯熟.所以,在当今档案越来越多的前提下,对于档案管理人员的各方面要求都越来越高.
2.2 档案管理工作的两极化
档案管理工作包括政治、军事、文化、社会等各个方面的内容,所以,在国家政府部门从事档案管理的人员专业性强、学历高,管理体系相对完善.但是一般企业却不会强调专业性的人才,认为档案的管理工作很轻松,只需将人事档案抄录保管就好,以致一旦文件丢失就会给公司和个人造成巨大的损失.这种两极化的选人方式是影响档案管理工作规范化的一大阻碍.
2.3 网络信息的应用化不够完善
虽然现在网络时代给工作生活带来了方便,也提升了档案管理工作的效率,但对于网络信息的整合却并未得到完善应用.一是现代网络信息内容杂乱,在档案管理过程中容易混淆错误信息,影响档案的精准性.二是电子档案存在一定风险性,因为电脑的硬件设施一旦崩溃,所有的档案信息也会出错,虽然可能有纸质备份的部分,但是电脑数据库的体系庞大,人为可能无法修复或查找到全部文件,而且一旦出错,需要花费大量精力与时间来弥补错误,造成严重的后果.
3 新形势下加强档案管理工作规范化的策略
3.1 档案管理各大部分体系化
档案管理工作包括档案收集、整理、保存等8个部分,每个部分都应有规范化的管理体系.比如：1）在保存的过程中,要保证温度、湿度、通风等细节方面符合标准要求,以延长档案保管的时间.2）分层管理.现在的档案管理工作大部分都是统一领导,分级管理.但是有一个弊端,就是分级导致档案管理的连接性不强,跨级查阅资料时,审批手续费时费力.所以,可以在分级的基础上,对档案同时进行分层管理,相关人员根据档案的性质、类型等不同,将档案分层统一保管.但是要注意应该对相关人员签订保密协议,完善对档案管理的保密性.
3.2 电子数据与人为保管紧密结合
电子档案的发展方便了查阅,也比人为保管更加完整,但是电子档案依赖于计算机的软件、硬件功能,不如人为保管安全.所以,在进行电子档案的管理时,应该与人为保管齐头并进,对于电子档案信息进行存档与备份.并且,档案管理人员要时刻检修或观察计算机的系统,以保证计算机不会出现系统错误.
3.3 培养专业化的档案管理人员
在各行各业都需要专业化人才的新形势下,档案管理人员的技能素质也需要规范化的培训.现行国家政府部门对于档案管理人员要求高,所以会有专业化、系统化的培训.但是大部分企业对于档案管理人员不重视,由于企业的这种态度,使档案管理人员也不会主动学习档案管理的方法.所以,要提高档案管理工作的规范化,应该有完善的自上而下的管理体系.例如：1）管理者定期培训.社会在不断变化,档案管理的方式也不能一成不变,定期培训可以总结以往经验的优点与不足,针对以后的工作做出规划与建议.2）提升自身能力,学习电子档案知识.对于计算机的应用,要有精通的信息化处理能力.网络硬件、软件都在不断更新换代,档案管理人员也应学习新技术,使档案管理工作更加轻松.
4 结语
在社会管理逐步趋向于规范化发展的新形势下,各行各业都开始重视档案管理的规范化发展.在网络化的背景下,档案就相当于人“身份”的象征,规范化的档案管理工作可以达到“人尽其才,物尽其用”的效果,不仅可以提升工作效率,也可以保持政府或企业的良好运作,加快经济的发展速度.所以,解决现如今档案管理工作中存在的问题,使档案管理工作规范性发展,不仅是政府和企业的要求,也是整个时代的需求.
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