《中学档案管理信息化建设的有效策略》
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摘 要：本文对中学档案管理信息化建设进行了简单的介绍,从信息化管理实际情况角度出发,讨论其建设需要,并提出相应的建设策略,希望本文能够为中学档案管理工作的发展提供帮助.
关键词：中学；档案管理；信息化建设
中学档案管理工作是对中学学校发展过程中的一切资料的收集、存储和调取的过程.档案管理工作不仅是学校发展变化的记录者和见证者,也是学校未来发展的献策者,这意味着,在信息时代,档案管理需要开拓视野,从大局着眼,从细节着手,逐步提高管理效率和管理價值.目前中学档案管理已经全面进入信息化时代,寻找有效的建设策略,促进档案管理工作发展,值得我们进行深入探索.
1 中学档案管理信息化建设概况
档案管理信息化,简单来讲,就是讲传统的人工管理形式转化为数字化管理形式,其中包括档案资料形式数字化,存储方式信息化,管理路径信息化.将人工管理过程中的许多工作交由计算机和网络处理,甚至实现无纸化的档案管理工作,是档案管理信息化建设的主要表现,这一点,很多中学学校已经做到了.但是,信息化建设与传统人工管理的区别在于档案服务作用的展现以及档案的社会价值的发挥,这是中学档案管理信息化建设的主要发展方向.
2 中学档案信息化管理的发展需要
2.1 提高档案管理工作效率
信息化档案管理系统是一个综合的管理系统,不仅包括各种硬件设施,如档案存放环境及相关设施、办公的设备、维护设施等,同时还包括各种软件设施,如管理软件系统,人力资源等等.在中学档案管理工作中经常会出现硬件很到位,可是软件有问题；或者是管理队伍很优秀,但是管理设施和管理条件较差的问题,这些都是档案信息化管理系统软硬件没有很好融合的表现.某些环节之间的不匹配、不协调严重影响了档案信息化管理效能的发挥,降低档案管理工作的效率.因此看,不断提升工作效率,中学档案管理信息化建设的第一需要.
2.2 展现档案的服务价值
在信息时代,档案就是最有价值、集中性最强的信息资源,中学档案包含了与中学学校发展的一切内容,而数字化管理的目标,就是实现中学档案资源的高效利用,突出档案管理的服务价值,展示出其对中学学校、教师以及学生的服务价值.因此,提高服务意识,展示服务作为是中学档案管理信息化建设的需要之一.
2.3 提高档案的利用率
中学档案不仅对学校师生发展和中学学校建设有着重要的价值,也能够反映区域内学校教育的基本情况、师资力量,甚至能够通过档案数据分析,预测地区人才发展的主要走向,为城市发展中的人才战略实施提供帮助.中学档案管理的价值发挥取决于对档案的有效利用.但是目前很多中学的档案管理工作,仍仅限于对档案资料的收集、存储和调取,主动利用的情况不多,很多档案资料在收集之后就进入了固化状态,使用频率非常低.这样的档案利用率无法使档案的价值充分发挥出来,也不能突出档案管理信息化的优越性,因此,中学档案管理信息化建设的重要需求,是提高档案利用率,这也是档案管理工作的创新点.
3 中学档案信息化建设的有效策略
3.1 加大硬件和软件以及人力资源的资源投入
档案管理信息化发展所需要的三个基本条件是硬件、软件、人力,这三个条件代表了信息化发展所利用的宝贵资源.中学档案管理工作效率较低,使得提高工作效率成为信息化建设的主要需求,则中学学校应该从这三个基本条件入手,思考如何为档案管理工作创造更好的条件,因此,加大硬件、软件和人力资源投入,是档案管理信息化建设的首要策略.第一,学校档案管理部门要根据自身情况,通过分析当下的档案信息化建设找出自身的短板,尽快弥补.第二,对于信息化管理硬件的环境设施,档案管理部门要尽量争取学校资金进行改造和优化,保证工作的合理开展.在信息化管理软件方面,管理部门要和软件商进行充分的沟通,制定一套切实的、具有可操作性的档案管理软件,同时在日常工作开展的过程中,及时就软件出现的问题与软件厂商进行交流和沟通,定期对软件进行更新升级.第三,档案管理部门还要尽快打造一支精锐的管理队伍,通过专业技术培训、实践操作指导、绩效评优等各种形式来提高管理人员的职业技能和综合素质,将人员凝聚起来,形成一种良好向上的工作氛围,发挥出人力资源的强大软实力.
3.2 积极建立档案数据库实现资源共享
中学档案管理信息化建设与传统档案管理工作最主要的区别,在于将档案资源是为开放性资源,使其展示出服务价值,为中学教师和学生、学校发展乃至区域教育事业的发展提供帮助,这一发展需要的实现,取决于档案数据库能否实现资源共享,因此,建立共享型的档案数据库,是中学档案信息化管理发展的有效策略之一.首先,中学学校应该对现有的档案数据库进行整理,优化登录模式、优化档案调取和查阅步骤,使学校教师和学生能够顺利使用数据库；其次,中学学校应该重视丰富档案数据库内的资源类型,除了纸质档案转为数字档案之外,还要将音频、视频、照片等纳入到档案管理当中,打造全方位的档案资料平台,创立报道型的档案资料形式,方便教师、学生以及学校领导调取使用；第三,中学学校应关注本校档案数据库与其他学校档案数据库、所在城市的人力资源与社会保障局、教育局、科技管理部门档案数据库的联动建设,争取建立多个数据库互通的信息化发展结构,这样不仅能够实现本校档案的共享,还能够迅速利用其他数据库的档案完善本校档案管理工作.
3.3 以互联网思维为核心开展档案管理工作
中学学校的档案资料,不仅对中学师生个人发展以及学校发展具有重要价值,还是宝贵的社会资源,从宏观角度讲,我国中学的档案资料在某种程度上反映了我国中级教育的基本状态,能够展示出关乎国计民生的重要内容.因此,中学档案管理工作应重视档案资料的利用,以互联网思维为核心开展档案管理工作,者是信息化建设的必要策略.首先,中学学校的领导和全校教师应充分重视档案管理工作,学会对档案内容进行积极主动的查询和应用,档案管理工作者也应该具有创新意识,为全校师生主动提供档案服务,如根据学生的学习成绩档案资料,分析某一个班级的学习状态以及班主任的班级管理能力,为班级发展提供科学的资料基础；其次,档案管理工作人员应主动学习档案数据处理技术,定期展开档案资料分析讨论会,充分利用档案资源,从全局角度出发,为学校师生以及校园发展计划献策献计.
4 结论
综上所述,中学档案管理信息化已经初步走入正轨,中学学校具备信息化管理的基本硬件和软件设施,具备进一步开展档案信息化建设的条件,但是在实际的工作过程中还存在一些问题.不断提高档案管理工作的效率、展示信息化档案的服务价值,提高档案的利用率,是信息化档案管理的主要发展需要,中学学校应对档案管理工作加大资源投入,建立并完善档案数据库实现资源共享,在档案管理工作中使用互联网思维提升档案资料的利用程度,只有这样,档案管理信息化发展才能稳步提升.
参考文献
[1]孙玉玲.新形势下中学档案管理信息化建设的有效策略[J].办公室业务,2018（07）：125-127.
[2]刘丽萍.新时期高级中学档案管理信息化建设方案探究[J].山西青年,2018（02）：123-124.
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信息化建设引用文献:
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