《中学档案管理数字化建设面临的困境与对策》
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【摘 要】为了更好地提高中学档案管理的水平,需要将中学档案管理与数字化建设相结合,提高管理效率,简化档案信息资料管理的复杂程度,以此来促进中学档案管理建设.本文针对中学档案管理数字化建设中所面临的困境展开探讨,并就其中的难点提出相关对策,以期为部分中学的档案管理数字化建设提供参考意见.
【关键词】中学档案管理;数字化建设;困境
网络时代,信息化手段的应用,不仅可以提高档案管理的效率,还可以增强档案管理的质量.但就当前中学档案管理建设而言,其中仍然存在着诸多问题,导致中学档案管理建设陷入了困境当中,所以明确中学档案管理与数字化建设的关系是新时代中学发展的工作重点.
一、中学档案数字化管理的重要作用
（一）数字化建设可以提高中学档案管理的效率.在传统的档案管理模式下,主要依赖于人工操作,费时费力,人力支出成本较多.而中学的档案管理,牵扯内容范围较广,数据内容庞大,管理起来难度格外大.将中学档案管理数字化建设,打破原先人工管理的时间、区域限制,在档案管理、查询、使用中,简化了其复杂的流程,能够及时查询到所需要的档案资料,提高了档案管理效率.
（二）数字化建设可以降低中学档案管理的成本.传统的档案管理模式,不仅要支出众多的人力成本,还要支出大量的物力和时间成本.人工进行档案管理,需要专门的办公场地,同时对人员数量还有着一定的要求,所以传统的档案管理模式支出成本较高.而较中学档案管理向着数字化建设方向发展,只需要建立统一的数据库或相关的档案管理平台,设置权限,通过权限后,便可以轻松查询档案管理资料,提高了档案的管理与效率,也提高了档案的使用效率,同时降低了中学档案管理的各项成本.
（三）数字化建设可以提高中学档案管理的安全指数.将传统的纸质档案转化成电子档案,不仅利于查询,还利于档案的保存.传统的档案管理模式下,纸质档案受外界影响因素较大,且因为纸质档案众多,不管是保存还是查询起来,难度都比较高.而将纸质档案转为电子档案,可以采用数据库的形式进行保存和备份,有效地减少了档案的遗失和损坏现象,实現了档案保护.另外可以通过设置关键词的形式进行检索,有效地提高了档案的利用率,与传统的人工查询方式相比,不仅保护了档案的完整,还提高了档案查询的效率.
二、中学档案数字化管理现状
近年来,数字化建设的势头如火如荼,在各行各业中都取得了突出的成就.而在中学档案管理工作中,相较于以往,学校也增强了对档案管理工作的重视,所以档案管理在学校工作中,起到了极大的积极意义.但对于中学的数字化管理,由于起步较晚,发展时间较短,且没有完整的案例进行借鉴,所以当前的中学档案数字化管理中仍然存在一定的问题.
（一）缺乏足够的重视程度.相较于以往,学校确实提高了对档案管理工作的重视程度,但就整体而言,这样的重视程度还远远不够.学校的主要工作是教书育人,所以更加侧重于教学方面的重视,但档案管理作为学校管理中的一部分,其也关系着学校的发展,所以必须还要加强对档案管理工作的重视程度.纵观我国大部分学校,简单地将档案管理工作等同于档案整理工作,其中存在较大的缺失性,严重影响档案管理向着数字化建设的方向发展.
（二）没有与时俱进.中学的档案管理工作的数字化建设虽然已经被提出,且受到了部分学校的重视,但大部分学校的中学的管理工作,仍然与以往毫无二致,与时代脱轨,管理工作与教育理念完全不匹配,从而使得学校的发展非常畸形,存在较大的差异性.其学校的数字化建设基本设备也并不完善,相应的现代化设备缺失,无法为中学档案管理工作的数字化建设提供有力的外部环境.
（三）档案管理人员素质不够.就学校而言,侧重点多放在学生与老师身上,而档案管理被认为是后勤部门,一般属于学校的养老部门或者辅助部门,在安排人员时,一般都是老师兼任的形式,缺乏高素质的专业人才.档案管理人员并不具备专业背景,其专业素养与档案管理工作岗位的需求不匹配,使得档案管理工作没有发挥其实际效用,缺乏合理性和科学性.
三、优化中学的数字化管理措施
（一）提高中学档案数字化管理的重视程度,加大资金投入.中学的数字化管理与学校的发展息息相关,也属于学校管理当中的重要一环.所以学校首先要提高对中学档案数字化管理的重视程度,校领导要加强档案数字化管理的意识,为档案数字化管理提供良好的发展环境.另外,学校要加大对档案数字化管理的资金投入,为档案数字化管理提供必要的人力、物力、资金资源,促进档案数字化管理的进程.在档案数字化管理中,完善其基础设施信息化建设,比如照相机、投影仪、扫描仪等各项现代化软件设备,成立专业的档案管理部门,使档案管理具有一定的独立性,为档案管理的发展扫清路障.
（二）建立完善的数字化管理体系,为数字化管理工作提供制度保障.由于当前中学档案数字化管理过程中,其工作没有明确的目标,也缺乏规范的标准,为了使中学答案数字化管理有着明确的前进方向,必须建立完善的数字化管理体系,加强数据信息的沟通和共享,满足中学档案数字化管理的现实需要.在当前的中学档案数字化管理过程中,因为管理人员素质不够,所以导致电子档案出现收录混杂、标准不一致的现象,结合有关的《档案著录规则》等多项规章制度,建立完善的数字化管理体系,使数字化管理工作在制度内进行,以此来规范数字化档案管理工作的进行,促进中学档案数字化管理的标准化和制度化.
（三）开展培训,提高管理人员综合素质.中学档案数字化管理对管理人员的综合素质要求较高,而学校可以通过参加培训的方式,提高中学档案管理人员的综合素质,以此来推动中学档案数字化管理的建设.中学档案数字化管理为中学档案带来了相应的机遇和挑战,机遇是可以提高中学档案管理水平,增强中学档案管理质量,而挑战则是对学校提出了更高的人才要求.为了满足中学档案数字化管理的新要求,学校要加强对中学的工作业务培训,尤其是着重对于大管理,数字化建设所需要的理论知识进行培训,使档案工作者熟悉数字化建设中的每一个环节,提高数字化建设的应用能力和水平.
（四）运用网络技术,建立档案平台.中学的档案信息资源较为庞大,所牵扯到的学生、老师等主体的范围较广,采用人工成本进行管理,不但费时费力,且极容易出错.而运用网络技术,建立相应的档案平台,统一中学档案管理的具体标准,能够提高档案资源的利用率,最大程度地发挥大资源的使用效果.在学校建立档案平台,还可以促进档案信息的交流和共享,以此来促进档案信息的数字化建设.
四、结语
综上所述,中学档案数字化管理是未来大势所趋,也是中学下一步工作的重点.为了提高中学校园档案信息化管理的水平,解决档案信息化管理当中存在的问题,可以通过提高对档案信息化管理的重视程度,建立完善的档案数字化管理体系,打造一支高质量的人才队伍,从思想、体制、人才三方面出发,切实贯彻落实中学档案的数字化管理与建设的相关要求,以此来提高中学档案管理水平,使档案管理为学校的发展做出更大贡献.
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档案管理和中学引用文献:
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