《企业办公室工作面临的挑战和职能拓展》
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在企业的发展中,办公室工作主要起到上下协调、后勤保障的关键作用,所以需要顺应企业的发展实情去不断变化,满足企业发展的实际需求,确保企业核心业务的有序开展.文章主要针对目前企业办公室工作中所面临的挑战展开分析,并对办公室工作职能的拓展方向进行简要探究.
企业办公室工作人员一定要端正工作态度且树立与时俱进观念,结合企业发展需求去不断调整自身职能,对目前办公室工作中所面临的挑战加以改善,为企业核心业务以及其他部门工作的有序开展提供保障,从而推动企业在市场环境中保持竞争力.
一、企业办公室工作面临的挑战
(一)企业组织结构多样化
现代企业的组织结构较以往有了极大的变化,为了进一步提高企业管理水平,组织结构也从简单的直线型结构向多元主体的矩阵式结构发展,并且在发展中出现了扁平化、柔性化的企业工作形式.企业办公室作为企业职能部门的关键组成,而组织结构的变化也对办公室工作的内容和形式造成影响.所以,企业办公室工作要如何与多元变化的企业组织结构相适应,是目前摆在眼前的一项挑战.
(二)企业发展法制化
企业发展中不仅面临激烈的市场竞争,同时也暗藏着诸多经营管理风险,倘若企业工作中法律风险意识较为匮乏,不懂得如何利用法律武器去维护合法权益以及规避经营风险,则会给企业发展带来极大隐患.所以,法制化建设也是目前企业需要正视的问题,而企业办公室作为企业重要组织,一定要在法律允许范围内开展工作,确保办公室工作与企业法制化保持协调.
(三)企业形式多元化
现如今的企业形式非常多元,出现委员会、工作室等形式的公司,而在不同形式的企业业态当中,其行政方法也各有不同,立足不同的行政体系构建的服务机构也就存在差异.所以,企业办公室不管是在职能还是工作理念和方法等方面,都要与企业形式保持协同,凸显出办公室工作的针对性是今后企业办公室工作需要接受的挑战.
(四)企业管理理念现代化
企业管理理念逐渐呈现代化发展形势,所以办公室工作也需要紧随潮流去发展.具体来讲,目前企业的现代化管理理念主要体现在以下几点：①企业决策的数据化发展.企业决策决定了企业未来的发展方向,而办公室工作则通过一系列的信息调研为企业决策提供参考.在如今的信息化和大数据时代,办公室工作需要不断提高数据意识与大数据分析能力,将数据与企业管理相融,提高企业决策的科学性;②企业管理信息化程度提高.信息化技术与企业管理相融,直接影响了办公室工作流程,如何做好信息化建设以及提高信息整合能力、共享能力、安全保障能力,是今后办公室工作需要关注的重点.
二、企业办公室工作职能拓展
(一)实现模块化发展
推进企业办公室工作的模块化发展,则需要结合实际工作内容对办公室工作进行精细划分以及流程设计,实现提高办公室工作效率以及节约资源利用的目的,为推动企业发展提供更好的服务.首先,企业办公室要清楚认识到哪些工作更适合采取模块化方式,因为办公室工作内容繁杂,其中政务工作基本上在模块化管理之下能够提升工作效率,但是接待工作却明显效果不佳,所以对这一点要十分明确;其次,在企业办公室工作采取模块化方式的过程中,要做好信息收集与反馈工作,为模块化管理的后续优化提供参考依据,重点要收集办公室工作人员的意见,结合办公室工作内容去做出针对性调整.
(二)实现规范化与法制化发展
企业办公室工作的规范化与法制化相互依存.其中规范化发展意味着企业需要结合办公室工作实情去制定更合理的工作制度,并且要求办公室人员严格落实制度规定,保证在良好秩序下提高工作效果.而法制化的发展则意味着办公室工作需要在法律法乎的约束下开展,规避一切可能存在的法律风险.不难看出,企业办公室工作的法制化属于规范化中的核心部分,而规范化则是法制化的关键保障.具体来讲,企業办公室工作实现规范化与法制化发展要做好以下几点：①严把流程审批关,保证所有工作的开展都符合制度与法规要求;②做好程序化管理,严格按照制度与法规要求去推行工作流程;③做好风险性、合法性评估工作,为企业重大决策提供参考基础.
(三)提高企业官媒管理水平
现代企业的媒体在如今的互联网环境下要充分发挥形象塑造的作用,所以企业办公室工作人员一定要树立互联网意识,致力于提高企业媒体的管理水平.要想实现企业官媒管理水平的提升,企业办公室需要做好如下几点工作：①围绕企业官媒管理要求去完善官媒运营制度,保证官媒信息的真实性以及管理的规范化;②企业办公室官媒管理人员要深谙互联网信息传播之道,以较高的信息素养与媒介素养去综合办公室工作流程与官媒运营工作;③企业官媒管理需要不断提高信息质量水平,严把信息审核关,一切不利于企业发展以及有损企业形象的内容都要排除.
三、结语
综上所述,随着现代企业的市场经营管理理念与模式在不断发展,企业的办公室工作也面临着一定的挑战.作为办公室工作人员,需要顺应时展潮流与企业发展需求去逐步解决办公室工作中存在的不足,并且要重视对自身职能的拓展,推动办公室工作向模块化、规范化方向发展,同时要提高互联网时代官媒管理水平,更好地发挥出为企业发展保驾护航的作用.（作者单位：中国电子科技集团公司第四十六研究所）
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