《社会保险业务档案工作规范化建设》
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摘 要：本文主要是结合新形势下对社保业务的档案工作进行分析,提出其问题所在,并且对其规范化的建设与实现提出几点建议,使我国社保业务档案工作能够更好地适应新形势的发展需要.
关键词：社保业务;档案工作;规范化建设
对于社会保障的档案管理工作来说,业务档案管理工作是其中十分重要的组成部分之一,它作为社会保障相关事业的基础与前提,能够有效地确保其发展的健康与顺利.因此,我们要对社保业务的档案进行有效的管理,这同时也是做好我国社保业务及档案管理规范化工作的切入点,我们要给予高度的重视.
1 目前社保业务档案工作存在的问题
1.1 社保业务的档案工作,互相之间的整合性不强
社保业务档案所涉及的方面是比较广泛的,而且长期以来关于这类档案的管理规范和方法是缺乏统一标准的,譬如在前几年,社保部门没有整合的时候,企业、机关、新农合、机关事业等各个保险部门,各自出台套档案管理办法,整合后,也没有一个部门牵头出台一个新的档案管理办法,社保业务档案的每个工作人员都按照自己的方法来管理,有经验的工作人员凭借以往的工作经验和需要,同时参考和学习类似的综合性档案的管理,对自己所负责的档案进行管理.长此以往,导致社保档案的管理方法五花八门,系统内横向和纵向沟通困难,互相之间的档案资料难以共享.
1.2 社保业务的档案管理工作需要规范化
社保业务的档案管理部门对建立全面、系统的管理制度的重视意识不高,有的部门对档案管理设施建设的投入力度不够,没有建立符合专业要求的档案管理室,缺少专用档案柜、密集架、专用空调、扫描设备、除湿机、电脑、复印机等设备,档案室的管理中也没有进行防火、防盗、防潮、防虫、防光、防尘、防有害气体、防高温等全方位的预防措施,社保业务的档案工作不够规范化,管理制度不健全或形同虚设.
1.3 负责社保业务的档案管理工作人员整体素质参差不齐
对从事社保业务的档案管理工作人员素质沒有一个具体的要求和规定,无证上岗,导致在岗人员工作技能不达标、或者岗位不能胜任的问题时有发生,在一些基层单位甚至出现一人兼多岗的现象,使工作人员无法将精力投入到业务研究中去,目前,部分在岗人员的信息化水平和业务能力已经远远达不到新形势下档案管理的要求,急需进行业务培训.
2 对社保业务档案工作进行规范化建设的建议
2.1 做好制度保障工作
这要从相关制度与条例的建立与完善这一角度出发,确保社保业务的档案工作章可循,在对档案管理相关机构进行建立与完善的同时,结合相关的规好档案管理人员的岗位责任制度、保密制度、借阅制度、库房管理制度等的建立与完善工作,确保社保业务档案工作能够在制度化与专业化的管理下进行.同时,对于已有的管理制度,我们必须严格执行,责任到人,避免出现管理漏洞.将管理制度的落实情况作为工作人员的考核内容,给予相应的奖惩,与评优挂钩,激发档案管理人员的主动性与积极性.
2.2 要对档案管理人员进行综合素质培训
社保业务档案具有较强的政策性与专业性,退休、补保险、调动、就业、解聘、工伤认定、待遇领取等等,与参保人息息相关,档案管理人员要认识到档案对于每一位参保人的重要意义,在思想上提高对社保业务档案的认识,本着对服务对象高度负责的态度,来管理档案并做好查阅服务.因此,我们要对档案管理人员进行思想和业务培训,从收集档案资料、整理、装订、上架、查阅、修复、保管基本的技能入手,以确保档案的完整和安全;保证在需要的时候在最短的时间里查到需要的档案.加强档案管理人员政治素质的教育,强化全心全意为人民服务的意识,加强保密管理,提高理论水平.同时,还要引进优秀的管理方法,组织管理人员外出学习交流等,与上级主管部门和兄弟单位及时沟通,结合新时期的发展需求,进行信息化技术培训,向社保业务水平看齐,不滞后于业务的步伐.
2.3 确保社保业务档案建设的规范化
要想维护社保业务档案内容的完整性、真实性与安全性,我们就必须对其实施规范化的管理,使各参保单位和个人的切身利益与合法权益能够得到有效的保障.对整理与归档工作必须科学化、规范化,我们要结合实际工作要求,对归档范围进行细化：一是收集资料要细,不能有遗漏;二是整理资料要细,要将每一份资料进行拆金属物、装裱、鉴定;三是编写页号要细,不能有缺号、重号;四是录入系统要细,不能丢三落四,确保每个单位、每个人都能进行系统;五是装订要细,不可损坏案卷的完整性;六是上架维护要细,不能颠倒顺序,上错架子;七是查阅要细,耐心、细致,不急不躁;八是登记要细,记录好每个查阅信息;九是安全检查要细,不放过每一个安全隐患.不同业务区分不同检索目录,数据库要及时备份,确保档案整理工作的及时与规范.业务档案的不可再生性和对参保人员的重要性,要求我们必须将其安全放在首位,采取有效的管理措施,将安全措施落实到位.
2.4 促进档案管理的信息化建设
为确保档案管理工作的高效,我们尽量使用信息技术管理档案,加快档案管理的数字化与信息化建设.对信息网络系统进行建立与完善,及时维护信息收集平台、编辑处理平台、查阅检索平台以及分析使用平台进行综合化的构建,使档案信息资源能够得到高效运用.对相关信息进行数字化处理,组织档案工作人员进行历史档案的数字化录入,并做好其维护与管理,以跟上信息时代步伐,促进档案工作服务水平的提高.
3 结语
如今,社保业务档案的无纸化进程,对档案管理人员和档案工作提出了新的更高的要求,如何在新形势下做好社保业务档案管理工作,更好地为服务对象提供优质的服务,是摆在社保档案管理人员面前的新课题,我们应进一步加强工作规范化建设的研究,更好地为人民服务,发挥档案管理人员的作用.
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工作规范和社会保险引用文献:
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